Email management software is a tool that’s used to manage large volumes of inbound emails. The software manages emails through a ticketing system that creates a unique identifier for each email known as a ticket ID. The software then assigns each email to a specific agent or department based on predefined automated workflow rules.
Webmail and email clients are less advanced and offer fewer key features. At their core, webmail and email clients were created for personal use, while email management software was created for solopreneurs, businesses, and organizations that receive thousands of emails per day and need help managing them.
Webmail/Email klijenti | Softver za upravljanje emailovima |
Ograničene ili nepostojeće mogućnosti automatizacije | Bezbrojne mogućnosti automatizacije |
Zatrpan oglasima/neželjenim mailovima | Bez oglasa/neželjenih mailova |
Nema mogućnosti suradnje | Kreiran za suradnju (dijeljena ulazna pošta koja podržava timsko upravljanje emailovima) |
Nema naprednih filtera | Oznake i ID tiketa za lakše filtriranje |
Nema pametnih odgovora | Neograničeni pametni odgovori |
Ograničena pohrana | Neograničena pohrana |
Ograničen ili nepostojeći broj email predložaka | Nudi prilagodljive email predloške |
Ograničena polja za kontakt | Polja za kontakt + ugrađeni CRM |
Nema privatnih/internih bilješki | Nudi privatne/interne bilješke |
Nema opcije za spajanje/razdvajanje mailova | Nudi spajanje/razdvajanje mailova |
Nema detekcije sudaranja agenata | Nudi detekciju sudaranja agenata |
Neki nude više email kartica | Nudi više email kartica |
Nema integracija treće strane | Stotine integracija treće strane |
Nema višekanalnih mogućnosti | Višekanalne mogućnosti |
Nudi mobilne email aplikacije | Nudi mobilne email aplikacije |
Napredni alati za upravljanje emailovima kao što su LiveAgent ne nameću nikakve limite za broj e-mail adresa koje možete spojiti s softverom.
Naravno, alati za upravljanje emailovima su često i sigurniji od tradicionalnih emailova. Zamislite slijedeći scenarij:
Naravno, morat ćete podatke za prijavu na email račun podijeliti s više ljudi, što može biti sigurnosna prijetnja — posebno ako koriste javna računala ili dijele uređaj s drugima.
Sa softverom za upravljanje emailovima, svaki zaposlenik ima svoje jedinstvene podatke za prijavu što proces čini sigurnijim za vas, ali i za cijeli tim.
Softver za upravljanje emailovima može biti koristan svakome tko odgovara na hrpu emailova korisničke službe svaki dan – neovisno o veličini poduzeća. Bili vi samo jedan čovjek ili veliko poduzeće, rješenje za upravljanje emailovima je nešto što morate imati. Mnoga istraživanja su potvrdila kako upotreba softvera za e-mail podršku povećava produktivnost, smanjuje razinu stresa te posljedično štedi vrijeme i novac.
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a free 14-day trial today!
Using email management software can improve response time which, in turn, improve customer experiences and customer satisfaction. With automated workflow rules in place, the software will automatically distribute incoming mail amongst your employees. Gone are the days of manual assignments and monitoring email activity.
Email management software wastes no time and ensures everyone has a clear understanding of their responsibilities. As mentioned above, this improves response time, as it eliminates confusion, email tracking, loitering, and manual task management. With email management software in place, all support agents can simply log in to the software and start answering customer service emails.
Ljepota softvera za upravljanje emailovima leži u tome što on može preuzeti velik broj zadataka i riješiti ih samostalno. Na primjer, softver može koristiti automatizirana pravila tijeka rada za rješavanje tiketa na koje nije odgovoreno u određenom vremenskom periodu. Druga opcija je da softver šalje automatske popratne emailove klijentima koji nisu odgovorili na vaše poruke. A to je tek vrh ledenog brijega.
Koristeći ovakav softver uklanjate dio odgovornosti s vaših ramena. On eliminira ponavljajuće i dosadne zadatke i tako smanjuje razine stresa i povećava produktivnost. U osnovi, softver zapravo kreira idealni tijek rada.
Evo još jednog razloga zbog kojeg će te se zaljubiti u softver za upravljanje emailovima. Štedi novac. Kada vaši agenti ne troše vrijeme na dosadne zadatke i kada je njihov fokus isključivo na rješavanju korisničkih upita, vi štedite novac.
Nadalje, prema Financesonline, za svaki 1 dolar uložen u korisničko iskustvo kroz korisničku podršku i slične platforme [kao što je softver za upravljanje emailovima], možete ostvariti povrat investicije i do 3 dolara.
If you want to take it a step further, connect your email management software with other communication channels such as live chat, phone, or social media, and improve your productivity even further. You can put an end to the endless device and account monitoring that’s both distracting and unproductive.
Kada imate sve poruke na jednom mjestu – bilo da se radi o emailovima, Instagram komentarima ili porukama iz live chat-a, lakše je maksimizirati sve pogodnosti koje dolaze sa sustavom za upravljanje emailovima.
A shared universal inbox is the star feature of email management software. The team inbox can streamline all messages from multiple email addresses, social media accounts, webchats, and even phones.
Ukoliko nikad niste radili s platformom za suradnju kao što je dijeljena ulazna pošta, to može biti teško za zamisliti, ali iskreno, to je najbolja značajka koja će nevjerojatno poboljšati iskustva vaših agenata, kao i klijenata. Šlag na kraju je to što će svi vaši agenti imati svoju unikatnu prijavu na sustav, što će im omogućiti da rješavaju različite probleme u isto vrijeme.
Learn more about the shared mailbox.
The two other star features of email management software are departments and responsibilities. By creating different departments for your marketing, IT support, or sales teams, you’ll be able to organize your inbox even better. Filtering will be easier, and assigning responsibilities via automation rules will be a piece of cake.
As an example, you can set up an automated workflow rule that will automatically route all emails containing the words “reset” and “password” to the IT department, or even a dedicated IT support representative.
Learn more about departments or responsibilities.
Nakratko smo dodirnuli moć automatizacije email marketinga. Postoji bezbroj stvari koje možete uraditi sa softverom za upravljanje emailovima — od automatske dodjele oznaka emailovima i dodjele emailova odjelima i agentima do zakazivanja emailova koje automatski šalje preformatirane popratne emailove nakon što je određeni vremenski interval protekao od vašeg zadnjeg kontaktiranja.
Learn more about rules.
With traditional email, it’s hard to determine how well you’re doing in terms of performance and quality. Are you meeting industry benchmarks such as the average email response rate? Are your customers satisfied with the service they’re getting?
Zanimljivo, prema anketi Bain & Company, 80% CEO-ova vjeruje da njihovo poduzeće pruža vrhunsku korisničku uslugu. Međutim, samo 8% njihovih klijenata se slaže s tim.
Sa značajkama za analitiku i izvještaje koje vam pruža softver za upravljanje emailovima, moći ćete prepoznati područja koja treba popraviti, zahvaljujući uvidu putem stvarnih podataka.
Learn more about analytics and reporting.
Neki webmail-ovi (prvenstveno Gmail) pružaju uslugu ugrađenog chata. Međutim, većina email klijenata/webmaila to nema, što ih čini neprikladnima u pogledu suradnje. Naše mišljenje je da je korištenje vanjskih chat alata neproduktivno jer neprestane promjene između alata mogu poremetiti vašu koncentraciju a također i troše dragocjeno vrijeme.
Softver za upravljanje emailovima kao što je LiveAgent pruža ugrađene opcije za chat i pozive, što kontaktiranje kolega kada zapnete čini lakim poput jen-dva-tri.
Štoviše, alati kao što su LiveAgent imaju detekciju sudaranja. Ove značajke osiguravaju da se na niti jedan mail ne odgovori dvaput. One upozore svakog agenta koji pregleda email na kojem netko drugi radi, tako osiguravajući da nema dupliciranja ili slučajnog brisanja rada.
Learn more about agent collision detection, internal chats, or internal calls.
Another feature that’s missing from the arsenal of traditional email clients/webmail are customizable email templates that can be used to send out marketing emails such as newsletters, customer service emails like password reset emails, or transactional emails that confirm an order. Of course, customizable email templates are available in LiveAgent’s email management platform.
Learn more about email templates.
Kako bi bio još bolji, softver za upravljanje emailovima ima zvjezdane značajke za upravljanje korisničkim vezama (CRM). Osim ugrađenog CRM-a koji je uvijek praktičan, možete i snimiti prilagođene informacije o vašim klijentima koje vam mogu pomoći u pružanju još stručnije i sobonije korisničke usluge.
Learn more about CRM.
Bojite se propuštanja višestrukih email kartica? Ne morate. Softver za upravljanje emailovima nudi i ovu značajku. Omogućava vam da odgovorite na više emailova istovremeno jednostavnim prebacivanjem između kartica. Ova značajka je posebno korisna u kombinaciji s pametnim odgovorima/predefiniranim odgovorima.
Learn more about multiple ticket tabs.
Oznake su još jedna značajka koju tradicionalni email klijenti nemaju a važna je u softveru za upravljanje emailovima. Oznake se koriste za lakše filtriranje, organiziranje i pregled sadržaja emailova.
Learn more about tags.
Advanced email management software contains functions that act as task managers and notify agents about high-priority/critical emails that need to be resolved. Generally, the emails (tickets) that show up in the task manager have been unanswered for a long time or are tied to SLAs (service level agreements).
Learn more about the To Solve Button.
Privatne bilješke u softveru za upravljanje emailovima vam pomažu da otkrijete dodatne informacije o tom emailui klijentu ili procesu rješavanja. Vaši kolege mogu vidjeti te bilješke bilo kad u procesu rješavanja određenog upita/maila. Ako želite, možete koristiti privatne bilješke kao podsjetnike.
Learn more about notes.
Canned responses are another great feature that is a part of email management software. They enable you to create predefined answers to your customer’s most frequently asked questions. When you receive an email that requires a generic response to such a question, you can save yourself time by simply clicking on the canned response button and selecting the answer that you want.
Learn more about canned responses.
Alati za upravljanje emailovima kao što je LiveAgent nude razdvajanje i spajanje tiketa. Ova značajka je unikatna i može popraviti vrijeme rješavanja i efikasnost agenata. Na primjer, ako dolazni email ima više različitih upita i treba biti riješen od strane više odjela (kao što su prodaja i IT), email se može podijeliti na dva dijela kako bi se osiguralo brže rješavanje problema.
Također, ukoliko klijent pošalje više emailova o istom problemu, takvi emailovi se mogu spojiti u jedan niz emailova.
Learn more about split tickets and ticket merging.
Većina softvera za upravljanje emailovima nudi integracije treće strane kako bi osigurali savršen tijek rada. Integracije mogu biti s procesorima za plaćanje, sustavima za upravljanje korisničkim vezama, aplikacijama društvenih medija i slično.
Kada imate takve integracije, agenti se ne moraju prijavljivati u aplikacije treće strane i unositi podatke u dva sustava.
See all integrations.
Limitiran kapacitet email skladišta podataka je nešto s čime se borimo svaki dan, zar ne? Ali ne ako koristite softver za upravljanje emailovima! Alati kao što su LiveAgent pružaju neograničenu povijest emailova. Ne morate izbrisati niti jedan email ako ne želite i neće biti nametanja ograničenja o spremanju podataka. Možete pohraniti neograničenu količinu internih dokumenata, vodiča i najboljih praksi unutar samog softvera.
Learn more about internal knowledge management.
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Uvjereni ste kako je softver za upravljanje emailovima pravo rješenje za vas i vaše poduzeće? Odlično, pročitajmo kako odabrati odgovarajući alat za upravljanje emailovima.
The first step towards finding the right email tracking software is to write down your requirements and consider your budget, as each email service provider offers a different range of features. Do you want a tool that’s simply used for managing emails? Do you want a tool that will also streamline other messages into your inbox? What additional features do you need? Is it a scalable email service?
Jednom kad definirate listu zahtjeva, vrijeme je za istraživanje. Preporučujemo vam da kod svakog pružatelja usluga provjerite sljedeće:
Once you’ve vetted each software, and know which ones you want to test, it’s time to create a free trial.
After you’ve selected your top choices, it’s time to create a free trial. We recommend that you test all key features and get as familiar with them as possible. Try to:
Dok testirate bilježite što vam se sviđa, a što ne. Ubrzo ćete vidjeti koja email platforma najbolje odgovara vašim potrebama. Ukoliko vaš besplatni probni period ističe uskoro, a želite dodatno vrijeme za testiranje svih značajki , ne ustručavajte se javiti korisničkoj podršci.
Većina ponuđača softvera za upravljanje emailovima će biti više nego spremna produžiti vaš probni period za nekoliko tjedana.
If you can’t make up your mind between two email management software, book a demo and speak with the sales team. Present a list of what you would like to achieve, ask questions, and make notes of the service you’re receiving.
Generally, your sales manager’s behavior can be a good indicator of how you’ll be treated by the vendor’s customer service teams when you’re a paying customer. If you feel like they’re knowledgeable about the product and ready to help at any time, you can be sure that you’re making a good decision.
Međutim, ukoliko primijetite kako vam ne mogu odgovoriti na vaša pitanja i da nisu iskreno zainteresirani za vaš uspjeh, trebali bi odabrati drugi softver za upravljanje emailovima.
Ovo je teško pitanje za odgovoriti. Većina softvera za upravljanje emailovima funkcionira na principu pretplate, tako da možete očekivati plaćanje na mjesečnoj razini. Međutim, svaki softver za upravljanje emailovima ima drugačiju ponudu značajki, integracija i broja dostupnih mjesta za agente.
Sudeći prema pouzdanim stranicama za recenziju softvera, možemo zaključiti da se standardna cijena kreće između $15 – $39 po agentu mjesečno.
If this price range is too high for you, consider a free email management tool.
Iako besplatni alati za upravljanje emailovima prevladavaju, oni su ograničeni u pogledu značajki.
Nije da se hvalimo, ali LiveAgent pruža poprilično dobar besplatni plan za upravljanje emailovima koji i dalje sadrži ogroman arsenal besplatnih značajki. Na primjer, LiveAgent besplatno nudi:
Budite prvi koji će te doznati za naše ekskluzivne ponude i najnovije informacije o našim proizvodima i uslugama izravno putem vašeg inbox-a.
Zahvaljujemo vam na registraciji na LiveAgent.
Poslati ćemo vam poruku na vašu e-mail adresu koja sadrži vaše podatke za prijavu čim vaš račun bude instaliran.
Ukoliko pričekate ovdje nekoliko minuta, čim instalacija završi moći će te pristupiti vašem računu izravno odavde.
Kada proces bude gotov, poslati ćemo vam vaše podatke za prijavu u inbox.
Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.
Dostupni smo na više datuma