Otkrijte savjete i predloške za profesionalno započinjanje emaila s odgovarajućim pozdravima i otvarajućim frazama za različite poslovne kontekste. Poboljšajte prvi dojam i učinkovitost komunikacije s vodiči i predlošcima LiveAgent-a.
S više od 300 milijardi emaila poslanih i primljenih svaki dan, email je bitno sredstvo komunikacije. Shvatiti kako započeti poslovni email na profesionalan način – posebno kada pišete nekome koga ne poznajete – može biti izazov za marketere, prodajne predstavnike i predstavnike korisničke službe.
Zapravo, način na koji započnete svoj email može biti razlika između toga što će primatelj odmah zatvoriti email (i obrisati ga) ili nastaviti čitati. Sljedeći članak pruža nekoliko savjeta o tome kako započeti email zajedno s nekim od najčešćih pozdrava u emailu i pokretača emaila koje možete koristiti u svojoj poslovnoj korespondenciji. Od prijelaznih emaila do mrežnih emaila, imanje odgovarajućeg predloška pri ruci može biti blagoslov. Također vas pokrivamo ako trebate predloške za završetak poslovnog emaila.
Započnite s odgovarajućim pozdravom ovisno o tome koliko formalno trebate biti. Uvijek uključite ime primatelja (ako ga znate) kako biste pozdrav učinili osobnijim. Zadnje ali ne manje važno, dvostruko provjerite da ste ispravno napisali ime primatelja. Naš pro savjet? Kopirajte i zalijepite njihovo ime kako se vidi u prethodnim emailima, potpisima emaila ili web-mjestima kako biste osigurali da ne napravite tipfelera. Imanje raznolikosti promocijskih predložaka emaila pri ruci može učiniti vaše marketinške napore mnogo učinkovitijima i djelotvornijima.
Kada pišete nekome prvi put, predstavite se i uključite sažetu rečenicu o cilju vašeg emaila. Ova rečenica može odrediti hoće li primatelj pročitati vaš email ili ga ignorirati, pa pazite da je vaš cilj jasan i uvjerljiv.
Ako imate zajedničke prijatelje, kolege ili poznanike, spomenite ih jer to može povećati vaše šanse za odgovor. Na primjer, mogli biste napraviti suptilan spomen imena poput ovoga: “Hej [Ime], naišao sam na našeg zajedničkog prijatelja Richarda (iz [Tvrtka]) tijekom vikenda i on je spomenuo da trebate novi alat za helpdesk, jer vaš trenutni pružatelj jednostavno više ne zadovoljava…”
Ako dugo niste pisali primatelju ili ako imate neformalan odnos s primateljem, bilo bi prikladno uključiti brzu, pozitivnu napomenu poput “Nadam se da ste dobro.” To može postaviti pravi ton za ostatak vašeg emaila.
Alternativno, ako je primatelj podijelio neke ažuriranja na LinkedInu ili drugim društvenim mrežama, slobodno ga čestitajte na njihovim najnovijim postignućima (osobnim i profesionalnim). Mogli biste reći nešto poput “Čestitam na vašoj promociji” ili “Čestitam, uzbudljivo je vidjeti da [Tvrtka primatelja] stječe tako važnog klijenta kao što je [Tvrtka].”
Ovisno o kontekstu, možete dodati kratku liniju “zahvale” vašoj email korespondenciji. Na primjer, ako je vaš potencijalni kupac/kupac kontaktirao vas s upitom, “Hvala što ste se javili” ili “Hvala što ste kontaktirali [Tvrtka]” je obavezna. Međutim, kad god dodate zahvalnu napomenu, važno je da je personalizirate, jer standardne zahvalne napomene (kao što su gore navedene) su malo previše generičke i mogu djelovati hladno ili distancirano.
Jednostavnim dodavanjem imena prije vaše linije zahvale, poruka zvuči toplije i pozivajuće. Evo primjera: “Emily, hvala vam što ste kontaktirali [Tvrtka] i što ste pokrenuli ovo pitanje. Potpuno ste u pravu…”
“Hej [Ime]” je vjerojatno najčešće korišten i najčešće korišten pozdrav u emailu u poslovnom svijetu. Ovaj pozdrav se općenito preporučuje za poluformalnu i neformalnu komunikaciju. Ako želite biti malo formalniji, “Hej” može se zamijeniti s “Zdravo.”
“Poštovani [Ime]” je također prikladan za formalnu i neformalnu komunikaciju. Za vašu pogodnost, pripremili smo cijelu listu ostalih generičkih pozdrava koje možete odabrati pri započinjanju vašeg profesionalnog emaila. Pogledajte ih:
Kada pišete jednom ili dvama primateljima:
Kada pišete trima ili više primatelja:
Kada niste sigurni u ime primatelja:
Nakon pozdrava, možete uključiti kratku otvarajuću rečenicu kako biste pokrenuli svoj email. Međutim, najbolje je izbjegavati rečenice poput ovih ako pišete formalan email ili hladni email potencijalnom kupcu, jer mogu djelovati previše prijateljski. Trebali biste biti oprezni i s tonom koji koristite, na primjer, u pismu za izvinjenje tvrtke. Evo nekih od najčešćih primjera otvaranja emaila:
Ako niste sigurni što napisati na početku vašeg emaila za praćenje, razmislite o uključivanju jedne od sljedećih otvarajućih fraza za email koje mogu prekinuti led:
Kada odgovarate kupcu ili potencijalnom kupcu, kratka linija “Hvala” je prikladan u mnogim slučajevima. Ako niste sigurni kako uključiti “Hvala” ili trebate više inspiracije, pogledajte neke od naših alternativa:
Kada pišete hladni email potencijalnom kupcu, prvi odlomak će odrediti hoće li vaš potencijalni kupac smatrati vašu poruku vrijednom čitanja, pa je važno da impresionira i istaknete se. Evo nekih primjera što možete uključiti u vaš uvodnih odlomak:
Ako želite saznati više, pogledajte predloške hladnog prodajnog emaila.
Praćenje potencijalnog kupca, posebno ako nisu odgovorili na vašu prethodnu poruku (poruke) može biti nezgodno. Ako je to slučaj, isprobajte jednu od ovih učinkovitih otvarajućih rečenica za email – mogu biti korisne!
Ako želite saznati više, pogledajte predloške emaila za praćenje prodaje.
Kad god netko kupi vaš proizvod ili se prijavi za vašu uslugu, trebali biste mu zahvaliti ili ga pozdraviti u “obitelj” kako biste osigurali da je vaš odnos počeo na odličan način. Najbolji način da to učinite je pisanjem emaila za dobrodošlicu koji uključuje zahvalnu napomenu, kratko predstavljanje i sve korisne informacije.
Slobodno pogledajte više predložaka emaila nakon kupnje i predložaka emaila za dobrodošlicu.
Gotovo svaki email korisničke službe trebao bi započeti s napomenom “Hvala”, bilo da odgovarate na jednostavan zahtjev korisničke službe ili odgovarate na pritužbu kupca. Evo kako to može izgledati:
Ako želite saznati više, pogledajte predloške korisničke službe.
Kada odgovarate ljutitim ili nezadovoljnim kupcima, pazite da pokažete empatiju i pošaljite email izvinjenja u ime vaše tvrtke. Evo kako to možete učiniti:
Početak vašeg poslovnog emaila (pozdrav, otvarajuća linija i prva rečenica) je prva stvar koju primatelj vidi kada otvori vaš email. Započinjanjem vašeg emaila na profesionalan način, veća je vjerojatnost da ćete stvoriti pozitivan dojam na njih. Pozdrav koji koristite i prve rečenice koje odaberete za početak vašeg profesionalnog poslovnog emaila ovisit će o vašoj publici i kontekstu vaše komunikacije. Koristite pozdrave u emailu i otvarajuće fraze za email navedene gore kao podsjetnike kad god niste sigurni kako započeti svoj sljedeći email kupcu ili hladnom potencijalnom kupcu.
Zapamtite da dvostruko provjerite vaše emaile za bilo kakve greške u pisanju ili gramatici, i pazite da uvijek ispravno napišete ime primatelja. Naš zadnji savjet je da ga zadržite kratkim i slatkim, jer nitko ne želi čitati duge emaile. Brzo dođite do točke koristeći pravi ton glasa, i sve je u redu.
'Hej [Nadimak]' i 'Hej [Ime]!' su previše neformalni i trebali bi se koristiti samo ako ste ranije razmjenjivali emaile i imate dobar odnos s primateljem. S druge strane, 'Komu se to tiče' i 'Poštovani gospodine ili gospođo' smatraju se previše formalnim i pomalo zastarjelim, pa bi se trebali koristiti samo u službenim komunikacijama ili kada ne znate točna imena osoba kojima pišete.
Započinjanjem vašeg emaila na profesionalan način, veća je vjerojatnost da ćete stvoriti pozitivan prvi dojam na primatelja. Kada pišete nekome prvi put, taj dojam je kritičan jer može potaknuti vašu publiku ne samo da pročita vašu poruku već i da joj odgovori.
Započinjanje emaila na neformalan, personaliziran način općenito je privlačnije, međutim, pisanje u previše neformalnom i opuštenom stilu zapravo može odbiti vašu publiku. Ako niste sigurni koji ton koristiti, najsigurnija opcija je biti malo formalniji nego previše neformalan i prijateljski. Ako je potrebno, uvijek možete prilagoditi svoj ton na temelju odgovora koji dobijete od primatelja.
Razmislite o tonu i formalnosti pri započinjanju emaila. Koristite ljubazne pozdrave, kao što je 'Poštovani [Ime]', postavljajući ljubazan ton. Uključite male ljubaznosti poput 'Nadam se da vas ovaj email nalazi u dobrom zdravlju,' kako biste stvorili prijateljsku atmosferu. Ovi gestovi doprinose razmotrnom otvaranju emaila.
LiveAgent je najrecenziranog i #1 helpdesk softvera za mala i srednja poduzeća. Isprobajte ga danas s našom besplatnom 30-dnevnom probnom verzijom. Nije potrebna kreditna kartica.
Naučite kako napisati učinkovite profesionalne e-maile predstavljanja s savjetima o redacima predmeta, tekstu tijela i čestim greškama koje treba izbjegavati. O...
Naučite kako učinkovito završiti poslovne emaile sa savjetima i predlošcima. Uključite glatku liniju zatvaranja, profesionalan potpis i kontaktne podatke. Izbje...
Poboljšajte svoje vještine umrežavanja s predlošcima e-pošte LiveAgent-a i savjetima. Naučite kako napisati privlačne redove predmeta i poruke za učinkovitu kom...
Pridružite se našoj zajednici zadovoljnih klijenata i pružite izvrsnu korisničku podršku uz LiveAgent.
