Predložak za komunikacijski plan

Komunikacijski planovi naglašavaju kako poduzeće, organizacija ili osoba vrši interakciju sa svojim internim i eksternim dionicima kako bi bili ažurirani o najnovijem razvoju.

Uključuje tko, što, kad, gdje, zašto i kako dijelove komunikacijske strategije i taktike krojene za određeni projekt ili kampanju.

U ovoj objavi ćemo vam dati predloške za komunikacijski plan koje možete koristiti za vlastito poduzeće kad god trebate poslati različite vrste poruka različitim dionicima. Također ćemo navesti neke savjete za kreiranje učinkovitog plana komunikacije.

Važnost posjedovanja komunikacijskog plana

U današnjem brzom i neprestano promjenjivom svijetu, imati jasan i koncizan plan komunikacije koji je spreman za korištenje po potrebi je važnije nego ikad.

Bez njega, poduzeća se mogu lako izgubiti u detaljima i propustiti važne prilike da se povežu sa svojim dionicima ili ne iskoristiti te prilike dovoljno brzo.

Predložak za komunikacijski plan može biti vrijedan alat za organizacije svih veličina. Bilo da komunicirate sa svojim zaposlenicima, klijentima, partnerima ili medijima, komunikacijski plan može pomoći osigurati da je vaša poruka jasna, koncizna i dobro usmjerena. U tom slučaju, PR predložak vam također može pomoći strukturirati objavu ako je trebate dostaviti brzo i učinkovito.

Kako nasloviti komunikacijski plan

Naslov dokumenta treba odražavati njegovu svrhu, što obično (ali ne uvijek) znači izraz “Komunikacijski plan” i još par određenih detalja. Na taj način, svi koji dođu u kontakt s dokumentom će znati za što služi i mogu se lako pozvati na njega ako je potrebno.

Primjer predloška za komunikacijski plan

Na primjer, ako je komunikacijski plan namijenjen za lansiranje novog proizvoda ili određenu marketinšku kampanju, možete mu dati naslov koji navodi upravo to. Drugi elementi koji mogu biti uključeni u naslov su datumi kada će komunikacijski plan biti efektivan i naziv organizacije ili tima na koji se primjenjuje.

Uključivanje te vrste informacija u naslov dokumenta će obavijestiti relevantne stranke o planu slanja poruka i učiniti da svi razumiju proces, sa fokusom na to kada se određene komunikacijske aktivnosti trebaju ili moraju dogoditi.

Primjeri naslova komunikacijskog plana

  • Komunikacijski plan za lansiranje novog proizvoda
  • [Naslov]: Komunikacijski plan za marketinšku kampanju
  • [Naziv kompanije] Interni komunikacijski plan
  • Strateški komunikacijski plan: [Naziv kompanije]
  • [Naziv projekta] Komunikacijski plan za upravljanje projektom
  • Novi komunikacijski plan za [Promjena u kompaniji]
  • Plan za komunikaciju s dionicima: [Naziv kompanije]
  • [Datum početka] – [Datum zavšetka]: Komunikacijski plan za ožujak

Kako napisati komunikacijski plan

Način na koji komunikacijski plan počinje zavisi od svrhe ili tipa komunikacije.

Ponekad je korisno početi s uvodom koji pruža kontekst i postavlja ton za komunikacijski stil koji treba slijediti, dok u drugim slučajevima ima više smisla skočiti odmah na ciljeve i strategije komunikacije.

Općenito, korake ispod je korisno slijediti kako bi napisali učinkovit komunikacijski plan koji će osigurati da vaša poruka pogađa ravno u cilj.

  • Napravite reviziju vaše postojeće strategije komunikacije (ako je primjenjivo) – to će vam omogućiti da prepoznate sva problematična područja ili praznine u sadržaju (npr. nedostatak marketinških materijala) koje trebaju biti uključene u novi ili ažurirani plan.

  • Definirajte SMART ciljeve za vaš komunikacijski plan – postavljanje ciljeva koji su specifični, mjerljivi, dostižni, relevantni i imaju vremenski okvir će vam pomoći da odredite njegovu učinkovitost.

  • Razvijte izjavu o misiji vaše organizacije, temeljne vrijednosti i ključne poruke – to bi trebala biti osnova na kojoj ćete graditi sve komunikacijske strategije i aktivnosti. To može također biti izričito navedeno u komunikacijskom planu (npr. poslovne ponude)

  • Identificirajte dijelove ciljane publike za koju je vaš komunikacijski plan namijenjen – poznavanje i razumijevanje primatelja vaših poruka olakšava određivanje pravog tona poruka.

  • Odlučite kojim kanalom ili kanalima će vaša poruka biti dostavljena – izbor najbolje metoda dopiranja do vaše ciljane publike, na primjer email ili priopćenje za javnost, ima utjecaj na to kako će komunikacijski plan biti napisan.

  • Odredite odgovorne stranke – odlučite tko će biti odgovoran za dostavljanje vašeg komunikacijskog plana na različite kanale i različitoj publici.

  • Izračunajte koliko će svaki korak trajati i samim time koliko dugo će ukupno trajati komunikacijski plan – to je potrebno za objašnjenje vremenske linije i alokaciju proračuna kako bi potrebni resursi bili dostupni.

  • Mjerite rezultate vašeg plana nakon komunikacije s relevantnim dionicima – prepoznavanje prostora za napredak znači da možete ažurirati vašu strategiju kako bi povećali njenu učinkovitost.

Što uključiti u komunikacijski plan

  • Svrha – što ovaj određeni komunikacijski plan namjerava postići

  • Ciljana publika – ciljana publika za vaše poruke

  • Datumi – kada je kreiran i/li kada se ovaj određeni komunikacijski plan počinje primjenjivati

  • Metode – putem kojih komunikacijskih kanala ćete slati vaše poruke

  • Uloge i odgovornosti – za koje zadatke se brine svaka uključena stranka

  • Da i ne – dobre prakse i uobičajene greške koje treba izbjeći kada komunicirate s dionicima projekta

  • Okvir za eskalaciju – npr. vaša ‘prva linija obrane’ i identificiranje ‘tima za veće incidente’

  • Ažuriranja – kako i kada doraditi dokument kako bi održali učinkovit komunikacijski plan

Primjeri i predlošci komunikacijskog plana

Komunikacijski plan za lansiranje novih proizvoda

[Company Name]: [Product Name] Launch Communication Plan

This communication plan applies to the launch of [Product Name] and is in effect from [start date] – [end date], before and after the launch date of [launch date].

Objectives:

• Ensure that all employees are aware of the launch date and have the necessary information about the product
• Generate excitement and interest in the product amongst employees
• Provide a clear and concise message to customers about the product
• Manage expectations with regards to delivery times and availability

Communication mediums:

• Email
• Press release
• Social media post – [Channel 1], [Channel 2], …

Launch Phases:

• Pre-Launch Activities
• Launch Day
• Post-Launch Follow Up

Pre-Launch Activities ([X] months prior to launch):

• [Activity 1]
• [Activity 2]
• [Activity 3] …

Launch Day:

• Live product unveiling
• Interviews with [Media Outlets]
• Tracking reactions

Post-Launch Follow Up (up to [X] months following launch):

• [Activity 1]
• [Activity 2]
• [Activity 3] …

Roles and responsibilities:

• [Person 1] will be responsible for drafting all communication materials
• [Person 2] will be responsible for sending out communication materials to the media
• [Person 3] will be responsible for handling customer inquiries

Do:

• Create a communication timeline to ensure that all communication activities are carried out in a timely and coordinated manner
• Make use of visuals (e.g. images, infographics) to break up text and add interest
• Proofread all communication materials before sending them out

Don’t:

• Overload stakeholders with too much information at once – provide updates on a regular basis to avoid overwhelming them.
• Forget to include a call-to-action (e.g. visit our website, sign up for our newsletter) in order to engage the reader
• Neglect to test communication materials (e.g. send out a test email) before sending them to the entire list of stakeholders

Framework for escalation:

• If there are any problems with the communication plan, please contact [Person Responsible].
• If [Person Responsible] is unavailable, please contact [Alternative Contact]

Updates:

• This communication plan will be reviewed and finalized on [review date]
• Changes may be made to the communication goals, target audience, and channels
• Updated communication plans should be sent to the [Internal Team/Department Responsible]

[Naslov]: Komunikacijski plan za marketinšku kampanju

[Company Name] will be launching a marketing campaign for [Product Name] from [start date] to [end date].

Goals:

• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3] …

SWOT Analysis:

• Strengths – [Strength 1], [Strength 2], [Strength 3], …
• Weaknesses – [Weakness 1], [Weakness 2], [Weakness 3], …
• Opportunities – [Opportunity 1], [Opportunity 2], [Opportunity 3], …
• Threats – [Threat 1 ], [Threat 2 ], [Threat 3 ], …

Tactics:

• [Tactic 1]
• [Tactic 2]
• [Tactic 3] …

Channels:

• Email
• Paid search
• Display advertising
• Social media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram
• Press release
• Blog post
• Events and webinars – [Event 1], [Event 2], [Event 3], …

Roles and responsibilities:

• [Person/Team Responsible 1 ] will be responsible for drafting all communication materials.
• [Person/Team Responsible 2] will be responsible for sending out communication materials to the media.
• [Person/Team Responsible 3] will be responsible for handling customer inquiries.
• [Person/Team Responsible 4] will be responsible for managing the budget.

Budget:

• $[X] for [Tactic/Channel 1]
• $[Y] for [Tactic/Channel 2]
• $[Z] for [Tactic/Channel 3] …

Evaluation:

• [KPI 1] will be used to measure the success of this marketing campaign
• [KPI 2] will be tracked on a weekly basis and reported to the [Person/Team Responsible]
• [KPI 3] …

Timeline:

• [Activity 1] – [start date] to [end date]
• [Activity 2] – [start date] to [end date]
• [Activity 3] – [start date] to [end date] …

This communication plan will be finalized on [review date] and is therefore subject to change until that date.

[Naziv kompanije] Interni komunikacijski plan

Objectives: To ensure that all stakeholders are kept up to date with developments, and to keep communication channels open.

Situational Analysis: Internal communication at [company name] has been identified as an area that needs improvement. In particular, communication between management and staff, and communication amongst team members has been identified as needing improvement.

Stakeholders: all employees of [company name]

Implementation:

• A communication plan will be put in place to improve communication at [company name]
• All employees will be made aware of the communication plan and their roles in it
• The communication plan will be reviewed on a regular basis and updated as necessary

Teams Involved: Management team, HR team, communications team

Roles and Responsibilities:

• Management team – responsible for communication with staff
• HR team – responsible for communication amongst team members
• Communications team – responsible for drafting and sending communication materials

Key Messages:

• Effective communication at all times is crucial
• Communication at [Company Name] requires improvement
• This communication plan will be put in place to effect the necessary changes
• All employees have a role to play in the communication plan
• The communication plan will be reviewed on a regular basis
• Communication is a two-way process
• Employees should feel free to ask questions and give feedback

Guidelines:

• All communication should be clear and concise
• Communication materials should be sent out in a timely manner
• Communication channels should be monitored regularly
• Communication should be respectful and professional at all times

Approval: [Person Responsible], [Position], [Creation date]

Strateški komunikacijski plan: [Naziv kompanije]

Executive Summary: This communication plan is for [purpose] and will be in effect from the [start date] until [end date].

Objectives: Maintain effective communication with the various audiences to uphold the mission and values of the company.

Mission Statement: [Company mission statement]

Core Values: [Company values]

Situational Analysis: [Background information and context about the situation or problem that the communication plan is designed to address]

Audience | Message(s) | Media or Channel | Frequency | Timing | Assigned Team Member | Feedback Method

[Audience 1 | [Message 1] | Face-to-face | Weekly | Every [Weekday] | [Person/Team Responsible 1] | Survey

[Audience 2 | [Message 2] | Report | Monthly | Within [X] hours of approval | [Person/Team Responsible 2] | Evaluation Form

[Audience 3 | [Message 3] | Email | Daily | [Time] | [Person/Team Responsible 3] | Review …

[Naziv projekta] Komunikacijski plan za upravljanje

Project Name: [Project Name]

Project Manager: [Project Manager’s Name]

Beginning Date: [start date]

Completion Date: [end date]

Project Objectives: Design and build a website and mobile app for the client’s new e-commerce business. Optimize the former for search engine ranking (SEO) and both for conversion, in accordance with [Company Name]’s latest SEO guidelines. Make the website and app user-friendly, mobile-responsive, and visually appealing, including an effective call-to-action (CTA) that encourages users to convert easily.

Communication Goal | Communication Method | Audience | Frequency

[Goal 1] | [Method 1] | [Audience 1] | [Daily/Weekly/Monthly]

[Goal 2] | [Method 2] | [Audience 2] | [Daily/Weekly/Monthly]

[Goal 3] | [Method 3] | [Audience 3] | [Daily/Weekly/Monthly]

Novi komunikacijski plan za [Promjena unutar kompanije]

Created By: [Person Responsible]

Effective Of: [start date]

Summary:

• [Change 1] is happening because [reason 1]
• [Change 2] is a result of [reason 2]
• [Change 3] is necessary in order to [reason 3] …

What does this mean for employees?

[Explanation of how the change will affect employees]

Stakeholders:

• [Audience 1] will be impacted by [change 1]
• [Audience 2] will be affected by [change 2]
• [Audience 3] will need to adjust as a result of [change 3]

Phases:

Task | Timeline | Person/Team Responsible

[Task 1] | Day 1/Week 1/start date/etc.] | [Person/Team Responsible 1]

[Task 2] | Day 2/Week 2/mid date/etc.] | [Person/Team Responsible 2]

[Task 3] | Day 3/Week 3/end date/etc.] | [Person/Team Responsible 3] …

Plan za komunikaciju s dionicima: [Naziv kompanije]

Effective from: [start date] to [end date]

Goals:

• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3] …

Objectives:

• [Objective 1]
• [Objective 2]
• [Objective 3] …

Changes:

• [Change 1]
• [Change 2]
• [Change 3] …

Projections:

• [Projection 1]
• [Projection 2]
• [Projection 3] …

Stakeholder communication:

• [Channel 1]
• [Channel 2]
• [Channel 3] …

Contact Details: [Person Responsible], [Position], [Phone number/email address/etc.]

[Datum početka] – [Datum završetka]: Komunikacijski plan za ožujak

Company Name: [Company Name]

Date Created: [creation date]

Contact Information: [contact details]

Introduction:

This communication plan has been created for [purpose] and will be in effect from the creation date.

Objectives:

• [Objective 1]
• [Objective 2]
• [Objective 3] …

Audience:

• [Target user 1]
• [Target user 2]
• [Target user 3] …

Dobre prakse za komunikacijski plan

  • Započnite s tablicom ili grafikonom kako bi prepoznali vrste poruka – koje komunikacijske kanale ćete koristiti, na koga ciljate, ton i slično.

  • Plan akcije bi se trebao kreirati prije slanja bilo kakve komunikacije – najbolje je biti proaktivan i mapirati strategije za različite poruke prije početka vaših aktivnosti ili prije nego bilo što pođe po zlu.

  • Ukljućite plan za kriznu komunikaciju kao dio vašeg većeg komunikacijskog plana – više o tome ovdje ➡️ Kontrolni popis za plan komunikacije u slučaju krize

  • Redovno pregledavajte i ažurirajte vaš komunikacijski plan kako se projekt nastavlja – stvari će se neizbježno mijenjati i htjet ćete da se vaša razmjena poruka prilagodi sukladno tome.

  • Pobrinite se da su svi u komunikacijskom timu svjesni dokumenta i znaju svoje uloge – planovi akcije su učinkoviti koliko i ljudi koji ih provode.

  • Odredite nekoga da upravlja komunikacijom i pobrinite se da ima potrebno vrijeme i resurse kako bi bio uspješan.

Make your communication top notch with LiveAgent

Our multi-channel ticketing system can help you communicate better and faster. Start your free trial today and experience the benefits.

Sažetak

Komunikacija je ključ uspjeha u svakom poslovanju, a kreiranje plana kako komunicirati ne mora biti komplicirano.

Ako slijedite predložak, možete napisati učinkovit plan komunikacije koji naglašava kako ćete se obratiti vašoj ključnoj publici u različitim situacijama.

Uz dobro napisan dokument komunikacijskog plana, svi u vašoj organizaciji mogu razumjeti kakva vrsta poruke se treba slati, kada i kako.

Kada to imate, vaša strategija poruka će biti kohezivna i u skladu s vašim poslovnim ciljevima, što povećava vaše šanse postizanja vaših komunikacijskih ciljeva.

Frequently asked questions

Kada bih trebao kreirati komunikacijski plan?

Čim prije moguće ili na samom početku projekta ili inicijative, prije početka bilo kakvih ključnih aktivnosti. To vam omogućuje da razmislite o svim ključnim dionicima i kako im se najbolje obratiti koristeći vašu poruku. Ako budete predugo čekali kako bi razvili komunikacijski plan dok projekt već traje, bit će vam teže dobiti ulagače i sudionike.

 

Što je drugačije u vezi kriznog komunikacijskog plana?

Druge vrste komunikacije se mogu koristiti svakodnevno, ali krizni komunikacijski plan je posebno krojen za rješavanje komunikacija tijekom i poslije velike krize ili incidenta. Cilj kriznog komunikacijskog plana je osigurati da se prave informacije šalje pravim ljudima na vrijeme, neovisno od vanjskih faktora.

 

Koliko često trebam ažurirati svoj komuniakcijski plan?

Općenito bi bilo najbolje revidirati i ažurirati komunikacijski plan barem jednom godišnje kako bi informacije unutar njega bile relevantne i točne, kao i da možete napraviti potrebne promjene ili dodatke na vrijeme. Međutim, ako postoje bilo kakve veće promjene ili događaji unutar organizacije koji potencijalno mogu utjecati na njenu komunikacijsku strategiju, onda se ažuriranje plana treba obaviti što prije moguće, umjesto čekanja na redovnu reviziju. Time postižete da su svi koji su uključeni u izvršavanje plana svjesni svih novih promjena ili potencijalnih rizika te da mogu poduzeti prikladne akcije sukladno tome.

 

Tko može imati koristi od komunikacijskog plana?

Pojedinci, grupe i poduzeća mogu poboljšati svoje poruke naglašavajući željene rezultate komunikacije, specificirajući korake potrebne za ispunjavanje tih ciljeva i identificirajući odgovorne osobe za svaki korak. To je ključno za te ljude i organizacije, kao i za dionike koji će primiti poruke, pošto će plan pomoći da sva komunikacija bude jasna i koncizna, kao i spriječiti greške u komunikaciji i nesporazume.

 

Nazad na predloške Kreirajte račun besplatno

Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.

×
Dogovorite jedan na jedan poziv i otkrijte koje pogodnosti LiveAgent može donijeti vašem poduzeću.

Dostupni smo na više datuma

Dogovorite demo