Neovisno od toga u kojoj ste industriji, pružanje odlične korisničke usluge je ključ vašeg uspjeha. Imamo za vas kontrolni popis ključnih vještina za korisničku službu koje svako poduzeće treba usavršiti. Ove vještine će vam pomoći u pružanju superiorne podrške i povećanju vjernosti klijenata.
Sa nevjerojatnom količinom konkurencije u svakoj industriji, važnije je nego ikad osigurati da vaši klijenti osjećaju da ih se cijeni i uvažava.
Kontrolni popis je odličan način da osigurate da nećete zaboraviti nijednu od ključnih vještina korisničke službe. Također može biti koristan za uključivanje novih zaposlenika korisničke službe ili za svrhe obuke.
Za velik broj ljudi, povezivanje s ljudima i pružanje odlične korisničke usluge je prirodan instinkt, ali za druge će biti potrebno malo više vremena i prakse. Tu kontrolni popis za vještine korisničke službe biva koristan, dajući vam vodič koji možete slijediti kako ne bi propustili nijedan detalj.
vlasnici poduzeća
Uvjerite se da su vještine vaše korisničke službe na odgovarajućoj razini. Na kraju krajeva, vi predstavljate vašu kompaniju. Kontrolni popis za vještine korisničke službe vam može pomoći prepoznati područja gdje vi i vaš tim imate prostora za napredak.
agenti korisničke službe
Kao agent korisničke službe, vaš posao je pobrinuti se da su vaši klijenti zadovoljni. Trebate imati odlične komunikacijske vještine i sposobnost da ostaneti smireni pod pritiskom. Također trebate moći rješavati probleme i razmišljati u hodu.
voditelji timova
Kada ste voditelj tima, vaša odgovornost je nadgledati da vaš tim pruža odličnu korisničku uslugu. Trebat ćete postaviti primjer i pružiti obuku za vaše članove tima korisničke službe. Kontrolni popis za vještine korisničke službe vam može pomoći u tome.
Mogućnost učinkovite i jasne komunikacije je jedna od najvažnijih vještina za korisničku službu.
One vam pomažu u boljoj komunikaciji. To je posebno važno u poslu, gdje je jasna komunikacija ključ. Vještine govora vam također mogu pomoći u izgradnji veza i mreža, što može pomoći u napretku vaše karijere.
Prvi korak bi bio prepoznavanje vlastitih slabosti. S čime se mučite kada je u pitanju govor? Imate li problema s kontaktom očima? Jeste li stidljivi i je li vam neugodno pričati pred ljudima?
Kada shvatite na kojim stvarima morate raditi, možete početi vježbati. Dobar način poboljšanja vaših govornih vještina je pronalazak prilika za javni govor. Također trebate dobiti povratne informacije od drugih.
Empatija je mogućnost razumijevanja i shvaćanja osjećaja drugih ljudi, tako da je to osnovni sastojak za pružanje odlične korisničke usluge.
Vrlo je važno moći suosjećati s vašim klijentima jer to pokazuje da vam je stalo do njihovog iskustva. Kada suosjećate s nekim, to pomaže u izgradnji povjerenja i odnosa. Empatija vam može pomoći riješiti sukobe i razumjeti potrebe vaših klijenata.
Jednostavno se pokušajte staviti u kožu kupca. Kroz što oni prolaze? Koje su njihove želje i potrebe? Kada odgovorite na ta pitanja, bit će vam lakše razumjeti njihovu perspektivu.
Jedna od najpotrebnijih vještina korisničke službe je mogućnost da ostanete mirni pod pritiskom.
Kada radite s ljudima, uvijek postoji mogućnost da će vas nešto frustrirati. Pobrinite se da možete mirno riješiti situaciju.
Prepoznajte svoje okidače. Što vas naživcira i učini da planete? Kada saznate koji su vaši okidači, možete raditi na njihovom izbjegavanju ili rješavanju s više kontrole.
Aktivno slušanje je proces pomnog obraćanja pažnje na to što netko priča i davanje prikladnih odgovora.
Ono pokazuje da vam je stalo do vaših klijenata i njihovog iskustva. Uz aktivno slušanje možete razumjeti potrebe vaših klijenata i pružiti im bolju uslugu.
Uvijek obratite pažnju na ono što druga osoba govori održavanjem kontakta očima, nemojte prekidati i nastojte shvatiti ono što govore. Parafrazirajte ono što ste čuli kako bi osigurali da ste točno razumjeli i pokazali drugoj osobi da pomno slušate.
S jasnim komunikacijskim vještinama agenti mogu biti produktivniji i zadovoljniji svojim rezultatima.
Komunikacija s klijentima zahtjeva jasnoću, tako da nema nesporazuma. Sposobnost učinkovite komunikacije pokazuje da ste samopouzdani i sposobni, što može utjecati na vjernost klijenata.
Proučite svoj ton glasa – je li pun poštovanja i profesionalan? Koristite jasan i koncizan rječnik te izbjegavajte korištenje žargona ili slenga koji može zbuniti klijenta. Još jedan dobar savjet je da usporite vaš govor tako da vas klijenti mogu bolje razumjeti.
Odlične vještine pisanja su potrebne kako bi jasno i točno komunicirali s klijentima putem tipkanih poruka.
Vaša komunikacija s klijentima treba biti precizna i jasna za razumjeti. To znači da si trebate dati vremena za pravilno pisanje riječi i korištenje gramatike.
Pobrinite se da uvijek provjerite svu svoju komunikaciju s klijentima prije nego što je pošaljete.
Koristeći pozitivan ton, agenti korisničke službe mogu kreirati pozitivnije iskustvo za klijenta.
Korištenje pozitivnog tona pokazuje da ste prijateljski nastrojeni i spremni pomoći. Također čini da se klijenti osjećaju ugodnije i ohrabruje ih da nastave poslovati s vama.
Uložite svjesni trud da izbjegnete negativnost u razgovoru s klijentima. Na primjer, umjesto riječi “Žao mi je zbog neugodnosti,” možete reći “Hvala vam na strpljenju.” Nastojte izbjeći negativne riječi kao što su “ne” ili “ne mogu“.
Uz vještine rješavanja problema je lako doći do izvora problema klijenata.
Vještine rješavanja problema omogućuju agentima da prepoznaju i riješe probleme klijenata na brz i učinkovit način. One mogu pomoći u minimiziranju utjecaja problema na klijente i poboljšati njihovo zadovoljstvo.
Kada se suočite s problemom klijenta, dajte si vremena da postavite pitanja i razumijete korijen problema. To će vam omogućiti da pronađete rješenje koje je učinkovito i zadovoljava klijenta. Također možete vježbati scenarije rješavanja problema s vašim klijentima.
Za agenta korisničke službe, pozitivan stav je ključ ne samo pružanja odlične korisničke usluge, nego i zadovoljstva i sreće vlastitim poslom.
Vaš stav može imati velik utjecaj na način na koji imate interakciju s klijentima. Ako imate prijateljski i razdragan stav, to će opustiti klijenta. Pozitivan stav može učiniti da više uživate u svom poslu i spriječiti izgaranje, što je vrlo važno za ovaj sektor.
Možete početi tako da duboko udahnete nekoliko puta i nasmiješite se. To se može činiti kao sitnica, ali može pomoći u promjeni vašeg načina razmišljanja i poboljšati vaše raspoloženje. Pokušajte naći pozitivne stvari u svakoj interakciji s klijentima, čak i s onim teškima. Uzmite malo vremena za sebe van posla kako bi se mogli opustiti i napuniti baterije.
Dok su neki problemi korisničke službe laki za riješiti, neki mogu biti kompliciraniji. Agenti korisničke službe bi trebali biti prilagodljivi i fleksibilni u svom pristupu.
Agenti korisničke službe trebaju moći prilagoditi svoj pristup na temelju potreba klijenata. To može značiti rješavanje teških klijenata ili više zadataka istovremeno.
Ništa ne funkcionira bolje od vježbanja rješavanja različitih problema klijenata. To će vam pomoći da budete spremniji za bilo što što može iskrsnuti. Nastojte ostati mirni kada stvari ne idu po planu.
U velikom broju slučajeva klijenti ne mogu jasno shvatiti problem koji imaju ili kako ga riješiti. Agenti korisničke službe trebaju biti strpljivi pri objašnjavanju rješenja i pomaganju klijentima tijekom procesa.
Ono omogućuje agentima da si daju vremena s klijentima, osiguravajući da klijenti razumiju problem i rješenje. Također ih sprječava da budu frustrirani klijentom, što može dovesti do pružanja loše usluge.
Vježbajte vještine aktivnog slušanja i empatije. Razumijevanje potreba klijenta znači obraćanje pažnje na to što govore. Nastojte ne žuriti tijekom interakcije s klijentom.
Čitanje emocija drugih ljudi je često podcijenjena vještina među agentima korisničke službe.
Ona omogućava agentima da bolje shvate potrebe klijenata i kako riješiti njihove probleme. Također im pomaže da ostanu mirni u teškim situacijama i sprječava ih da postanu ljuti ili frustrirani s klijentima.
Pokušajte se izmaknuti iz interakcije s klijentima i shvatiti njihove emocije. Stavite se u njihovu kožu i shvatite njihovu situaciju.
Agenti korisničke službe moraju moći učinkovito upravljati svojim vremenom, posebno kada rješavaju više zahtjeva..
One omogućavaju agentima da rješavaju više interakcija s klijentima istovremeno. To sprječava da klijenti moraju dugo čekati na rješenje.
Kreirajte vlastiti raspored koji naglašava kada ćete biti dostupni za odgovaranje na pozive klijenata ili mailove. Nastojte se držati tog rasporeda što je više moguće i koristite alate za praćenje vremena koji će vam pomoći u tome. Ako se pojavi neki problem koji zahtijeva više vremena nego ga vi imate, dajte to klijentu do znanja i dajte mu procjenu kada će njegov problem biti riješen.
Također je dobra ideja uložiti u help desk softver s naprednim sustavom za tiketing. Korištenjem alata kao što je LiveAgent, agenti mogu biti produktivniji i učinkovitije organizirati svoj posao.
Nije važno koliko su dobre vaše vještine korisničke službe, uvijek ima prostora za napredak..
Agenti korisničke službe nikada ne bi trebali prestati učiti i napredovati u svom polju. Pošto je to industrija koja se neprestano mijenja, a nove tehnologije i najbolje prakse se stalno pojavljuju, agenti uvijek trebaju težiti poboljšanju.
Procijenite se pošteno. Dajte si vremena da prepoznate područja na kojima trebate raditi i kreirajte plan poboljšanja tih vještina. Pridružite se online zajednicama i forumima koji su povezani s korisničkom službom, sudjelujte u diskusijama i učite od ostalih. Čitajte članke i blog objave iz vaše industrije te pohađajte trening sesije ili radionice kad god je to moguće.
Agenti korisničke službe trebaju imati dobro razumijevanje proizvoda i usluga za koje daju podršku
Ako agenti nemaju dobro shvaćanje proizvoda ili usluga za koje daju podršku, neće moći učinkovito riješiti probleme klijenata.
Ako niste već upoznati s proizvodima i uslugama koje nudite, počnite s čitanjem dokumentacije. Nastojte koristiti te proizvode ili usluge sami kako bi bolje shvatili kako rade.
Ključna vještina koju bi agent korisničke podrške trebao imati je mogućnost čitanja između redaka.
Predstavnici korisničke službe koji ne mogu čitati ljude će se možda mučiti s pružanjem najboljeg mogućeg iskustva za klijente.
Najbolji način da poboljšate vašu sposobnost čitanja ljudi je da budete proaktivni u vašoj komunikaciji s klijentima. Obratite pažnju na to što klijenti govore, verbalno i neverbalno. Također možete tražiti pojašnjenje ako je potrebno.
Usmjerenost na cilj može pomoći agentima korisničke službe da ostanu fokusirani na pružanje najboljeg iskustva za klijente.
Ako agenti nisu usmjereni na cilj, može ih se lako omesti i neće biti toliko produktivni. Također mogu izgubiti motivaciju tijekom vremena, ako nemaju cilj na koji su usmjereni.
Postavite realistične ciljeve za sebe i onda radite na njihovom ispunjavanju. Pratite vaš napredak, tako da možete vidjeti koliko daleko ste došli i što se još treba uraditi. Proslavljajte svoja dostignuća, nije važno koliko su mala, kako bi ostali motivirani.
Kada imaju samopouzdanje, agenti korisničke službe mogu učinkovito rješavati interakcije s klijentima.
Ako agenti nemaju samopouzdanja, mogu se osjećati pretrpani poslom ili pod stresom tijekom interakcija s klijentima, te izgledati oklijevajuće ili nesigurno.
Najbolji način poboljšavanja svog samopouzdanja je praksa. Nađite prijatelja ili člana obitelji koji vam može pomoći u vježbanju različitih scenarija u korisničkoj službi. Ako ne, pokušajte vježbati pred zrcalom.
Također trebate biti u tijeki najboljih praksi i novosti u industriji. Na taj način ćete biti pripremljeni u interakciji s klijentima.
Postoji velik broj alata i resursa koji vam mogu pomoći da učite i rastete.
Čitajte knjige i članke
Čitanje knjiga i članaka o korisničkoj službi vam može pomoći da razumijete različite vrste klijenata s kojima se možete susresti i kako najbolje ispuniti njihove potrebe. Tu možete naći i korisne savjete kako se nositi sa teškim klijentima i rješavati sukobe.
Gledajte videa i tutorijale
Na taj način možete naučiti pravilan način rješavanja pritužbi i upita za korisničku službu. Također možete naučiti kako biti ljubazan i pristojan dok rješavate zabrinutost klijenata. Nadalje, možete naučiti o proizvodu i više se pouzdati u vaše znanje.
Sudjelujte u radionicama i seminarima za obuku
Postoji više različitih metoda za razvijanje međuljudskih vještina, ali pohađanje radionica i seminara je odličan način. Oni nude okruženje za učenje koje je više strukturirano u odnosu na čitanje članaka ili gledanje online videa. Plus, imate priliku učiti od stručnjaka koji imaju godine iskustva u polju.
Prisustvovanje obuci vam može pomoći da naučite kako se nositi s teškim klijentima, rješavati pritužbe i pružati odličnu korisničku uslugu. Također možete naučiti o najnovijim trendovima i tehnikama korisničke službe, tako da možete uvijek biti u prednosti.
Volontiranje ili stažiranje kao predstavnik korisničke službe
Radeći kao volonter ili stažirajući u korisničkoj službi možete razviti vještine putem iskustva rješavanja problema klijenata iz prve ruke. Također vam može pomoći izgraditi vašu mrežu kontakta u industriji.
Vježbajte pisanje emailova, obavljanje telefonskih poziva i rješavanje pritužbi klijenata
Kada pišete, prisiljeni ste jasno se izražavati. Također morate obratiti pažnju na detalje – točnost i preciznost su ključni u pružanju korisničke usluge.
Obavljanjem poziva s klijentima možete razviti iskustvo pričajući s klijentima i odgovarajući na njihove brige. Nadalje, zatražite od klijenata povratne informacije o vašoj izvedbi, tako da se možete nastaviti poboljšavati.
Zatražite od prijatelja, članova obitelji i suradnika povratne informacije o vašim vještinama korisničke službe
Dobivanjem povratnih informacija od klijenata možete identificirati područja za napredak i naučiti kako bolje ispunjavati potrebe vaših klijenata.
Kada tražite povratne informacije, pobrinite se da postavljate precizna pitanja o iskustvu klijenta i izbjegnite pretpostavke. Budite strpljivi i dajte klijentima vremena za pružanje detaljnog odgovora. Zahvalite im na njihovom trudu i djelujte na osnovu povratnih informacija koje dobijete.
Sudjelujte u tečajevima korisničke službe
Postoji velik broj različitih dostupnih tečaja i programa koji vam mogu pomoći da razvijete vještine korisničke službe. Ti tečajevi i programi se mogu naći na fakultetima, sveučilištima i institutima za obuku.
Teme koje tečajevi i programi za korisničku službu pokrivaju mogu varirati, ali obično uključuju komunikacijske vještine, tehnike rješavanja problema, strategije rješavanja sukoba, znanje o proizvodu i rukovanje s teškim klijentima.
Prvi je da uvijek budete ljubazni i kulturni prema vašim klijentima, u svakoj situaciji. Drugi je da uvijek pokušate riješiti bilo koji problem koji klijent ima, što brže moguće. Treći je da uvijek reagirate na povratne informacije klijenata i poduzmete mjere poboljšanja usluge na temelju tih povratnih informacija.
Meke vještine pomažu u kreiranju veza s klijentima. To zauzvrat može povećati vjerojatnost da se vrate ili vas preporuče drugima. Nadalje, meke vještine pomažu u kreiranju pozitivne slike kompanije. Predstavnici korisničke službe koji imaju dobre meke vještine mogu predstavljati kompaniju u pozitivnom svjetlu i učiniti da klijenti osjećaju da ih se cijeni.
Ona je jedan od glavnih načina na koji se poduzeća povezuju sa svojim klijentima. Dobra korisnička služba može kreirati odanost među klijentima i ohrabriti ih da se opet vrate. Također pomaže poduzećima u identifikaciji i rješavanju problema. To poboljšava zadovoljstvo klijenata i sprječava negativnu usmenu predaju o poduzeću. Na kraju, dobra korisnička služba može poboljšati prodaju pružanjem dodatnog načina da klijenti kupe proizvod ili uslugu.
Važno je prvo procijeniti zašto je to tako. Možda su stidljivi i ne osjećaju se ugodno razgovarajući s klijentima ili nisu vrlo stručni o proizvodu i osjećaju da im je previše svega. U svakom slučaju, važno je omogućiti obuku i podršku kako bi pomogli da taj član tima poboljša svoje vještine korisničke službe. Možda ćete htjeti započeti omogućavanjem korisnih resursa, kao što su vodič za obuku korisničke službe ili video tutorijali. Zatim možete postaviti izmišljene interakcije s klijentima tako da članovi tima mogu vježbati svoje vještine u sigurnom okruženju.
Gore možete naći više vještina koje smo naveli, ali top deset vještina za korisničku službu su:
Zahvaljujemo vam na registraciji na LiveAgent.
Poslati ćemo vam poruku na vašu e-mail adresu koja sadrži vaše podatke za prijavu čim vaš račun bude instaliran.
Ukoliko pričekate ovdje nekoliko minuta, čim instalacija završi moći će te pristupiti vašem računu izravno odavde.
Kada proces bude gotov, poslati ćemo vam vaše podatke za prijavu u inbox.
Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.
Dostupni smo na više datuma