Trend rada na daljinu ima neprestani rast popularnosti i sve više poduzeća ga usvaja. Ako ste jedan od poslodavaca koji ima remote tim, bitno je da sve i dalje teče glatko.
Ovaj kontrolni popis naglašava esencijalne korake za upravljanje vašim remote timom tako da vaše poslovanje može napredovati.
To je vodič za poslodavce koji im pomaže u upravljanju njihovim timovima na daljinu. To uključuje postavljanje pravih alata i procedura, kao i kreiranje komunikacijskog plana.
Rad na daljinu ima mnoge prednosti, ali upravljanje timom bez osobnog kontakta može biti izazov. Ovaj kontrolni popis osigurava da je vaš tim i dalje produktivan i na pravom putu, čak i kada članovi nisu u uredu. Pošto uspostavlja osnovna pravila komunikacije, zaposlenici i poslodavci imaju koristi od njega.
Naš kontrolni popis za rad na daljinu je koristan za iduće ljude:
Vlasnici poduzeća: identificira je li njihovo poduzeće spremni za zapošljavanje remote radnika i upravljanje njima. Samim time, postaju spremni za nadolazeće izazove.
HR odjeli: pomaže im identificirati i riješiti potencijalne probleme s uključivanjem novih zaposlenika.
Remote radnici: mogu provjeriti koja područja bi njihov poslodavac trebao pokrivati.
Radnici plaćeni po satu: da odluče je li remote rad pravo rješenje za njih.
Jasno ustanovite vrijeme tijekom kojeg vaši zaposlenici trebaju raditi.
Zaposlenici, kao i poslodavci, trebaju biti svjesni radnog vremena. Ako ljudi nisu svjesni svog radnog vremena, to može dovesti do problema s produktivnosti i efikasnosti.
Pitajte zaposlenike koje im vrijeme najviše odgovara. Odlučite što je najbolje za vaš tim, bilo da je to precizno određeno radno vrijeme ili fleksibilan raspored.
Alati za upravljanje vremenom, kao što su Trello ili Toggl itd.
Osigurajte da vaši zaposlenici razumiju svoje odgovornosti. Pobrinite se da ne budete sitničavi, jer će to samo dovesti do frustracija i slabije produktivnosti.
Primjer LiveAgent-ove značajke Pravila
Pripremite opise poslova koji opisuju odgovornosti svake pozicije i uvjerite se da su ti opisi ažurirani kada je potrebno. Obavijestite svoje osoblje ako se dogode promjene.
Alati za suradnju kao što su Trello, Asana ili Basecamp kreiraju točno određene zadatke za zaposlenike i prate njihov napredak.
Postavite jasne police za rad na daljinu usmjerene na blagdane, pauze, odmor i bolovanje.
Poslodavci moraju rješavati izostanke kako ne bi utjecali na rad, dok zaposlenici moraju znati što koji su prihvatljivi uvjeti za slobodno vrijeme.
Najbolje je dopustiti barem nekoliko slobodnih dana, plaćenih kao i neplaćenih, ovisno o specifičnim policama za svakog zaposlenika. Neki poslodavci čak mogu dopustiti neograničeno slobodno vrijeme, ali to obično zahtjeva povjerenje s obje strane, kao i posvećenost odgovornom radu bez potrebe za nadgledanjem. Zamolite vaše osoblje da najave svoje slobodne dane što je ranije moguće.
Koristite Google Docs ili Sheets da kreirate dokument gdje bilo tko može zahtijevati slobodne dane, dodavati bilješke i vidjeti sve promjene u realnom vremenu.
Planirajte gdje, kada i koliko često će se sastanci održavati.
Sastanci trebaju biti praktični i efikasni ako ćete ih redovno održavati. Na taj način, svi mogu ostati fokusirani na trenutne zadatke bez gubljenja vremena.
Trebate zakazivati redovne sastanke za ažuriranje tima. Na primjer, svaki petak ujutro ili srijedu popodne. Također možete zakazivati ad hoc sastanke kada se o nečemu treba odmah raspraviti.
Slack, LiveWebinar, Zoom ili Google Hangouts su odlični alati za video komunikaciju.
Komunikacija je ključna za svaki remote tim. Ustanovite načela komunikacije i pobrinite se da ih svi slijede.
Ako nemate plan komunikacije, kaos je neizbježan. Kako bi svi bili u tijeku, potrebno je ustanoviti način da ljudi komuniciraju efikasno i brzo.
Važno je imati način praćenja napretka projekata tako da možete odrediti zabušava li netko. Nadalje, korisno je vidjeti što vaš tim svakodnevno radi.
Kako bi pojednostavili komunikaciju s klijentima, iskoristite tiketing softver, kao što je LiveAgent. Vaši emailovi, chatovi, pozivi, spominjanja na društvenim medijima i poruke s drugih kanala će završiti u univerzalnoj ulaznoj pošti. To olakšava komunikaciju i rezultira višim razinama zadovoljstva klijenata.
Koji su alati za jednostavniju komunikaciju?
Kako bi svi bili složni i kretali se u istom smjeru, svaki tim treba zajedničke vrijednosti i ciljeve.
Smjernice kompanije će pomoći privući buduće zaposlenike, ali su važne i za zadržavanje zaposlenika. Zaposlenici koji se osjećaju dijelom tima i čije se vrijednosti slažu s vrijednostima organizacije su skloniji ostanku u kompaniji
Kreirajte popis osnovnih vrijednosti i pobrinite se da ih svi razumiju. Također, priručnik o kompaniji može naglasiti očekivanja kompanije i njene police.
Možete kreirati Google Docs dokument ili kratki video/prezentaciju o ključnim vrijednostima vaše kompanije.
Potvrdite da vaši zaposlenici imaju produktivno radno okruženje prije nego počnu raditi na daljinu.
Ne posjeduju svi idealne uvjete za rad od kuće. Ako želite da se vaše osoblje fokusira na posao, trebat će potrebne resurse i alate.
Ako je moguće, unajmite fizički ured u njihovoj blizini (npr. dijeljeni ured). Ako ne, nastojte im pružiti bolje radne uvjete u njihovom domu dajući im opremu (stolice, stolove i slično).
Kako bi saznali nedostaje li nekome propisno radno okruženje, možete koristiti Google Forms za anketu.
Kada vaš tim krene s radom na daljinu, važno je imati plan za uključivanje novih zaposlenika.
Ako nemate plan uključivanja, postizanje bržeg rada novih zaposlenika može biti izazovno.
Planirajte video sastanke i trening sesije za vaše zaposlenike kako bi se brzo upoznali s novim sustavom. Kreirajte priručnike za svakog zaposlenika kako bi ih mogli pročitati i upoznati se sa smjernicama kompanije.
Možete koristiti LiveWebinar za online trening sesije. Kreirajte priručnike koristeći Google Docs/Sheets.
Kako bi bili produktivni, radnici na daljinu trebaju prikladne alate, kao što su računala s već instaliranim potrebnim programima.
Ako vaši radnici na daljinu nemaju potrebne osobne uređaje ili alate, bit će im teško obavljati svoj posao.
Opremite vaše zaposlenike s pravim alatima i uređajima.
Možete kreirati popis potrebnih stvari za rad na daljinu koristeći Google Docs/Sheets. Razmislite o ulaganju u tehnologiju kao što je cloud pohrana (npr. Dropbox) i dijeljenje datoteka (Google Drive).
Pouzdana internet veza je nešto što svi radnici na daljinu moraju imati.
Ako se internetska veza zaposlenika prekine čak i na par minuta, to može imati značajne posljedice. Provjerite imaju li ikakvih poteškoća s povezivanjem tijekom rada na daljinu.
Povremeno provjeravajte internet brzine svih radnika. Ako ima problema, kontaktirajte pružatelja usluge i nastojte da on riješi probleme što brže.
Pingdom vam omogućuje nadzor stanja internet veze bilo gdje na svijetu.
Pobrinite se da vaši zaposlenici imaju pristup tehničkoj podršci ako nešto ne radi kako treba.
Ako vaši radnici na daljinu nemaju pristup tehničkoj podršci, mogu postati frustrirani i to promatrati kako prepreku za nastavak rada.
Dajte svojim zaposlenicima popis kontakta za podršku uključujući email adrese, telefonske brojeve i slično.
Možete kreirati dokument (npr. koristeći Google Docs) s naglaskom na proces tehničke podrške i dati svim članovima vašeg tima pristup. Razmislite o ulaganju u softver koji vašim zaposlenicima daje pristup podrški 24 sata dnevno.
Vaši radnici na daljinu moraju razumjeti koje su njihove sigurnosne obveze.
Sigurnost vaših zaposlenika uvijek treba biti top prioritet. Vaše osoblje treba biti svjesno opasnosti uključenih u rad od kuće i razumjeti sigurnosne police kompanije.
Jasno im objasnite koje su njihove sigurnosne odgovornosti i na koje elemente sigurnosti se trebaju fokusirati.
Geofencing vam omogućuje da pratite lokaciju uređaja zaposlenika i postavite granice koje ne mogu prijeći. No ovaj korak je samo nužan ako vaša kompanija ima uistinu osjetljive podatke, inače se više isplati jednostavno vjerovati svojim zaposlenicima.
Redovno ažurirajte aplikacije i uređaje vašeg tima.
Ako vaši radnici na daljinu ne ažuriraju svoje uređaje, mogu postati ranjivi na kibernetičke napade. Potvrdite da svi prihvaćaju redovna ažuriranja, bez zanemarivanja.
Kreirajte dokument koji sadrži popis nužnih ažuriranja tako da svi imaju pristup tim informacijama.
Trebali biste razmisliti o ulaganju u alat kao što je Microsoft AutoUpdate (za Windows) ili Mac OS X Update (za Apple uređaje), koji će vam omogućiti automatsko ažuriranje cjelokupnog softvera vaših zaposlenika.
Trebate identificirati područja u kojima je vjerojatnost da će se vaši zaposlenici susresti sa sigurnosnim problemima veća.
Ako znate gdje je opasnost, možete poduzeti korake koji će vam pomoći da je izbjegnite. Identificirajte sve potencijalne prijetnje prije nego postanu problem.
Razmotrite kreiranje karte sigurnosnih rizika koja naglašava područja u kojima vaši zaposlenici mogu naići na opasnost.
Postoje različiti alati za identificiranje područja sigurnosnih rizika, uključujući Geofencing, softver za nadzor društvenih medija (kao Mediatoolkit) i Google Alerts.
U slučaju da nešto pođe po zlu, morate imati plan za hitne slučajeve i učiniti svoje radno okruženje sigurnijim.
U hitnom slučaju, vaši radnici na daljinu mogu početi paničiti i učiniti stvari još gorim. Plan za hitne slučajeve to može spriječiti.
Kreirajte dokument s popisom zadataka koji naglašava plan za hitne slučajeve korak po korak.
Alati koje vaši zaposlenici najčešće koriste su i oni s kojima su najviše upoznati i koje mogu najbrže koristiti.
Jedan od najvećih problema s radom na daljinu je nemogućnost izravne komunikacije s ljudima. Pošto radnici na daljinu provode većinu vremena unutar četiri zida, njihovo mentalno zdravlje je važno
Ako zaposlenik ima problema sa svojim mentalnim zdravljem, to može imati ogroman učinak na efikasnost kompanije.
Bilo da je to povezano s poslom ili ne, pobrinite se da svi imaju pristup pomoći ako im je potrebna.
Možete napraviti anonimnu anketu koristeći Google Forms ili SurveyNuts.
Ohrabrite svoje zaposlenike da imaju neformalne razgovore sa svojim kolegama, čak i u vezi tema koje nisu vezane za posao. To će im pomoći da se osjećaju povezanima unutar tima i spriječiti osjećaj izolacije.
Ako se vaši zaposlenici krenu osjećati kao da su pod povećalom, može im postati teško da se koncentriraju na rad.
Obratite pažnju na svaku priliku za remote sastanke, ne samo one vezane za posao, nego i za proslavu rođendana zaposlenika, na primjer.
Svaki alat za webinare i razmjenu poruka (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itd.) će poslužiti svrsi.
Kada radite na daljinu, učenje novih vještina je zahtjevnije nego kada radite u uredu. Pružite svojim zaposlenicima alternativne opcije i poticaje za učenje novih vještina i priliku da budu bolji. Omogućite im pristup tehnologiji koja će im pomoći uraditi sve to.
Omogućavanje razvoja vašim zaposlenicima im pomaže da vide ono što rade kao karijeru, ne samo kao još jedan posao. Ohrabrite ih da prisustvuju webinarima ili pohađaju kurseve vezane za njihove profesionalne interese.
Razmislite o ponudi različitih vrsta treninga, kao što su video tutorijali, webinari ili e-knjige. Također možete podržati zaposlenike ako žele završavati tečajeve koristeći svoje slobodno vrijeme.
Možete koristiti softver za videokonferencije kao što je Skype ili Zoom za treninge uživo ili platforme kao što su Lynda.com i Coursera za ponudu online tečajeva.
Osnove:
Tehnički aspekti:
Sigurnost:
Mentalo zdravlje:
One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.
A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.
Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.
We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.
Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.
Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.
It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.
Budite prvi koji će te doznati za naše ekskluzivne ponude i najnovije informacije o našim proizvodima i uslugama izravno putem vašeg inbox-a.
Zahvaljujemo vam na registraciji na LiveAgent.
Poslati ćemo vam poruku na vašu e-mail adresu koja sadrži vaše podatke za prijavu čim vaš račun bude instaliran.
Ukoliko pričekate ovdje nekoliko minuta, čim instalacija završi moći će te pristupiti vašem računu izravno odavde.
Kada proces bude gotov, poslati ćemo vam vaše podatke za prijavu u inbox.
Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.
Dostupni smo na više datuma