Kontrolni popis za rad na daljinu

Jasno odredite vrijeme tijekom se od vaših zaposlenika očekuje da rade.

Zašto je određivanje vašeg radnog vremena važno?

Zaposlenici ga trebaju biti svjesni, kao i poslodavci. Ako ljudi nisu svjesni svog radnog vremena, to može dovesti do problema s produktivnosti i učinkovitosti.

Kako odrediti vaše radno vrijeme?

Pitajte zaposlenike koje im je najprikladnije vrijeme za rad. Odlučite što je najbolje za tim, bio to strogi vremenski raspored ili fleksibilno radno vrijeme.

Koji alati pomažu u određivanju vašeg radnog vremena?

Alati za upravljanje vremenom kao što su Trello, Toggl i slično.

Osigurajte da vaši zaposlenici razumiju svoje dužnosti. Pobrinite se da ne budete sitničavi, jer će to samo dovesti do frustracija i niže produktivnosti.

Zašto je jasno postavljanje odgovornosti i očekivanja važno?

Što jasnije svi razumiju svoje dužnosti i što se očekuje od njih, to će radno okruženje biti produktivnije. Poslodavci će moći držati radnike odgovornima za njihov rad, dok će se zaposlenici osjećati kao da imaju pravo glasa.

Kako postaviti jasne odgovornosti i očekivanja?

Pripremite opise poslova koji opisuju odgovornosti za svaku poziciju i pobrinite se da ih ažurirate po potrebi. Obavijestite vaše osoblje o svim potencijalnim promjenama.

Koje alate koristiti u ovom koraku?

Alati za suradnju kao što su Trello, Asana ili Basecamp kreiraju specifične zadatke za zaposlene i prate njihov napredak.

Postavite jasnu politiku za rad na daljinu u pogledu praznika, pauza, odmora i bolovanja.

Zašto je odlučivanje o slobodnom vremenu važno?

Poslodavci se moraju nositi s odsutnostima radnika kako bi se poslovanje nastavilo, a zaposlenici moraju znati što je prihvatljivo u pogledu uzimanja slobodnih dana.

Kako odlučiti o slobodnom vremenu?

Najbolje je dopustiti barem nekoliko slobodnih dana. Neki od tih dana će biti plaćeni, a neki ne, ovisno o specifičnim politikama za svakog zaposlenika. Neki poslodavci čak dopuštaju neograničen odmor, no to obično zahtijeva povjerenje s obje strane i posvećenost radnim obvezama bez nadgledanja. Kažite svom osoblju da zahtjeve za slobodne dane predaju koliko god je unaprijed moguće.

Koje alate koristiti za odluku o slobodnom vremenu?

Koristite Google Docs ili Sheets kako bi kreirali datoteku gdje svi mogu zatražiti slobodne dana, dodavati bilješke i vidjeti sve promjene u stvarnom vremenu.

Planirajte koliko često, gdje i kada će se sastanci održavati.

Zašto je organiziranje sastanaka unaprijed važno?

Sastanci trebaju biti praktični i učinkoviti ako ćete ih redovno održavati. Tako svi mogu ostati fokusirani na svoje trenutne zadatke, bez gubljenja vremena.

Kako organizirati sastanke unaprijed?

Trebate odrediti redovne sastanke za ažuriranje za vaš tim. Na primjer, svaki petak ujutro ili srijedu popodne. Također možete organizirati ad-hoc sastanke kada se nešto mora odmah riješiti.

Koji alati pomažu u organiziranju sastanaka unaprijed?

Slack, LiveWebinar, Zoom ili Google Hangouts su sve odlični alati za video komunikaciju.

Komunikacija je ključna za svaki remote tim. Ustanovite naputke za komunikaciju i pobrinite se da ih svi slijede.

Zašto je pojednostavljenje komunikacije važno?

Ako ne provodite plan komunikacije, stvari mogu brzo postati kaotične. Kako bi svi u timu bili svjesni i informirani, nužno je ustanoviti način na koji mogu komunicirati učinkovito i brzo..

Kako pojednostaviti komunikaciju?

Ključno je imati način praćenja napretka projekata, tako da možete odrediti zaostaje li netko. Nadalje, korisno je vidjeti što vaš tim svakodnevno radi.

Kako bi pojednostavili komunikaciju s klijentima, koristite tiketing softver kao što je LiveAgent. Vaši emailovi, chatovi, pozivi, spominjanja na društvenim medijima i poruke s ostalih kanala će sve završiti u jednoj univerzalnoj ulaznoj pošti. To čini komunikaciju lakšom i rezultira višim razinama zadovoljstva klijenata.

Koje alate koristiti kako bi pojednostavili komunikaciju?

• Timska komunikacija – alati kao što su Asana ili Basecamp su korisni, ali samo ako ih svi stalno koriste.
• Komunikacija s klijentima – kompaktni help desk softver kao što je LiveAgent (besplatan je za isprobati!).

Kako bi svi jednako razmišljali i kretali se u istom smjeru, svaki tim treba set zajedničkih vrijednosti i ciljeva.

Zašto je briga o kulturi kompanije važna?

Smjernice tvrtke će pomoći privući buduće zaposlenike, ali su važne i za zadržavanje postojećih. Zaposlenici koji se osjećaju kao članovi tima i čije vrijednosti se poklapaju s vrijednostima organizacije će se vjerojatnije zadržati u kompaniji.

Kako se pobrinuti za kulturu kompanije?

Kreirajte popis temeljnih vrijednosti i pobrinite se da ih svi razumiju. Također, priručnik kompanije može naglasiti politiku i očekivanja kompanije.

Koji alati pomažu da se pobrinete za kulturu kompanije?

Možete kreirati Google Docs dokument ili napraviti kratki video/prezentaciju o temeljnim vrijednostima vaše kompanije.

Potvrdite da vaši zaposlenici imaju produktivno radno okruženje prije nego počnu s radom na daljinu.

Zašto je provjera radnog okruženja vaših radnika na daljinu važna?

Nemaju svi idealne uvjete za rad od kuće. Ako želite da se vaše osoblje fokusira na posao, oni trebaju imati sve potrebne resurse i alate.

Kako provjeriti radno okruženje vaših radnika na daljinu?

Ako je moguće, iznajmite poslovni prostor u njihovoj blizini (npr. prostor za zajednički rad). Ako ne, nastojte im poboljšati uvjete za rad od kuće davanjem opreme (stolice, stolovi itd.).

Koje alate koristiti za provjeru radnog okruženja vaših radnika na daljinu?

Kako bi saznali nedostaje li nekome prikladno okruženje za rad na daljinu, možete napraviti upitnik koristeći Google Forms.

Kada vaš tim počne s radom na daljinu, ključno je imati plan za uključivanje novih zaposlenika.

Zašto je planiranje uključivanja u rad na daljinu važno?

Ako nemate plan za uključivanje, uhodavanje novih zaposlenika može postati izazov.

Kako planirati uključivanje u rad na daljinu?

Planirajte video sastanke i trening sesije za vaše zaposlenike kako bi brzo upoznali novi sustav. Kreirajte priručnike koje svaki zaposlenik treba pročitati kako bi se upoznao sa smjernicama kompanije.

Koje alate koristiti za planiranje uključivanja u rad na daljinu?

Možete koristiti LiveWebinar za online trening sesije. Kreirajte priručnike koristeći Google Docs/Sheets.

Kako bi bili produktivni, radnici na daljinu trebaju prikladne alate, kao što je računalo s instaliranim svim potrebnim programima.

Zašto je važno pobrinuti se da vaši zaposlenici imaju sve potrebne uređaje?

Ako vaši radnici na daljinu nemaju prikladne osobne uređaje ili alate, bit će im teško obavljati svoj posao.

Kako se pobrinuti da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?

Opremite vaše zaposlenike s pravim alatima i uređajima.

Koje alate koristiti kako bi se pobrinuli da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?

Možete kreirati popis potrebnih stvari za rad na daljinu koristeći Google Docs/Sheets. Razmislite o ulaganju u tehnologiju kao što je cloud pohrana (npr. Dropbox) i dijeljenje datoteka (Google Drive).

Pouzdana internet veza je nešto što radnici na daljinu moraju imati .

Zašto je omogućavanje pristupa internetu važno?

Ako internet veza zaposlenika ne bude radila samo par minuta, to može imati značajne posljedice. Provjerite imaju li poteškoća s povezivanjem na internet tijekom rada na daljinu.

Kako svima omogućiti pristup internetu?

Redovito provjeravajte brzine interneta u svih zaposlenika. Ako ima problema, kontaktirajte pružatelja usluge kako bi to riješio čim prije.

Koje alate koristiti kako bi svima omogućili pristup internetu?

Pingdom vam omogućava nadzor stanja internetske veze s bilo koje lokacije na svijetu.

Pobrinite se da vaši zaposlenici imaju pristup tehničkoj podršci ako nešto ne funkcionira pravilno.

Zašto je omogućavanje tehničke podrške važno?

Ako vaši radnici na daljinu nemaju pristup tehničkoj podršci, mogu postati frustrirani i vidjeti to kao prepreku koja ih sprječava da završe svoje zadatke.

Kako omogućiti tehničku podršku?

Dajte svojim zaposlenicima popis kontakta za podršku, uključujući email adrese, telefonske brojeve i slično.

Koje alate koristiti za omogućavanje tehničke podrške?

Možete kreirati dokument (npr. koristeći Google Docs) koji naglašava proces tehničke podrške i dati svima u timu pristup dokumentu. Razmislite o ulaganju u softver koji omogućuje vašim zaposlenicima pristup podršci 24 sata dnevno.

Vaši radnici na daljinu moraju razumjeti koje su njihove sigurnosne dužnosti.

Zašto je određivanje sigurnosnih dužnosti važno?

Sigurnost vaših zaposlenika uvijek treba biti top prioritet. Vaše osoblje treba biti svjesno opasnosti uključenih u rad od kuće i razumjeti sigurnosne politike kompanije.

Kako postaviti sigurnosne dužnosti?

Jasno im objasnite što oni trebaju učiniti i na koje elemente sigurnosti se trebaju fokusirati.

Koje alate koristiti za određivanje sigurnosnih dužnosti?

Geofencing vam omogućuje praćenje lokacije uređaja zaposlenika i postavljanje granica koje ne može prijeći. No ovaj korak je neophodan samo ako su u pitanju jako osjetljivi podaci unutar vaše kompanije, inače trebate uvijek imati povjerenja u vaše osoblje – isplatit će vam se.

Održavajte redovna ažuriranja aplikacija i uređaja u vašem timu.

Zašto je važno brinuti se za redovna ažuriranja?

Ako vaši radnici na daljinu ne ažuriraju svoje uređaje, oni mogu postati ranjivi na kibernetičke napade. Potvrdite da svi vrše redovna ažuriranja, bez zanemarivanja.

Kako se pobrinuti za redovna ažuriranja?

Kreirajte dokument koji sadrži popis potrebnih ažuriranja, tako da svi imaju pristup toj informaciji.

Koji alati vam pomažu da se pobrinete za redovna ažuriranja?

Trebate razmisliti o ulaganju u alate kao što su Microsoft AutoUpdate (za Windows) ili Mac OS X Update (za Apple uređaje), koji će vam omogućiti automatsko ažuriranje softvera svih vaših zaposlenika.

Trebate identificirati područja gdje će se vaši zaposlenici vjerojatnije susretati sa sigurnosnim problemima.

Zašto je identifikacija sigurnosnih rizika važna?

Ako znate gdje opasnost vreba, možete poduzeti potrebne korake da je ublažite. Identificirajte sve potencijalne prijetnje prije nego postanu problem.

Kako identificirati sigurnosne rizike?

Razmislite o kreiranju mape sigurnosnih rizika koja naglašava područja gdje vaši zaposlenici mogu naletjeti na opasnost..

Koje alate koristiti za identifikaciju sigurnosnih rizika?

Postoje različiti alati za identifikaciju područja sigurnosnih rizika, uključujući Geofencing, softver za nadzor društvenih medija (kao što je Mediatoolkit) i Google Alerts.

U slučaju da nešto nije u redu, trebate imati plan za slučaj opasnosti i učiniti vaše radno okruženje sigurnijim.

Zašto je pisanje plana za slučaj opasnosti važno?

U slučaju opasnosti, vaši radnici na daljinu mogu početi paničiti i dodatno pogoršati stvari. Plan za slučaj opasnosti sprječava da se to dogodi.

Kako napisati plan za slučaj opasnosti?

Kreirajte dokument sa to-do popisom koji naglašava plan za slučaj opasnosti, korak po korak.

Koji alati vam pomažu u pisanju plana za slučaj opasnosti?

Alati korišteni od strane vaših zaposlenika će obično biti oni s kojima su najbolje upoznati i koje će najbrže razumjeti.

Jedan od najvećih problema s radom na daljinu je nemogućnost izravne komunikacije s ljudima. Pošto radnici na daljinu provode većinu svog vremena unutar četiri zida, njihovo mentalno zdravlje je ključno.

Zašto je briga o dobrobiti vaših zaposlenika važna?

Ako zaposlenik ima problema sa svojim mentalnim zdravljem, to može imati ogroman utjecaj na učinkovitost kompanije.

Kako pomoći u brizi za mentalno zdravlje svojih zaposlenika?

Bilo da je to vezano za posao ili ne, pobrinite se da svi imaju pristup pomoći ako je potrebno.

Koji alati pomažu u brizi za mentalno zdravlje vaših zaposlenika?

Možete provesti anonimnu anketu koristeći Google Forms ili SurveyNuts.

Ohrabrite svoje zaposlenika na neobavezan razgovor sa svojim kolegama, čak i za teme nevezane za posao. To će pomoći da se osjećaju povezanije s timom i spriječiti osjećaj izoliranosti.

Zašto je poticanje na neobavezan razgovor između kolega važno?

Ako se vaši zaposlenici počnu osjećati kao da su u izlogu, može im biti teško koncentrirati se na svoj posao.

Kako potaknuti neobavezne razgovore među kolegama?

Obratite pažnju na svaku priliku za “remote” sastanke, ne samo za one u vezi posla, nego i za proslave rođendana kolega, na primjer.

Koji alati vam pomažu u poticanju neobaveznih razgovora između kolega?

Svaki alat za webinare i razmjenu poruka (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itd.) će poslužiti svrsi.

Kod rada na daljinu se učenje novih vještina može pokazati izazovnijim nego pri radu u uredu. Dajte svojim zaposlenicima alternativne opcije i poticaje za učenje novih vještina, prilike da postanu bolji. Omogućite im pristup tehnologiji koja će im pomoći u svemu tome.

Zašto je omogućavanje obuke za vaše zaposlenike važno?

Omogućavanje razvoja vaših zaposlenika im pomaže da svoj posao vide kao karijeru, ne samo još jedan posao. Ohrabrite ih na pohađanje webinara ili tečajeva vezanih za njihove profesionalne interese.

Kako svojim zaposlenicima pružiti mogućnosti za obuku?

Razmislite o ponudi različitih tipova obuka, kao što su video tutorijali, webinari ili e-knjige. Također možete pružiti potporu vašim zaposlenicima koji žele završavati tečajeve u svoje slobodno vrijeme.

Koje alate koristiti za omogućavanje opcija obuke za vašim zaposlenicima?

Možete koristiti softver za video konferencije kao što je Skype ili Zoom za obuke uživo te platforme poput Lynda.com i Coursera kako bi im ponudili online tečajeve.