Kako napisati email za ostavku?
Naučite kako napisati profesionalan email za ostavku slijedeći odgovarajući protokol, uključujući potrebne detalje i izražavanje zahvalnosti. Otkrijte savjete i...
10 min čitanja
LiveAgent
Email Templates
+1
Idete li na godišnji odmor i trebate poruku o odsutnosti s ureda? Ili možda samo uzimate dan slobode i ne želite biti opterećeni poslom. U svakom slučaju, dobar predložak za odsutnost s ureda pomoći će vam da obavite posao.
Takvi predlošci su obično jednostavni i lako se koriste, omogućujući vam da prilagodite vašu poruku kako god želite. Danas ćemo vam pokazati nekoliko različitih predložaka za odsutnost s ureda koje možete koristiti za automatske odgovore tijekom godišnjeg odmora.
Zašto trebate koristiti predložak za odsutnost s ureda
Većina ljudi koristi alate za upravljanje e-poštom, kao što su odgovori predloška za odsutnost s ureda, kada su odsutni od svoje e-pošte duže vrijeme – na godišnjem odmoru ili samo uzimaju dan slobode, na primjer. Možete postaviti automatski odgovor koji će obavijestiti ljude da nećete provjeravati vašu poštansku kutiju i da ćete se uskoro vratiti. Na taj način, neće očekivati odgovor od vas odmah i možete uživati u vašem vremenu slobode bez brige o poslu.
Ali postoje i druga vremena kada možda želite koristiti odgovor predloška. Ako znate da ćete biti zauzeti i nećete moći pristupiti vašoj e-pošti često kao obično, poruka o odsutnosti s ureda obavještava ljude da možda nećete moći odgovoriti odmah. Tada mogu odlučiti čekati li odgovor ili pronaći drugi način kontaktiranja vas.
Poruka o odsutnosti s ureda može također pomoći upravljanju očekivanjima ljudi ako ste preplavljeni poslom i ne možete odgovoriti na svaku e-poštu odmah. Obavještavanje ljudi da ste zauzeti, ali da ćete im se vratiti čim je moguće, može pomoći da se izbjegne frustracija na obje strane.
Kako nasloviti predložak e-pošte za odsutnost s ureda
Zadržite ga prilično kratkim i jasnim – Odsutan s ureda, Automatski odgovor za godišnji odmor ili Odsutan su sve dobre opcije. U liniji predmeta, također je dobra ideja uključiti kada ćete se vratiti kako bi ljudi znali koliko dugo će morati čekati na odgovor.
Na primjer, “Odsutan s ureda do 15. siječnja” bi dobro funkcioniralo. To također pomaže pri filtriranju ako imate sustav e-mail poruka koji to može učiniti, ali više od svega to obavještava druge kada očekivati odgovor bez čitanja tijela vaše e-pošte. Na taj način pokazujete da vam je stalo do njihova vremena.
Primjeri linije predmeta za e-poštu o odsutnosti s ureda
- Odsutan s ureda: [datum]
- Odsutan s ureda: [detalji godišnjeg odmora]
- Odsutan s ureda: [razlog odsutnosti]
- Na godišnjem odmoru: [datum] – [datum]
- Praznici: [datum] – [datum]
- OOO: bolovanje
- Nedostupan: izvan zemlje
- U slučaju hitnog slučaja:
- Odsutan s ureda na [datum]
- Trenutno na godišnjem odmoru
- Nisam u toku
- Uskoro se vraćam
- Na sabatskoj godini
- Odlazim na malo R&R-a
Kako napisati predložak za odsutnost s ureda
Postoji nekoliko stvari na koje trebate paziti kada je u pitanju tijelo vaše e-pošte s automatskim odgovorom.
Prvo, trebate biti sigurni da je jasno da ste odsutni s ureda i da nećete moći odgovoriti na e-pošte odmah. Ako ćete povremeno provjeravati vašu poštansku kutiju, obavijestite ljude kada mogu očekivati odgovor. Ako niste sigurni, bolje je izbjegavati ovaj dio nego imati ljude koji čekaju odgovor koji možda neće doći.
Drugo, u slučaju hitnog slučaja, možete ostaviti svoj privatni telefonski broj. Međutim, zapamtite da trebate napomenuti da možda nećete moći odgovoriti odmah i zatražite da vas ljudi kontaktiraju na ovaj način samo ako je to izuzetno hitno.
Također je dobra ideja uključiti s kim mogu kontaktirati tijekom vaše odsutnosti, kao i sve relevantne informacije koje mogu trebati (kao što su rokovi ili ažuriranja projekata). I naravno, ne zaboravite reći kada ćete se vratiti. Zadržite to kratko i slatko – nitko ne želi čitati roman kada pokušava doći do vas.
Zadnje, ali ne manje važno – i ovo je opcionalno – možete uključiti kratku poruku koja obavještava ljude što trebaju učiniti tijekom vaše odsutnosti. Na primjer, gdje bi mogli pronaći informacije koje trebaju ako nećete moći pružiti ih.
Što trebate uključiti u predložak e-pošte za odsutnost s ureda
- Vaše ime
- Datume kada ćete biti odsutni ili datum kada ćete se vratiti
- Kratku poruku koja obavještava ljude da ste odsutni s ureda ili da ćete se uskoro vratiti
- S kim kontaktirati tijekom vaše odsutnosti (ako je primjenjivo)
- Kada mogu očekivati odgovor od vas (ako ćete provjeravati vašu poštansku kutiju tijekom godišnjeg odmora)
- Alternativne načine kontaktiranja vas
Primjeri e-pošte za odsutnost s ureda i predlošci
Formalni predlošci za odsutnost s ureda
Predmet: Odsutan s ureda
Trenutno sam odsutan s ureda i vratit ću se 15. siječnja. Povremeno ću provjeravati svoju e-poštu, ali ako trebate odmah odgovor, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa]. Hvala,
[Vaše ime]
Predmet: Predložak za odsutnost s ureda
Zdravo, trenutno sam odsutan s ureda i vratit ću se [datum]. Ako trebate odmah pomoć, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa] ili pozovite moj mobilni na [telefonski broj], međutim, molim vas napomenite da možda nećete moći odgovoriti odmah. Hvala,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda [datum od-datum do]
Zdravo, odsutan sam bez pristupa e-pošti od [datum od] do [datum do]. Za hitne slučajeve tijekom ovog vremena, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa] ili pozovite moj mobilni na [telefonski broj]. Pozdrav,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda – Praznici
Zdravo, odsutan ću s ureda od [datum od] do [datum do] i imam ograničen pristup e-pošti. Ako trebate odmah pomoć tijekom ovog vremena, molim vas pokušajte kontaktirati [Ime] na [e-mail adresa] umjesto mene ili za hitne slučajeve samo možete pokušati pozovati me na [telefonski broj]. Najbolje želje, [Vaše ime]
Predmet: Praznici [datum]
Zdravo, trenutno sam odsutan s ureda i uživam u zasluženom vremenu slobode. Vratit ću se [datum], i neću imati pristup e-pošti do tada. Za hitne slučajeve tijekom ovog vremena, molim vas alternativno kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa], koji je obaviješten da očekuje dodatnu korespondenciju tijekom moje odsutnosti. Najbolje,
[Vaše ime]
Predmet: Nedostupan: Izvan zemlje [datum]
Zdravo, biti ću izvan zemlje od [datum od]-[datum do]. Imat ću ograničen pristup e-pošti tijekom ovog vremena. Za hitne slučajeve, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa] umjesto mene. Ljubazno,
[Vaše ime]
Predmet: Na sabatskoj godini [datum]
Zdravo, trenutno sam na sabatskoj godini i odsutan ću s ureda do [datum]. Neću imati pristup e-pošti tijekom ovog vremena. Ako postoji hitni slučaj, [Ime] na [e-mail adresa] će biti dostupan tijekom ovog vremena. Vidimo se uskoro,
[Vaše ime]
Predmet: Bolovanje [datum]
Zdravo, odsutan sam s ureda i na bolovanju do [datum]. Tijekom ovog vremena, neću moći provjeravati svoju e-poštu. U slučaju hitnog slučaja, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa]. Ljubazno,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda: Konferencija [datum]
Zdravo, odsutan sam s ureda kako bi prisustvovao konferenciji od [datum]. Odgovorit ću na e-pošte kada imam pristup, ali za brži odgovor, molim vas kontaktirajte me na [telefonski broj] ako postoji hitni slučaj. Hvala,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda: Korporativni retreat [datum]
Zdravo, odsutan ću s ureda na korporativnom retreatu od [datum]. Tijekom tog vremena, imat ću ograničen pristup e-pošti. U slučaju hitnog slučaja, molim vas kontaktirajte [Ime] na [e-mail adresa] ili pozovite glavnu liniju ureda na [telefonski broj]. Hvala,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda [Datum]
Zdravo, biti ću odsutan s ureda sljedećih [X] dana. Tijekom moje odsutnosti, molim vas kontaktirajte [Ime] koji će biti više nego sretan da vam pomogne s bilo kojim upitima koje možda imate. Hvala na razumijevanju. Najbolje,
[Vaše ime]
Predmet: OOO [datum]
Zdravo, hvala što ste se javili. Trenutno sam odsutan s ureda i vratit ću se [Datum] najkasnije. Izvinjavam se na neugodnosti i ljubazno vas molim da u međuvremenu pošaljete e-poštu mom kolegi, [Ime], na [e-mail adresa]. Najbolje,
[Vaše ime]
Neformalni predlošci za odsutnost s ureda
Predmet: Odsutan s ureda
Zdravo, trenutno sam odsutan s ureda, guštam koktele na nekoj plaži. Vratit ću se [datum] i imat ću ograničen pristup e-pošti do tada. Moj kolega [Ime] će rukovati mojom e-poštom tijekom moje odsutnosti, molim vas kontaktirajte [njega/nju/njih] na [e-mail adresa] za bilo koje hitne slučajeve. Hvala, i imajte odličan dan.
[Vaše ime]
Predmet: Uzimam pauzu do [datum]
Zdravo, izvinjavam se što ste me propustili. Odsutan ću s ureda do [datum]. Međutim, uzimam povremene pauze od binge-gledanja svega što sam propustio kako bi povremeno provjerio svoju e-poštu tijekom odsutnosti. Ako ova stvar nije vremenska osjetljiva, budite sigurni da ću odgovoriti kada se vratim s ove pauze. Najbolje,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda [datum]
Zdravo, odsutan ću s ureda od [datum od] do [datum do]. Biti ću dostupan na mom mobilnom na [telefonski broj], ali za hitne slučajeve molim vas kontaktirajte [Ime] umjesto toga. Vidimo se uskoro,
[Vaše ime]
Predmet: Konačno sam na godišnjem odmoru
Zdravo, odsutan ću s ureda i na godišnjem odmoru od [početni datum] do [završni datum]. Neću imati pristup e-pošti tijekom ovog vremena, ali ako trebate odmah pomoć molim vas kontaktirajte mog kolegu [Ime] na [e-mail adresa]. Hvala,
[Vaše ime] P.S. Jako se radujem ovoj pauzi. 🎉
P.P.S. Ako trebate doći do mene hitno, molim vas pozovite moj mobilni na [telefonski broj].
Predmet: Nisam u toku [datum]
Zdravo,
Biti ću odsutan s ureda od [početni datum] do [završni datum]. Ako trebate odmah pomoć, molim vas kontaktirajte [ime kolege] na [e-mail kolege]. Inače, odgovorit ću na vašu poruku po povratku. Imajte odličan dan. Najbolje,
[Vaše ime]
Predmet: Izvinjavam se, odsutan sam [datum]
Zdravo [Ime], odsutan ću s ureda ovaj tjedan, ali ako trebate nešto hitno slobodno kontaktirajte mog kolegu [Ime]. Hvala,
[Vaše ime]
Predmet: Odsutan s ureda od [Datum] do [Datum]
Zdravo. Trenutno sam odsutan s ureda i vratit ću se [Datum]. U međuvremenu, ako trebate pomoć, molim vas kontaktirajte [ime ili odjel]. Pozdrav,
[Vaše ime]
Predmet: Na plaži [datum]
Zdravo. Trenutno sam odsutan s ureda i uživam u zasluženom vremenu slobode na plaži. Vratit ću se u ured [Datum] i biti ću sretan da odgovorim na vašu e-poštu tada. Ako trebate pomoć tijekom moje odsutnosti, molim vas kontaktirajte mog kolegu [Ime] na [e-mail adresa]. Hvala.
[Vaše ime]
Najbolje prakse za predloške za odsutnost s ureda
Zadržite to kratko
Kada pišete poruku o odsutnosti s ureda, važno je zadržati je kratkom i slatkom. Nema potrebe da ulazite u velike detalje o tome tko ste ili što radite. Samo dajte bitne informacije kako bi vaši kolege znali kako vas doći do vas u slučaju hitnog slučaja.
Koristite pravi ton glasa
Vaša poruka o odsutnosti s ureda je odraz kulture i vrijednosti vaše tvrtke, pa je važno koristiti pravi ton glasa. Ako niste sigurni koji ton koristiti, greške na strani profesionalnosti.
Ne želite zvučati previše neformalno ili neprofesionalno, jer to može loše utjecati na vašu tvrtku. Ako vaša tvrtka ima svoju knjižicu brenda i ton glasa, koristite je kao vodič pri pisanju vaše poruke o odsutnosti s ureda.
Ako koristite sleng ili žargon, budite sigurni da će svi koji čitaju vašu poruku razumjeti. Ono što je smiješno za vas možda nije smiješno za primatelje vašeg automatskog odgovora, posebno ako nisu iz iste zemlje ili regije.
Dodajte datume vaše odsutnosti
Kada je moguće, dodajte datume vaše odsutnosti u vašu poruku o odsutnosti s ureda. To će pomoći vašim kolegama, klijentima i/ili poslovnim partnerima da znaju kada mogu očekivati odgovor od vas. Ako niste sigurni kada ćete se vratiti, dajte raspon datuma ili procjenu. U ovom slučaju, bolje je biti oprezan i dati duži vremenski okvir nego što mislite da će vam trebati.
Spomenite alternativne oblike kontakta
U vašoj poruci o odsutnosti s ureda, budite sigurni da spomenete alternativne oblike kontakta u slučaju hitnog slučaja. To bi mogla biti e-mail adresa kolege, telefonski broj ili čak fizička adresa. Ako ste udobni dijeljenjem svojih osobnih podataka, možete također uključiti svoj mobilni broj ili društvene medije.
Samo zapamtite da što više informacija uključite, to je veća vjerojatnost da će vas netko kontaktirati tijekom vaše odsutnosti. Kao takvi, trebali biste uključiti alternativne oblike kontakta samo ako ste udobni s kontaktiranjem tijekom vašeg vremena slobode.
Ako odlučite dijeliti detalje svojih kolega, budite sigurni da znaju o tome i da se slažu biti točka kontakta prije nego što dodate njihove informacije u vašu poruku o odsutnosti s ureda.
Ne idite previše duboko ili specifično
Kada pišete vašu poruku o odsutnosti s ureda, odoljite iskušenju da idete previše duboko ili postanete previše specifični. Ovo nije vrijeme da dijelite vašu životnu priču ili najnovije fotografije godišnjeg odmora. Idite direktno na stvar kako bi vaši kolege mogli vratiti se na posao s minimalnom prekidom, a vaši poslovni partneri mogu pronaći informacije koje trebaju bez čitanja romana.
Postavite interni i eksterni OOO predložak
Ako često imate poruke o odsutnosti s ureda, postavite interni i eksterni OOO predložak kako biste uštedjeli vrijeme. Na taj način, sve što trebate učiniti je popuniti prazna mjesta s vašim specifičnim informacijama svaki put kada trebate biti odsutni s ureda.
Interna poruka o odsutnosti s ureda se šalje ljudima unutar vaše tvrtke, dok se vanjska šalje onima izvan nje. Glavna razlika između njih je što interna OOO poruka ne mora biti tako formalna kao vanjska.
Sažetak
Poruke s automatskim odgovorom su nužno zlo kada trebate uzeti malo vremena od posla. Slijedeći ove najbolje prakse, možete napisati poruku o odsutnosti s ureda koja je profesionalna, informativna i korisna za sve koji će je primiti. Možda će čak i više cijeniti poruku o odsutnosti s ureda nego što mislite.
