• Predlošci
  • Email predlošci kada ste odsutni iz ureda

Email predlošci kada ste odsutni iz ureda

Idete na odmor i trebate postaviti poruku o odsutnosti? Ili ste jednostavno uzeli slobodan dan i ne želite da vas posao ometa. U svakom slučaju, dobar predložak za odsutnost će vam pomoći u tome.

Takvi predlošci su obično jednostavni i laki za korištenje, omogućujući vam prilagođavanje poruke na bilo koji način koji želite. Danas ćemo vam pokazati nekoliko različitih predložaka za odutnost koje možete koristiti za vaše automatske odgovore kada niste u uredu.

Zašto trebate koristiti predložak za odsutnost iz ureda

Većina ljudi koristi standardizirane odgovore o odsutnosti kada su daleko od svog emaila duže vrijeme – na primjer na odmoru ili tijekom slobodnog dana. Možete postaviti automatski odgovor koji će dati ljudima do znanja da niste tu da provjerite poštu i da se brzo vraćate. Na taj način, oni neće očekivati da im odmah odgovorite, a vi možete uživati u svom slobodnom vremenu bez brige o poslu.

Postoje i druge situacije u kojima možete koristiti predloške za odgovore. Ako znate da ćete biti zauzeti i nećete moći provjeravati vaš email često kao inače, poruka o odsutnosti daje ljudima do znanja da možda ne možete odmah odgovoriti. Oni onda mogu odlučiti žele li čekati na odgovor ili pronaći neku drugu metodu da vas kontaktiraju.

Poruka o odsutnosti također može pomoći u ispunjenju očekivanja ljudi ako ste zatrpani s poslom i ne možete odmah odgovoriti na svaki email. Kada ljudi znaju da ste u gužvi, ali da ćete im odgovoriti čim stignete, to pomaže u izbjegavanju frustracija s obje strane.

Izbjegnite frustracije korištenjem predložaka kada ste izvan ureda

Kako nasloviti predložak za odsutnost

Budite kratki i izravni – Nisam u uredu, Automatski odgovor – Na godišnjem sam, ili Odsutan su dobre opcije. Dobra ideja je u naslovu uključiti vrijeme vašeg povratka, tako da ljudi znaju koliko dugo će čekati na odgovor.

Na primjer, “Izvan ureda do 15. siječnja” je odličan izbor. To također pomaže u filtriranju ako imate sustav za email poruke koji to može uraditi, ali više od svega, obavještava ostale kada mogu očekivati odgovor bez potrebe za čitanjem sadržaja vašeg emaila. Na taj način pokazujete da poštujete njihovo vrijeme.

Primjeri email predložaka za odsutnost

  • Van ureda sam: [datum]
  • Van ureda sam: [detalji odmora]
  • Nedostupan sam: [razlog nedostupnosti]
  • Na odmoru: [datum] – [datum]
  • Praznici: [datum] – [datum]
  • OOO: bolovanje
  • Nedostupan: van države sam
  • U slučaju nužde:
  • Nisam tu [datum]
  • Trenutno sam na odmoru
  • Izvan zbivanja sam
  • Vraćam se brzo
  • Na godišnjem
  • Opuštam se na odmoru

Kako napisati predložak za odsutnost

Postoji nekoliko stvari na koje trebate obratiti pažnju kada je u pitanju sadržaj vašeg automatskog odgovora.

Prvo, želite razjasniti da ste van svog ureda i ne možete odmah odgovoriti na email. Ako ćete povremeno provjeravati vašu poštu, dajte ljudima do znanja kada mogu očekivati odgovor. Ako niste sigurni, bolje je izostaviti ovaj dio nego da ljudi čekaju odgovor koji možda neće doći.

Drugo, u slučaju nužde, možete ostaviti vaš privatni telefonski broj. Međutim, ne zaboravite napomenuti da se možda nećete moći odmah javiti i zatražite da vas ljudi kontaktiraju ovim putem samo ako je jako hitno.

Predložak emaila o odsutnosti

Također je dobra ideja navesti koga mogu kontaktirati kada ste vi odsutni, kao i bilo kakvu bitnu informaciju koja će im možda zatrebati (npr. ažuriranja o rokovima ili samom projektu). I naravno, nemojte zaboraviti navesti kada se vraćate. Budite kratki i slatki – nitko ne želi čitati romane kada samo želi stupiti u kontakt s vama.

Zadnje, ali ne i manje važno – ovo je opcionalno – možete uključiti kratku poruku o tome što ljudi trebaju raditi kada ste vi odsutni. Na primjer, gdje mogu pronaći potrebne informacije ako ih vi ne možete pružiti.

Što uključiti u email predložak o odsutnosti

  • Vaše ime
  • Datumi kada niste tu ili vaš datum povratka
  • Kratka poruka kojim obavještavate ljude da niste tu ili da se uskoro vraćate
  • Koga kontaktirati tijekom vaše odsutnosti (ako je primjenjivo)
  • Kada mogu očekivati odgovor od vas (ako ćete provjeravati vašu poštu tijekom odmora)
  • Druge načine za stupiti u kontakt s vama

Primjeri i predlošci emaila o odsutnosti

Formalni predlošci o odsutnosti

Odsutnost

I’m currently out of the office and will be back on January 15th. I’ll be checking my email periodically, but if you need an immediate response then please contact [Name] at [email address] instead.

Thanks,
[Your Name]

Predložak za odsutnost

Hello,

I am currently out of the office and will return on [date]. If you need immediate assistance, please contact [Name] at [email address] or reach my cell on [phone number], however, please note that I may not be able to respond immediately.

Thank you,
[Your Name]

Van ureda sam: [od-do]

Hello,

I am OOO without email access from [date from] until [date to]. For urgent matters during this time, please contact [Name] at [email address] or call my cell on [phone number].

Regards,
[Your name]

Odsutan sam – Praznici

Hi there,

I will be Out of Office from [date from] til [date to] and have limited access to email. If you need immediate assistance during this time, please try to contact [Name] at [email address] instead of me or for urgent issues only you may try to call me on [phone number].

Best wishes,
[Your name]

Praznici [datum]

Hi there,

I’m currently out of the office enjoying some well-deserved time off. I’ll be back on [date], and I won’t have access to email until then.
For urgent matters during this time, please alternatively contact [Name] at [email address], who has been notified to expect additional correspondence in my absence.

Best,
[Your name]

Nedostupan sam: Izvan države [datum]

Hello,

I will be out of the country for [date from]-[date to]. I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact [Name] at [email address] instead of myself.

Kind regards,
[Your name]

Na godišnjem sam [datum]

Hi there,

I’m currently on a sabbatical and will be Out of Office until [date]. I won’t have access to email during this time.
If there is an emergency, [Name] at [email address] will be contactable during this time.

See you soon,
[Your name]

Bolovanje [datum]

Hi there,

I’m Out of Office and on sick leave until [date]. During this time, I won’t be able to check my email.
In case of an emergency, please get in touch with [Name] at [email address].

Kind regards,
[Your name]

Van ureda sam: Konferencija [datum]

Hello,

I am Out of Office to attend a conference from [date]. I’ll be replying to emails when I have access, but for a quicker response, please contact me on [phone number] if there is an urgent issue.

Thanks,
[Your name]

Van ureda sam: Poslovno druženje [datum]

Hi there,

I’m Out of Office at a company retreat from [date]. During that time, I will have limited access to email.
In case of an emergency, please reach out to [Name] at [email address] or call the main office line on [phone number].

Thanks,
[Your name]

Van ureda sam: [datum]

Hi,

I will be out of the office for the next [X] days. In my absence, please contact [Name] who will be more than happy to help with any inquiries you may have. Thanks for your understanding.

Best,
[Your name]

OOO [datum]

Hey there,

Thanks for reaching out. I’m currently out of the office and will be back on [Date] at the latest. I’m sorry for the inconvenience and would kindly ask you to email my colleague, [Name], at [email address] in the meantime.

Best,
[Your name]

Ležerna odsutnost

Ležerni predlošci o odsutnosti

Nisam u uredu

Hi there,

I’m currently away from my desk, sipping cocktails on a beach somewhere. I’ll be back on [date] and will have limited access to email until then.

My colleague [Name] will be handling my emails in my absence, so please contact [him/her/them] at [email address] for any urgent matters.

Thanks, and have a great day.
[Your name]

Uzeo sam pauzu do [datum]

Hello there,

Sorry you missed me. I’m out of office until [date]. However, I will be taking periodic breaks from binge-watching everything I’ve missed to check my email occasionally while I’m away.

If this matter isn’t time-sensitive, rest assured that I’ll respond when I’m back from this break.

Best,
[Your name]

Van ureda sam [datum]

Hey,

I’m Out of the office from [date from] to [date to].
I’ll be reachable on my cell at [phone number], but for urgent matters please contact [Name] instead.

See you soon,
[Your name]

Na odmoru sam (konačno)

Hi,

I am Out of Office and on holiday from [start date] to [end date]. I will not have access to email during this time, but if you need immediate assistance please contact my colleague [Name] at [email address].

Thanks,
[Your name]

P.S. I’m really looking forward to this break. 🙂
P.P.S. If you need to reach me urgently, please call my cell at [phone number].

Izvan zbivanja sam [datum]

Hello,

I will be out of the office from [start date] to [end date]. If you need immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email]. Otherwise, I will respond to your message upon my return.

Have a great day.

Best,
[Your name]

Oprostite, ali sam OOO [datum]

Hi [Name],

I’m out of the office this week, but if you need anything urgently please feel free to contact my colleague [Name].

Thanks,
[Your name]

Nisam dostupan od [datum] do [datum]

Hi there.

I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].

Cheers,
[Your name]

Na plaži sam [datum]

Hi there.

I’m currently Out of Office and enjoying some well-deserved time off on the beach. I’ll be back in the office on [Date] and I’ll be happy to respond to your email then.

If you need assistance while I’m away, please contact my colleague [Name] at [email address]. Thanks.

[Your name]

Najbolje prakse predložaka o odsutnosti

Budite kratki

Kada pišete poruku o odsutnosti, važno je da bude kratka i slatka. Nema potrebe za previše detalja o tome gdje ste i što radite. Samo dajte osnovne informacije, tako da kolege znaju gdje vas naći u slučaju nužde.

Koristite pravi ton glasa

Vaša poruka o odsutnosti je odraz kulture i vrijednosti vaše kompanije, tako da je važno koristiti pravi ton glasa. Ako niste sigurni koji ton koristiti, budite skloniji profesionalnom.

Ne želite zvučati previše ležerno ili neprofesionalno, jer se to može loše odraziti na vašu kompaniju. Ako vaša kompanija ima vlastite upute o brendu i tonu glasa, koristite to kao vodič pri pisanju vaše poruke o odsutnosti.

Ako koristite sleng ili žargon, pobrinite se da ga razumiju svi koji će pročitati vašu poruku. Ono što je smiješno vama, možda neće biti smiješno primateljima vašeg automatskog odgovora, posebno ako nisu iz iste države ili regije.

Dodajte datume vaše odsutnosti

Kada je to moguće, dodajte datume vaše odsutnosti u vašu poruku o odsutnosti. To će pomoći vašim kolegama, klijentima i/ili poslovnim partnerima da znaju kada mogu očekivati odgovor od vas. Ako niste sigurni kada se vraćate, dajte raspon datuma ili vlastitu procjenu. U tom slučaju, bolje je biti oprezniji i dati veći vremenski raspon nego što mislite da će vam trebati.

Dodajte datume vašoj odsutnosti

Spomenite alternativne oblike kontakta

Ne zaboravite dodati alternativne oblike kontakta u slučaju nužde u vašu poruku o odsutnosti. To može biti email adresa kolege, telefonski broj ili čak i fizička adresa. Ako nemate problema s dijeljenjem vaših privatnih podataka, možete uključiti i vaš broj mobitela ili profile na društvenim medijima.

Nemojte zaboraviti, što više informacija uključite, veća je vjerojatnost da će vas netko kontaktirati dok ste odsutni. Dakle, trebate uključiti alternativne oblike kontakta samo ako nemate problema s time da vas netko kontaktira dok ste slobodni.
Ako odlučite podijeliti kontakt detalje vašeg kolege, pobrinite se da on zna za to i da se slaže s time prije nego dodate informacije o njemu u vašu poruku o odsutnosti.

Spomenite alternativne oblike kontakta

Nemojte biti previše detaljni ili precizni

Kada pišete vašu poruku o odsutnosti, oduprite se porivu da budete previše detaljni ili specifični. Ovo nije vrijeme za dijeljenje vaše životne priče ili fotografija sa zadnjeg odmora. Prijeđite odmah na stvar, tako da se vaše kolege mogu vratiti na posao s minimalno ometanja, a vaši poslovni partneri mogu naći informacije koje im trebaju bez čitanja romana.

Postavite interni i eksterni OOO predložak

Ako često imate poruke o odsutnosti, postavite interni i eksterni OOO predložak kako bi uštedjeli vrijeme. Na taj način, sve što morate je popuniti praznine koristeći određene informacije svaki put kada niste u vašem uredu.

Interna poruka o odsutnosti se šalje ljudima unutar vaše kompanije, dok se ona eksterna šalje ljudima izvan kompanije. Glavna razlika između njih je da interna OOO poruka ne mora biti toliko formalna kao ona eksterna.

Design your own templates

With LiveAgent you can design special templates for every occasion, making your communication lightning-fast. Are you curious?

Sažetak

Automatski odgovori su nužno zlo kada se trebate odvojiti od posla. Slijedeći ove najbolje prakse možete napisati poruku o odsutnosti koja je profesionalna, informativna i korisna za svakoga tko je primi. Primatelji čak mogu cijeniti vašu poruku o odsutnosti više nego što mislite.

Frequently asked questions

Što je poruka o odsutnosti i što ona radi?

To je koristan alat koji daje ljudima do znanja da niste dostupni i pruža im alternativan način da vas kontaktiraju. Važno je imati ga za ono razdoblje kada ćete biti izvan ureda ili nedostupni duži vremenski period. Na taj način vaši kontakti će znati kako doći do vas u slučaju potrebe i neće misliti da vam se nešto dogodilo.

Trebam li uvijek postaviti poruku o odsutnosti kada sam nedostupan ili bolestan?

Ako želite biti uistinu učinkovit zaposlenik, to bi uvijek trebali učiniti. Na taj način vaše kolege i klijenti će znati da niste dostupni, tako da se mogu obratiti nekom drugom za pomoć. Osim toga, to je jednostavno uljudno – na kraju krajeva, ne želite da ljudi misle kako ignorirate njihove emailove.

Kako mogu postaviti poruku o odsutnosti za moj email račun(e)?

Proces postavljanja poruke o odsutnosti varira u ovisnosti od email usluge koju koristite. Međutim, većina ponuđača email usluga ima ugrađenu značajku koja vam dopušta postavljanje poruke o nedostupnosti u samo par klikova. Pogledajte dokumentaciju vašeg pružatelja usluga za preciznije upute.

Koliko duga treba biti moja poruka o odsutnosti?

Dobro opće pravilo je da bude kratka i izravna. Općenito, trebali bi težiti tome da vaši kontakti znaju da ste nedostupni i kada mogu očekivati odgovor od vas. Također ćete im željeti pružiti alternativne načine za kontaktiranje, u slučaju da vas hitno trebaju.

Mogu li postaviti svoju poruku o nedostupnosti da automatski odgovara svim emailovima dok sam odsutan ili samo određenim ljudima/email adresama?

Možete postaviti svoju poruku o odsutnosti da automatski odgovara na sve emailove. Međutim, važno je naglasiti da to možda nije najbolje rješenje, jer može dovesti do toga da ne vidite hitne stvari. Bolja opcija je postaviti pravilo unutar vašeg email klijenta koje automatski prosljeđuje poruke od određenih ljudi ili adresa na drugi račun na kojem ih možete češće provjeravati. Na taj način možete i dalje odgovarati na hitne poruke a da vaša poruka o odsutnosti ne blokira nepotrebno poruke drugih ljudi.

Koji su najčešći problemi koje ljudi imaju pri postavljanju poruuke o odsutnosti?

Jedan od njih je da je ljudi zaborave isključiti kada se vrate u ured. To može biti velik problem jer može ostaviti dojam da ste još odsutni ili da ignorirate vaše emailove. Još jedan od čestih problema je da zaboravite navesti informacije o alternativnom kontaktiranju u poruci. To ljude koji vas trebaju hitno može ostaviti na cjedilu. Neki ljudi naprave pogrešku i navedu previše informacija u svojoj poruci o odsutnosti. Kako bi to izbjegli, neka poruka bude jednostavna i izravna.

Što imati na umu tijekom postavljanja ili korištenja mojih poruka o odsutnosti iz ureda?

Ako ste se ikada pitali kako postaviti učinkovitu poruku o odsutnosti ili što imati na umu kada je koristite, niste usamljeni. Imamo par savjeta što uzeti u obzir pri postavljanju vlastite poruke o odsutnosti. Prva stvar je razmisliti kakve informacije želite uključiti u vašu poruku o odsutnosti. Minimalno bi trebali spomenuti datume kada ćete biti odsutni i koga ljudi mogu kontaktirati u vašoj odsutnosti. Osim toga, ovisi koliko detaljni želite biti. Neke druge stvari o kojima trebate razmisliti su razlog vaše odsutnosti i hoćete li provjeravati emailove dok niste tu. Ne zaboravite da su poruke o odsutnosti obično namijenjene ljudima koji vas nastoje kontaktirati putem emaila. Ako ćete biti odsutni iz ureda duže vrijeme, dobra ideja je postaviti poruku o odsutnosti i na vašu glasovnu poštu. Na taj način će ljudi znati da niste dostupni i da mogu ostaviti poruku. Kada odlučite što uključiti u vašu poruku o odsutnosti, vrijeme je da razmislite o tonu. Htjet ćete biti profesionalni, ali nema potrebe da budete previše formalni. Razmislite o korištenju humora za olakšavanje situacije – na kraju krajeva, svi mi ponekad trebamo odmor od posla.

Nazad na predloške Kreirajte račun besplatno

    Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.

    ×
    Dogovorite jedan na jedan poziv i otkrijte koje pogodnosti LiveAgent može donijeti vašem poduzeću.

    Dostupni smo na više datuma

    Dogovorite demo