Kontrolni popis za rad na daljinu nudi smjernice za uspješno upravljanje remote timovima, uključujući organizaciju radnog vremena, komunikaciju, tehničku podršku i dobrobit zaposlenika. Idealno za poslodavce koji žele optimizirati rad na daljinu.
Trend rada na daljinu ima neprestani rast popularnosti i sve više poduzeća ga usvaja. Ako ste jedan od poslodavaca koji ima remote tim, bitno je da sve i dalje teče glatko.
Ovaj kontrolni popis naglašava esencijalne korake za upravljanje vašim remote timom tako da vaše poslovanje može napredovati.
To je vodič za poslodavce koji im pomaže u upravljanju njihovim timovima na daljinu. To uključuje postavljanje pravih alata i procedura, kao i kreiranje komunikacijskog plana.
Rad na daljinu ima mnoge prednosti, ali upravljanje timom bez osobnog kontakta može biti izazov. Ovaj kontrolni popis osigurava da je vaš tim i dalje produktivan i na pravom putu, čak i kada članovi nisu u uredu. Pošto uspostavlja osnovna pravila komunikacije, zaposlenici i poslodavci imaju koristi od njega.
Naš kontrolni popis za rad na daljinu je koristan za iduće ljude:
Vlsnici poduzeća: on prepoznaje je li njihovo poduzeće spremno za zapošljavanje i upravljanje radnicima na daljinu. Samim time, bit će spremni za izazove koji se mogu pojaviti.
HR odjeli: pomaže im prepoznati i riješiti potencijalne probleme s uključivanjem novog osoblja.
Radnici na daljinu: mogu provjeriti koja područja njihov poslodavac treba pokriti.
Neizuzeti zaposlenici: kako bi odredili je li rad na daljinu dobar izbor za njih.
Jasno odredite vrijeme tijekom se od vaših zaposlenika očekuje da rade.
Zaposlenici ga trebaju biti svjesni, kao i poslodavci. Ako ljudi nisu svjesni svog radnog vremena, to može dovesti do problema s produktivnosti i učinkovitosti.
Pitajte zaposlenike koje im je najprikladnije vrijeme za rad. Odlučite što je najbolje za tim, bio to strogi vremenski raspored ili fleksibilno radno vrijeme.
Alati za upravljanje vremenom kao što su Trello, Toggl i slično.
Osigurajte da vaši zaposlenici razumiju svoje dužnosti. Pobrinite se da ne budete sitničavi, jer će to samo dovesti do frustracija i niže produktivnosti.
Što jasnije svi razumiju svoje dužnosti i što se očekuje od njih, to će radno okruženje biti produktivnije. Poslodavci će moći držati radnike odgovornima za njihov rad, dok će se zaposlenici osjećati kao da imaju pravo glasa.
Pripremite opise poslova koji opisuju odgovornosti za svaku poziciju i pobrinite se da ih ažurirate po potrebi. Obavijestite vaše osoblje o svim potencijalnim promjenama.
Alati za suradnju kao što su Trello, Asana ili Basecamp kreiraju specifične zadatke za zaposlene i prate njihov napredak, a možete razmotriti i implementaciju Checklist App-a
Postavite jasnu politiku za rad na daljinu u pogledu praznika, pauza, odmora i bolovanja.
Poslodavci se moraju nositi s odsutnostima radnika kako bi se poslovanje nastavilo, a zaposlenici moraju znati što je prihvatljivo u pogledu uzimanja slobodnih dana.
Najbolje je dopustiti barem nekoliko slobodnih dana. Neki od tih dana će biti plaćeni, a neki ne, ovisno o specifičnim politikama za svakog zaposlenika. Neki poslodavci čak dopuštaju neograničen odmor, no to obično zahtijeva povjerenje s obje strane i posvećenost radnim obvezama bez nadgledanja. Kažite svom osoblju da zahtjeve za slobodne dane predaju koliko god je unaprijed moguće.
Koristite Google Docs ili Sheets kako bi kreirali datoteku gdje svi mogu zatražiti slobodne dana, dodavati bilješke i vidjeti sve promjene u stvarnom vremenu.
Planirajte koliko često, gdje i kada će se sastanci održavati.
Sastanci trebaju biti praktični i učinkoviti ako ćete ih redovno održavati. Tako svi mogu ostati fokusirani na svoje trenutne zadatke, bez gubljenja vremena.
Trebate odrediti redovne sastanke za ažuriranje za vaš tim. Na primjer, svaki petak ujutro ili srijedu popodne. Također možete organizirati ad-hoc sastanke kada se nešto mora odmah riješiti.
Slack, LiveWebinar, Zoom ili Google Hangouts su sve odlični alati za video komunikaciju.
Komunikacija je ključna za svaki remote tim. Ustanovite naputke za komunikaciju i pobrinite se da ih svi slijede.
Ako ne provodite plan komunikacije, stvari mogu brzo postati kaotične. Kako bi svi u timu bili svjesni i informirani, nužno je ustanoviti način na koji mogu komunicirati učinkovito i brzo..
Ključno je imati način praćenja napretka projekata, tako da možete odrediti zaostaje li netko. Nadalje, korisno je vidjeti što vaš tim svakodnevno radi.
Kako bi pojednostavili komunikaciju s klijentima, koristite tiketing softver kao što je LiveAgent. Vaši emailovi, chatovi, pozivi, spominjanja na društvenim medijima i poruke s ostalih kanala će sve završiti u jednoj univerzalnoj ulaznoj pošti. To čini komunikaciju lakšom i rezultira višim razinama zadovoljstva klijenata.
Kako bi svi jednako razmišljali i kretali se u istom smjeru, svaki tim treba set zajedničkih vrijednosti i ciljeva.
Smjernice tvrtke će pomoći privući buduće zaposlenike, ali su važne i za zadržavanje postojećih. Zaposlenici koji se osjećaju kao članovi tima i čije vrijednosti se poklapaju s vrijednostima organizacije će se vjerojatnije zadržati u kompaniji.
Kreirajte popis temeljnih vrijednosti i pobrinite se da ih svi razumiju. Također, priručnik kompanije može naglasiti politiku i očekivanja kompanije.
Možete kreirati Google Docs dokument ili napraviti kratki video/prezentaciju o temeljnim vrijednostima vaše kompanije.
Potvrdite da vaši zaposlenici imaju produktivno radno okruženje prije nego počnu s radom na daljinu.
Nemaju svi idealne uvjete za rad od kuće. Ako želite da se vaše osoblje fokusira na posao, oni trebaju imati sve potrebne resurse i alate.
Ako je moguće, iznajmite poslovni prostor u njihovoj blizini (npr. prostor za zajednički rad). Ako ne, nastojte im poboljšati uvjete za rad od kuće davanjem opreme (stolice, stolovi itd.).
Kako bi saznali nedostaje li nekome prikladno okruženje za rad na daljinu, možete napraviti upitnik koristeći Google Forms.
Kada vaš tim počne s radom na daljinu, ključno je imati plan za uključivanje novih zaposlenika.
Ako nemate plan za uključivanje, uhodavanje novih zaposlenika može postati izazov.
Planirajte video sastanke i trening sesije za vaše zaposlenike kako bi brzo upoznali novi sustav. Kreirajte priručnike koje svaki zaposlenik treba pročitati kako bi se upoznao sa smjernicama kompanije.
Možete koristiti LiveWebinar za online trening sesije. Kreirajte priručnike koristeći Google Docs/Sheets.
Kako bi bili produktivni, radnici na daljinu trebaju prikladne alate, kao što je računalo s instaliranim svim potrebnim programima.
Ako vaši radnici na daljinu nemaju prikladne osobne uređaje ili alate, bit će im teško obavljati svoj posao.
Opremite vaše zaposlenike s pravim alatima i uređajima.
Možete kreirati popis potrebnih stvari za rad na daljinu koristeći Google Docs/Sheets. Razmislite o ulaganju u tehnologiju kao što je cloud pohrana (npr. Dropbox) i dijeljenje datoteka (Google Drive).
Pouzdana internet veza je nešto što radnici na daljinu moraju imati .
Ako internet veza zaposlenika ne bude radila samo par minuta, to može imati značajne posljedice. Provjerite imaju li poteškoća s povezivanjem na internet tijekom rada na daljinu.
Redovito provjeravajte brzine interneta u svih zaposlenika. Ako ima problema, kontaktirajte pružatelja usluge kako bi to riješio čim prije.
Pingdom vam omogućava nadzor stanja internetske veze s bilo koje lokacije na svijetu.
Pobrinite se da vaši zaposlenici imaju pristup tehničkoj podršci ako nešto ne funkcionira pravilno.
Ako vaši radnici na daljinu nemaju pristup tehničkoj podršci, mogu postati frustrirani i vidjeti to kao prepreku koja ih sprječava da završe svoje zadatke.
Dajte svojim zaposlenicima popis kontakta za podršku, uključujući email adrese, telefonske brojeve i slično.
Možete kreirati dokument (npr. koristeći Google Docs) koji naglašava proces tehničke podrške i dati svima u timu pristup dokumentu. Razmislite o ulaganju u softver koji omogućuje vašim zaposlenicima pristup podršci 24 sata dnevno.
Vaši radnici na daljinu moraju razumjeti koje su njihove sigurnosne dužnosti.
Sigurnost vaših zaposlenika uvijek treba biti top prioritet. Vaše osoblje treba biti svjesno opasnosti uključenih u rad od kuće i razumjeti sigurnosne politike kompanije.
Jasno im objasnite što oni trebaju učiniti i na koje elemente sigurnosti se trebaju fokusirati.
Geofencing vam omogućuje praćenje lokacije uređaja zaposlenika i postavljanje granica koje ne može prijeći. No ovaj korak je neophodan samo ako su u pitanju jako osjetljivi podaci unutar vaše kompanije, inače trebate uvijek imati povjerenja u vaše osoblje – isplatit će vam se.
Održavajte redovna ažuriranja aplikacija i uređaja u vašem timu.
Ako vaši radnici na daljinu ne ažuriraju svoje uređaje, oni mogu postati ranjivi na kibernetičke napade. Potvrdite da svi vrše redovna ažuriranja, bez zanemarivanja.
Kreirajte dokument koji sadrži popis potrebnih ažuriranja, tako da svi imaju pristup toj informaciji.
Trebate razmisliti o ulaganju u alate kao što su Microsoft AutoUpdate (za Windows) ili Mac OS X Update (za Apple uređaje), koji će vam omogućiti automatsko ažuriranje softvera svih vaših zaposlenika.
Trebate identificirati područja gdje će se vaši zaposlenici vjerojatnije susretati sa sigurnosnim problemima.
Ako znate gdje opasnost vreba, možete poduzeti potrebne korake da je ublažite. Identificirajte sve potencijalne prijetnje prije nego postanu problem.
Razmislite o kreiranju mape sigurnosnih rizika koja naglašava područja gdje vaši zaposlenici mogu naletjeti na opasnost..
Postoje različiti alati za identifikaciju područja sigurnosnih rizika, uključujući Geofencing, softver za nadzor društvenih medija (kao što je Mediatoolkit) i Google Alerts.
U slučaju da nešto nije u redu, trebate imati plan za slučaj opasnosti i učiniti vaše radno okruženje sigurnijim.
U slučaju opasnosti, vaši radnici na daljinu mogu početi paničiti i dodatno pogoršati stvari. Plan za slučaj opasnosti sprječava da se to dogodi.
Kreirajte dokument sa to-do popisom koji naglašava plan za slučaj opasnosti, korak po korak.
Alati korišteni od strane vaših zaposlenika će obično biti oni s kojima su najbolje upoznati i koje će najbrže razumjeti.
Jedan od najvećih problema s radom na daljinu je nemogućnost izravne komunikacije s ljudima. Pošto radnici na daljinu provode većinu svog vremena unutar četiri zida, njihovo mentalno zdravlje je ključno.
Ako zaposlenik ima problema sa svojim mentalnim zdravljem, to može imati ogroman utjecaj na učinkovitost kompanije.
Bilo da je to vezano za posao ili ne, pobrinite se da svi imaju pristup pomoći ako je potrebno.
Možete provesti anonimnu anketu koristeći Google Forms ili SurveyNuts.
Ohrabrite svoje zaposlenika na neobavezan razgovor sa svojim kolegama, čak i za teme nevezane za posao. To će pomoći da se osjećaju povezanije s timom i spriječiti osjećaj izoliranosti.
Ako se vaši zaposlenici počnu osjećati kao da su u izlogu, može im biti teško koncentrirati se na svoj posao.
Obratite pažnju na svaku priliku za “remote” sastanke, ne samo za one u vezi posla, nego i za proslave rođendana kolega, na primjer.
Svaki alat za webinare i razmjenu poruka (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itd.) će poslužiti svrsi.
Kod rada na daljinu se učenje novih vještina može pokazati izazovnijim nego pri radu u uredu. Dajte svojim zaposlenicima alternativne opcije i poticaje za učenje novih vještina, prilike da postanu bolji. Omogućite im pristup tehnologiji koja će im pomoći u svemu tome.
Omogućavanje razvoja vaših zaposlenika im pomaže da svoj posao vide kao karijeru, ne samo još jedan posao. Ohrabrite ih na pohađanje webinara ili tečajeva vezanih za njihove profesionalne interese.
Razmislite o ponudi različitih tipova obuka, kao što su video tutorijali, webinari ili e-knjige. Također možete pružiti potporu vašim zaposlenicima koji žele završavati tečajeve u svoje slobodno vrijeme.
Možete koristiti softver za video konferencije kao što je Skype ili Zoom za obuke uživo te platforme poput Lynda.com i Coursera kako bi im ponudili online tečajeve.
Osnove:
Tehnički aspekti:
Sigurnost:
Mentalo zdravlje:
Jedna od popularnih metoda je kreiranje online portala sa svim informacijama koje novi zaposlenik može trebati, kao što su politike, procedure, kontakt informacije i materijal za obuku. Još jedna od standardnih metoda je dodjeljivanje mentora koji može pomoći uklopiti novog djelatnika u kulturu kompanije i odgovoriti na sva pitanja. Druge metode uključuju video chatove, konferencijske pozive i obuku na licu mjesta. Odlučite koja metoda je najprikladnija za vaše poduzeće.
Uspješno iskustvo uključivanja radnika na daljinu treba uključivati: gradnju veza s ostalim radnicima, učenje kako raditi izvan ureda, razumijevanje politika kompanije te njene kulture i procedura, kao i uključivanje u interne komunikacijske alate. Dajte ljudima vremena i podržite njihovu aklimatizaciju prije nego ih bacite u vatru.
Da, u većini slučajeva. Zapravo, radnici na daljinu su češće produktivniji i imaju manju stresa u odnosu na njihove kolege iz ureda. Oni se osjećaju udobnije radeći iz kućnog okruženja i ne ometa ih politika ureda, drame ili čavrljanje kraj aparata za kavu.
Proces uključenja za novog radnika na daljinu općenito uključuje pregled njegovih dužnosti na poslu, što se očekuje od njega, ima li sve potrebne alate, objašnjavanje politike i procedura kompanije te njegovo predstavljanje ostatku tima. Na kraju, pomozite mu da započne sa svojim prvim projektom.
Procijenite specifične vještine i temperament pojedinaca kako bi odredili prikladnu strategiju uključivanja. To može uključivati formalne trening sesije, procjenu vještina ili mentoriranje od strane iskusnijeg kolege. Neki radnici na daljinu koji posjeduju vlastite tehničke sposobnosti će preferirati samostalno postavljanje, dok će drugima trebati pomoć u postavljanju potrebnog softvera. Dakle, trebate razmisliti o tome koju razinu samodostatnosti očekujete od novog zaposlenika prije odluke o strategiji njegovog uključivanja.
To sve ovisi od politike, filozofije upravljanja i koliko autonomije kompanija daje svojim zaposlenicima. Općenito govoreći, tri različite organizacijske strukture se mogu primijeniti za upravljanje timom virtualnih radnika: potpuno distribuirani timovi s fleksibilnim radnim vremenom, djelomično distribuirani timovi s određenim satima i potpuno centralizirani timovi gdje zaposlenici rade iz ureda,. Svaka od tih struktura ima svoje prednosti i nedostatke, tako da je ključno procijeniti što će biti najbolje za vašu kompaniju.
U članku iznad smo vam dali kontrolni popis za rad na daljinu, ali velik broj njegovih koraka može funkcionirati i kao samostalni kontrolni popis za uključivanje radnika na daljinu.
Kontrolni popis za odredišnu stranicu
Otkrijte kako optimizirati svoju odredišnu stranicu uz naš kontrolni popis! Naučite kreirati jasan sadržaj, privlačne CTA gumbe, koristiti slike i video, te poboljšati UX za više konverzija. Posjetite LiveAgent za detaljne smjernice i maksimizirajte uspjeh vaše stranice!
Otkrijte raznolike kontrolne popise na LiveAgentu za organiziranje poslovnih procesa. Bez obzira trebate li pomoć u postavljanju društvenih medija, uključivanju SaaS klijenata, pokretanju podcasta ili dubinskoj analizi klijenata, naši popisi će vam olakšati posao i povećati učinkovitost. Idealno za timove korisničke službe, marketinške stručnjake i HR regrutere. Posjetite nas i unaprijedite svoj radni tijek!
Kontrolni popis za regrutiranje službenika korisničke službe
Otkrijte sve ključne korake za regrutiranje idealnog službenika korisničke službe uz naš kontrolni popis. Od postavljanja uvjeta i objave oglasa do testiranja vještina i komunikacijskih sposobnosti, sveobuhvatno pratite HR politiku i objektivne kriterije izbora kako biste osigurali uspješnu regrutaciju. Posjetite stranicu za detaljne smjernice i pronađite savršenog kandidata za vašu tvrtku!
Kontrolni popis za sigurnost pozivnog centra
Otkrijte ključne mjere sigurnosti za pozivni centar s našim kontrolnim popisom. Saznajte kako implementirati stroge kontrole pristupa, zaštititi podatke kartica i osigurati enkripciju. Idealno za vlasnike poduzeća, menadžere i IT stručnjake koji žele zaštititi svoje kontakte od prijetnji. Posjetite i osigurajte vrhunsku sigurnost!
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team