• Predlošci
  • Kako pokrenuti e-poštu (Savjeti + predlošci)

Kako pokrenuti e-poštu (Savjeti + predlošci)

S više od 300 milijardi email-ova koji se svakodnevno šalju i primaju, email je neophodno sredstvo komunikacije. Otkrivanje kako započeti poslovni email na profesionalan način – posebno kada pišete nekome koga ne poznajete – može biti izazov za trgovce, prodajne agente i predstavnike korisničkih službi.

Zapravo, način na koji započnete email može biti razlika između toga da primatelj odmah zatvara email (i briše ga) ili nastavlja čitati dalje. Sljedeći članak nudi nekoliko savjeta o tome kako započeti email, zajedno s nekim od najčešćih email pozdrava i početaka koje možete koristiti u poslovnoj prepisci.

najbolji email-ovi

Što uključiti na početku Vaših email-ova

1. Pozdrav

Započnite s prikladnim pozdravom, ovisno o tome koliko formalni trebate biti. Uvijek dodajte ime primatelja (ako mu isto znate) kako bi pozdrav bio osobniji. I na kraju, ali ne najmanje važno, još jednom provjerite jeste li ispravno napisali ime primatelja. Naš profesionalni savjet? Kopirajte i zalijepite njegovo ime iz prethodnih email-ova, email potpisa ili web stranice kako biste osigurali da ne napravite pogrešku pri kucanju.

2. Uvod i razlog pisanja (ako je potrebno)

Kada nekome pišete prvi put, predstavite se i dodajte konciznu rečenicu o ciljevima Vašeg email-a. Ova rečenica može odrediti hoće li primatelj pročitati Vaš email ili će ga ignorirati, pa budite sigurni da je vaš cilj jasan i uvjerljiv.

Ako imate zajedničke prijatelje, kolege ili poznanike, spomenite ih jer to može povećati šanse da dobijete odgovor. Primjerice, mogli biste suptilno uključiti ime poput: “Pozdrav [Ime], susreo sam našeg zajedničkog prijatelja Richard-a (iz [Ime tvrtke]) preko vikenda i spomenuo je da ti je potreban novi help desk alat, pošto tvoj trenutni pružatelj jednostavno više nije na dovoljno dobrom nivou…”

3. Uvodna fraza / najbolje želje (nije obavezno)

Ako dulje vrijeme niste pisali primatelju ili ako imate ležernu vezu s primateljem, bilo bi prikladno uključiti brzu, pozitivnu napomenu poput “Nadam se da ste dobro”. To može postaviti pravi ton za ostatak email-a.

Ako je primatelj podijelio neke uspjehe na LinkedIn-u ili drugim društvenim mrežama, slobodno mu čestitajte na najnovijim postignućima (i osobnim i profesionalnim). Možete napisati nešto poput “Čestitke na unaprjeđenju” ili “Čestitke, uzbudljivo je vidjeti da je [Tvrtka primatelja] stekla tako važnog klijenta poput [Ime tvrtke].

4. Redak zahvalnosti (neobavezno)

Ovisno o kontekstu, email korespodenciji možete dodati kratki redak “hvala”. Primjerice, ako Vas je Vaš potencijalni klijent/korisnik kontaktirao s nekim upitom, obavezno odgovorite s “Hvala što ste nam se obratili” ili “Hvala Vam što ste kontaktirali [Ime tvrtke]”. Međutim, kada god napišete redak zahvale, važno je da ga personalizirate, jer su standardne zahvalnice (poput iznad spomenutih) previše generičke i mogu izgledati hladne ili nedruželjubive.

Jednostavnim dodavanjem imena prije retka zahvale, poruka će zvučati toplije i prijatnije. Jedan primjer toga: “Emily, puno ti hvala što si kontaktirala [Ime tvrtke] i obratila nam pažnju na ovaj problem. U potpunosti si u pravu…”

zahvalnica-klijenta-LiveAgent

Primjeri i predlošci za započinjanje email-a

Profesionalni email pozdravi

“Pozdrav [Ime]” je vjerojatno najčešći i najkorišteniji email pozdrav u poslovnom svijetu. Ovaj se pozdrav općenito preporučuje za poluformalne i neformalne stilove komunikacije. Ako želite biti formalniji, “Pozdrav” se može zamjeniti sa “Poštovani”.

“Dragi [Ime]” također je prikladan i za formalnu i za neformalnu komunikaciju. Za lakše snalaženje, pripremili smo čitav popis ostalih generičkih pozdrava koje možete odabrati prilikom započinjanja profesionalnog email-a. Provjerite ih:


Kada pišete jednom ili dva primatelja:

Dragi [Ime], Dragi [Ime] i [Ime], Poštovani [Ime], Pozdrav [Ime], [Ime], Hej [Ime],


Kada pišete za tri ili više primatelja:

Poštovanje, [Naziv grupe ili tima], Pozdrav tim, Poštovani, Pozdrav, Dobro jutro, Dobar dan, Dobra večer,


Kada niste sigurni u ime primatelja:

Dragi gospodine, Draga gospođo, Pozdrav, Poštovani, Pozdrav, Dragi menadžeru za zapošljavanje, Dragi regrutni tim,


Općenite uvodne fraze email-ova

Nakon pozdrava, možete uključiti kratku uvodnu rečenicu za start email-a. Međutim, najbolje je izbjegavati ovakve rečenice ako pišete formalni email, ili email “hladne” prodaje prema potencijalnom klijentu, jer se onda email može činiti previše prijateljskim. Ispod možete naći neke od najčešćih email početaka:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

uvodni email-ovi

Follow-up email uvodne fraze

Ako niste sigurni što biste napisali na početku Vašeg follow-up email-a, razmislite o uključivanju jedne od sljedećih email uvodnih fraza koje mogu probiti led:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Odgovor na email uvodnu frazu

Kada odgovarate korisniku ili potencijalnom klijentu, u mnogim je slučajevima prikladan kratki redak “Hvala”. Ako niste sigurni kako uklopiti “Hvala” ili Vam treba još inspiracije, pogledajte neke od naših alternativa:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Kako započeti email s “hladnom” prodajom

Prilikom pisanja “hladnog” email-a potencijalnom klijentu, prvi će odlomak odrediti hoće li Vaš potencijalni klijent smatrati Vašu poruku vrijednom čitanja, stoga je važno impresionirati i istaknuti se. Ispod je nekoliko primjera onoga što možete uključiti u uvodni odlomak:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Ako želite saznati više, pogledajte email predloške za “hladnu” prodaju.

Kako započeti prodajni follow-up email

Follow-up potencijalnih klijenata, osobito ako nisu odgovorili na Vaše prethodne poruke, može biti nezgodno. Ako je to slučaj, isprobajte jedan od ovih učinkovitih email uvodnih rečenica – mogle bi biti od koristi!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Ako želite saznati više, pogledajte follow-up predloške prodajnih email-ova.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Kako započeti post-kupovni email dobrodošlice

Kad god netko kupi Vaš proizvod ili se prijavi za Vašu uslugu, trebate mu se zahvaliti ili mu poželjeti dobrodošlicu u “obitelj” kako biste osigurali da vaš odnos sjajno započne. Najbolji način za to je pisanje email-a dobrodošlice koji sadrži zahvalnicu, kratki uvod i korisne informacije.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Slobodno provjerite više predložaka post-kupovnih i email-ova dobrodošlice.

Kako započeti email korisničke službe

Gotovo svaki email korisničke službe trebao bi započeti s porukom “Hvala”, bilo da je riječ o odgovoru na jednostavan zahtjev za korisničku službu ili odgovor na žalbu korisnika. Evo kako to može izgledati:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Ako želite saznati više, pogledajte predloške za korisničku službu.

Kako započeti email s isprikom korisniku

Kada odgovarate ljutitim ili nezadovoljnim korisnicima, pobrinite se da pokažete empatiju i date ispriku u ime svoje tvrtke. Evo kako to možete učiniti:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

primjer email-a s isprikom
Peter Komornik

LiveAgent kombinira odličan chat, ticketing i automatizaciju koja vam omogućava pružanje odlične korisničke podrške vašim korisnicima.

Peter Komornik, CEO
logo slido black

Sažetak

Početak Vašeg poslovnog email-a (pozdrav, uvodni redak, i prva rečenica) prvo je što primatelj vidi kada otvori email. Započinjanjem email-a na profesionalan način, imate bolju šansu da stvorite pozitivan dojam. Pozdrav koji upotrijebite i prvih nekoliko rečenica koje odaberete za početak Vašeg profesionalnog poslovnog email-a ovisiti će o Vašoj “publici” i kontekstu komunikacije. Koristite gore spomenute email pozdrave i uvodne fraze kao primjere kad god niste sigurni kako da započnete idući email korisniku ili “hladnom” potencijalnom klijentu.

Ne zaboravite još jednom provjeriti ima li u email-ovima ikakvih gramatičkih ili pravopisnih pogrešaka, i pobrinite se da uvijek pravilno napišete ime primatelja. Naš zadnji savjet je da email držite kratkim i razumljivim jer nitko ne želi čitati dugačke email-ove. Brzo prijeđite na stvar koristeći pravi ton, i sigurno ste uradili pravu stvar.

Često postavljana pitanja

Zašto je važno kako započinjete email-ove?

Pokretanjem Vašeg email-a na profesionalan način, veća je vjerojatnost da ćete stvoriti pozitivan prvi dojam na primatelja. Kad nekom pišete prvi put, taj dojam je presudan jer može potaknuti primatelje da ne samo pročitaju Vašu poruku već i odgovore na nju.

Koje email pozdrave treba izbjegavati

“Pozdrav [Nadimak]” i “Zdravo [Ime]!” su previše ležerni i treba ih koristiti samo ako ste već prije razmjenjivali email-ove i u dobrom ste odnosu s primateljem. S druge strane “Onomu na koga se ovo odnosi” ili “Draga damo/Dragi gospodine” smatraju se previše formalnim i pomalo zastarjelim, pa bi se trebali koristiti samo u službenoj komunikaciji ili kad ne znate točna imena ljudi kojim pišete.

Trebate li započeti email na službeni ili ležeran način

Započinjanje email-a na ležeran, personaliziran način obično je zanimljivije primatelju i više ga privuče na razmjenu, međutim, pisanje u previše neformalnom i opuštenom stilu zapravo može odbiti primatelje. Ako niste sigurni kakav ton koristiti, najsigurnije je biti malo formalniji, a ne pretjerano ležeran i prijateljski. Ako je potrebno, ton uvijek možete prilagoditi na temelju odgovora koji ste dobili od primatelja.

Isprobajte LiveAgent već danas​

Nudimo vam pomoć prilikom prebacivanja s popularnih help desk rješenja.

3,000+ recenzija Trustpilot GetApp G2 Crowd

Nazad na predloške Kreirajte račun besplatno

Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.

×
Dogovorite jedan na jedan poziv i otkrijte koje pogodnosti LiveAgent može donijeti vašem poduzeću.

Dostupni smo na više datuma

Dogovorite demo