woman working remotely from couch

Kontrolni popis za rad na daljinu

Trend rada na daljinu ima neprestani rast popularnosti i sve više poduzeća ga usvaja. Ako ste jedan od poslodavaca koji ima remote tim, bitno je da sve i dalje teče glatko.

Ovaj kontrolni popis naglašava esencijalne korake za upravljanje vašim remote timom tako da vaše poslovanje može napredovati.

Što je kontrolni popis za rad na daljinu?

To je vodič za poslodavce koji im pomaže u upravljanju njihovim timovima na daljinu. To uključuje postavljanje pravih alata i procedura, kao i kreiranje komunikacijskog plana.

Važnost kontrolnog popisa za rad na daljinu

Rad na daljinu ima mnoge prednosti, ali upravljanje timom bez osobnog kontakta može biti izazov. Ovaj kontrolni popis osigurava da je vaš tim i dalje produktivan i na pravom putu, čak i kada članovi nisu u uredu. Pošto uspostavlja osnovna pravila komunikacije, zaposlenici i poslodavci imaju koristi od njega.

Tko može imati koristi od našeg kontrolnog popisa za rad na daljinu?

Naš kontrolni popis za rad na daljinu je koristan za iduće ljude:

  • Vlasnici poduzeća: identificira je li njihovo poduzeće spremni za zapošljavanje remote radnika i upravljanje njima. Samim time, postaju spremni za nadolazeće izazove.

  • HR odjeli: pomaže im identificirati i riješiti potencijalne probleme s uključivanjem novih zaposlenika.

  • Remote radnici: mogu provjeriti koja područja bi njihov poslodavac trebao pokrivati.

  • Radnici plaćeni po satu: da odluče je li remote rad pravo rješenje za njih.

Istražite kontrolni popis za rad na daljinu

Osnove

Kontrolni popis za rad na daljinu

Jasno ustanovite vrijeme tijekom kojeg vaši zaposlenici trebaju raditi.

Zašto je navođenje radnog vremena važno?

Zaposlenici, kao i poslodavci, trebaju biti svjesni radnog vremena. Ako ljudi nisu svjesni svog radnog vremena, to može dovesti do problema s produktivnosti i efikasnosti.

Kontrolni popis za rad na daljinu
Postavljanje radnog vremena unutar LiveAgent-a

Kako navesti svoje radno vrijeme?

Pitajte zaposlenike koje im vrijeme najviše odgovara. Odlučite što je najbolje za vaš tim, bilo da je to precizno određeno radno vrijeme ili fleksibilan raspored.

Koji alati vam mogu pomoći u određivanju radnog vremena?

Alati za upravljanje vremenom, kao što su Trello ili Toggl itd.

Osigurajte da vaši zaposlenici razumiju svoje odgovornosti. Pobrinite se da ne budete sitničavi, jer će to samo dovesti do frustracija i slabije produktivnosti.

Zašto je postavljanje jasnih odgovornosti i očekivanja važno?

Create-rule-in-LiveAgent

Primjer LiveAgent-ove značajke Pravila

Kako postaviti jasne odgovornosti i očekivanja?

Pripremite opise poslova koji opisuju odgovornosti svake pozicije i uvjerite se da su ti opisi ažurirani kada je potrebno. Obavijestite svoje osoblje ako se dogode promjene.

Koje alate koristiti u ovom koraku?

Alati za suradnju kao što su Trello, Asana ili Basecamp kreiraju točno određene zadatke za zaposlenike i prate njihov napredak.

Postavite jasne police za rad na daljinu usmjerene na blagdane, pauze, odmor i bolovanje.

Zašto je odlučivanje o slobodnom vremenu važno?

Poslodavci moraju rješavati izostanke kako ne bi utjecali na rad, dok zaposlenici moraju znati što koji su prihvatljivi uvjeti za slobodno vrijeme.

Kako odlučivati o slobodnom vremenu?

Najbolje je dopustiti barem nekoliko slobodnih dana, plaćenih kao i neplaćenih, ovisno o specifičnim policama za svakog zaposlenika. Neki poslodavci čak mogu dopustiti neograničeno slobodno vrijeme, ali to obično zahtjeva povjerenje s obje strane, kao i posvećenost odgovornom radu bez potrebe za nadgledanjem. Zamolite vaše osoblje da najave svoje slobodne dane što je ranije moguće.

Koje alate koristiti za odlučivanje o slobodnim danima?

Koristite Google Docs ili Sheets da kreirate dokument gdje bilo tko može zahtijevati slobodne dane, dodavati bilješke i vidjeti sve promjene u realnom vremenu.

Google calendar
izvor: calendar.google.com

Planirajte gdje, kada i koliko često će se sastanci održavati.

Zašto je zakazivanje sastanaka unaprijed važno?

Sastanci trebaju biti praktični i efikasni ako ćete ih redovno održavati. Na taj način, svi mogu ostati fokusirani na trenutne zadatke bez gubljenja vremena.

Kako zakazivati sastanke unaprijed?

Trebate zakazivati redovne sastanke za ažuriranje tima. Na primjer, svaki petak ujutro ili srijedu popodne. Također možete zakazivati ad hoc sastanke kada se o nečemu treba odmah raspraviti.

Kontrolni popis za rad na daljinu
izvor: calendar.google.com

Koji alati pomažu u zakazivanju sastanaka unaprijed?

Slack, LiveWebinar, Zoom ili Google Hangouts su odlični alati za video komunikaciju.

Komunikacija je ključna za svaki remote tim. Ustanovite načela komunikacije i pobrinite se da ih svi slijede.

Zašto je pojednostavljivanje komunikacije važno?

Ako nemate plan komunikacije, kaos je neizbježan. Kako bi svi bili u tijeku, potrebno je ustanoviti način da ljudi komuniciraju efikasno i brzo.

Kako pojednostaviti komunikaciju?

Važno je imati način praćenja napretka projekata tako da možete odrediti zabušava li netko. Nadalje, korisno je vidjeti što vaš tim svakodnevno radi.

Kako bi pojednostavili komunikaciju s klijentima, iskoristite tiketing softver, kao što je LiveAgent. Vaši emailovi, chatovi, pozivi, spominjanja na društvenim medijima i poruke s drugih kanala će završiti u univerzalnoj ulaznoj pošti. To olakšava komunikaciju i rezultira višim razinama zadovoljstva klijenata.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Koji su alati za jednostavniju komunikaciju?

  • Timska komunikacija – alati kao što je Asana ili Basecamp su korisni, ali samo ako ih svi dosljedno koriste.
  • Komunikacija s klijentima – kompaktni help desk softver kao što je LiveAgent (možete ga besplatno isprobati!).

Kako bi svi bili složni i kretali se u istom smjeru, svaki tim treba zajedničke vrijednosti i ciljeve.

Zašto je briga za kulturu kompanije važna?

Smjernice kompanije će pomoći privući buduće zaposlenike, ali su važne i za zadržavanje zaposlenika. Zaposlenici koji se osjećaju dijelom tima i čije se vrijednosti slažu s vrijednostima organizacije su skloniji ostanku u kompaniji

Kako se pobrinuti za kulturu kompanije?

Kreirajte popis osnovnih vrijednosti i pobrinite se da ih svi razumiju. Također, priručnik o kompaniji može naglasiti očekivanja kompanije i njene police.

Koja alati pomažu u uspostavljanju kulture kompanije?

Možete kreirati Google Docs dokument ili kratki video/prezentaciju o ključnim vrijednostima vaše kompanije.

Kontrolni popis za rad na daljinu

 

Potvrdite da vaši zaposlenici imaju produktivno radno okruženje prije nego počnu raditi na daljinu.

Zašto je provjera radnog okruženja vaših radnika na daljinu važna?

Ne posjeduju svi idealne uvjete za rad od kuće. Ako želite da se vaše osoblje fokusira na posao, trebat će potrebne resurse i alate.

Kako provjeriti radno okruženje vaših radnika na daljinu?

Ako je moguće, unajmite fizički ured u njihovoj blizini (npr. dijeljeni ured). Ako ne, nastojte im pružiti bolje radne uvjete u njihovom domu dajući im opremu (stolice, stolove i slično).

Home office

Koje alate koristiti za provjeru radnog okruženja vaših radnika na daljinu?

Kako bi saznali nedostaje li nekome propisno radno okruženje, možete koristiti Google Forms za anketu.

 

Kada vaš tim krene s radom na daljinu, važno je imati plan za uključivanje novih zaposlenika.

Zašto je planiranje remote uključivanja važno?

Ako nemate plan uključivanja, postizanje bržeg rada novih zaposlenika može biti izazovno.

Kako planirati remote uključivanje?

Planirajte video sastanke i trening sesije za vaše zaposlenike kako bi se brzo upoznali s novim sustavom. Kreirajte priručnike za svakog zaposlenika kako bi ih mogli pročitati i upoznati se sa smjernicama kompanije.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Koje alate koristiti za planiranje remote uključivanja?

Možete koristiti LiveWebinar za online trening sesije. Kreirajte priručnike koristeći Google Docs/Sheets.

 

Tehnički aspekti

Kako bi bili produktivni, radnici na daljinu trebaju prikladne alate, kao što su računala s već instaliranim potrebnim programima.

Zašto je važno osigurati da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?

Ako vaši radnici na daljinu nemaju potrebne osobne uređaje ili alate, bit će im teško obavljati svoj posao.

Kako se uvjeriti da vaši radnici na daljinu imaju sve potrebne uređaje?

Opremite vaše zaposlenike s pravim alatima i uređajima.

Koje alate koristiti kako bi se uvjerili da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?

Možete kreirati popis potrebnih stvari za rad na daljinu koristeći Google Docs/Sheets. Razmislite o ulaganju u tehnologiju kao što je cloud pohrana (npr. Dropbox) i dijeljenje datoteka (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

 

Pouzdana internet veza je nešto što svi radnici na daljinu moraju imati.

Zašto je pristup internetu važan?

Ako se internetska veza zaposlenika prekine čak i na par minuta, to može imati značajne posljedice. Provjerite imaju li ikakvih poteškoća s povezivanjem tijekom rada na daljinu.

Kako osigurati svima pristup internetu?

Povremeno provjeravajte internet brzine svih radnika. Ako ima problema, kontaktirajte pružatelja usluge i nastojte da on riješi probleme što brže.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Koje alate koristiti da osigurate pristup internetu svim radnicima?

Pingdom vam omogućuje nadzor stanja internet veze bilo gdje na svijetu.

 

Pobrinite se da vaši zaposlenici imaju pristup tehničkoj podršci ako nešto ne radi kako treba.

Zašto je pružanje tehničke podrške važno?

Ako vaši radnici na daljinu nemaju pristup tehničkoj podršci, mogu postati frustrirani i to promatrati kako prepreku za nastavak rada.

Kako pružati tehničku podršku?

Dajte svojim zaposlenicima popis kontakta za podršku uključujući email adrese, telefonske brojeve i slično.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Kojim alatima pružati tehničku podršku?

Možete kreirati dokument (npr. koristeći Google Docs) s naglaskom na proces tehničke podrške i dati svim članovima vašeg tima pristup. Razmislite o ulaganju u softver koji vašim zaposlenicima daje pristup podrški 24 sata dnevno.

 

Sigurnost

Vaši radnici na daljinu moraju razumjeti koje su njihove sigurnosne obveze.

Zašto je određivanje sigurnosnih obveza važno?

Sigurnost vaših zaposlenika uvijek treba biti top prioritet. Vaše osoblje treba biti svjesno opasnosti uključenih u rad od kuće i razumjeti sigurnosne police kompanije.

Kako postaviti sigurnosne obveze?

Jasno im objasnite koje su njihove sigurnosne odgovornosti i na koje elemente sigurnosti se trebaju fokusirati.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Koje alate koristiti za postavljanje sigurnosnih obveza?

Geofencing vam omogućuje da pratite lokaciju uređaja zaposlenika i postavite granice koje ne mogu prijeći. No ovaj korak je samo nužan ako vaša kompanija ima uistinu osjetljive podatke, inače se više isplati jednostavno vjerovati svojim zaposlenicima.

 

Redovno ažurirajte aplikacije i uređaje vašeg tima.

Zašto je briga o redovnim ažuriranjima važna?

Ako vaši radnici na daljinu ne ažuriraju svoje uređaje, mogu postati ranjivi na kibernetičke napade. Potvrdite da svi prihvaćaju redovna ažuriranja, bez zanemarivanja.

Kako se pobrinuti za redovna ažuriranja?

Kreirajte dokument koji sadrži popis nužnih ažuriranja tako da svi imaju pristup tim informacijama.

Update

Koji alati pomažu da se pobrinete o redovnim ažuriranjima?

Trebali biste razmisliti o ulaganju u alat kao što je Microsoft AutoUpdate (za Windows) ili Mac OS X Update (za Apple uređaje), koji će vam omogućiti automatsko ažuriranje cjelokupnog softvera vaših zaposlenika.

 

Trebate identificirati područja u kojima je vjerojatnost da će se vaši zaposlenici susresti sa sigurnosnim problemima veća.

Zašto je identificiranje sigurnosnih rizika važno?

Ako znate gdje je opasnost, možete poduzeti korake koji će vam pomoći da je izbjegnite. Identificirajte sve potencijalne prijetnje prije nego postanu problem.

Kako identificirati sigurnosne rizike?

Razmotrite kreiranje karte sigurnosnih rizika koja naglašava područja u kojima vaši zaposlenici mogu naići na opasnost.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Koje alate koristiti za identificiranje sigurnosnih rizika?

Postoje različiti alati za identificiranje područja sigurnosnih rizika, uključujući Geofencing, softver za nadzor društvenih medija (kao Mediatoolkit) i Google Alerts.

 

U slučaju da nešto pođe po zlu, morate imati plan za hitne slučajeve i učiniti svoje radno okruženje sigurnijim.

Zašto je pisanje plana za hitne slučajeve važno?

U hitnom slučaju, vaši radnici na daljinu mogu početi paničiti i učiniti stvari još gorim. Plan za hitne slučajeve to može spriječiti.

Kako napisati plan za hitne slučajeve?

Kreirajte dokument s popisom zadataka koji naglašava plan za hitne slučajeve korak po korak.

Exit sign

Koji alati će vam pomoći u pisanju plana za hitne slučajeve?

Alati koje vaši zaposlenici najčešće koriste su i oni s kojima su najviše upoznati i koje mogu najbrže koristiti.

 

Mentalno zdravlje

Jedan od najvećih problema s radom na daljinu je nemogućnost izravne komunikacije s ljudima. Pošto radnici na daljinu provode većinu vremena unutar četiri zida, njihovo mentalno zdravlje je važno

Zašto je briga o dobrobiti vaših zaposlenika važna?

Ako zaposlenik ima problema sa svojim mentalnim zdravljem, to može imati ogroman učinak na efikasnost kompanije.

Kako pomoći u brizi za dobrobit zaposlenika?

Bilo da je to povezano s poslom ili ne, pobrinite se da svi imaju pristup pomoći ako im je potrebna.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Koji alati će vam pomoći u brizi za dobrobit vaših zaposlenika?

Možete napraviti anonimnu anketu koristeći Google Forms ili SurveyNuts.

 

Ohrabrite svoje zaposlenike da imaju neformalne razgovore sa svojim kolegama, čak i u vezi tema koje nisu vezane za posao. To će im pomoći da se osjećaju povezanima unutar tima i spriječiti osjećaj izolacije.

Zašto je omogućavanje neformalnog razgovora između kolega važno?

Ako se vaši zaposlenici krenu osjećati kao da su pod povećalom, može im postati teško da se koncentriraju na rad.

Kako omogućiti neformalne razgovore između kolega?

Obratite pažnju na svaku priliku za remote sastanke, ne samo one vezane za posao, nego i za proslavu rođendana zaposlenika, na primjer.

Kontrolni popis za rad na daljinu

Koji alati vam pomažu u omogućavanju neformalnih razgovora s članovima tima?

Svaki alat za webinare i razmjenu poruka (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itd.) će poslužiti svrsi.

 

Kada radite na daljinu, učenje novih vještina je zahtjevnije nego kada radite u uredu. Pružite svojim zaposlenicima alternativne opcije i poticaje za učenje novih vještina i priliku da budu bolji. Omogućite im pristup tehnologiji koja će im pomoći uraditi sve to.

Zašto je omogućavanje treninga vašim zaposlenicima važno?

Omogućavanje razvoja vašim zaposlenicima im pomaže da vide ono što rade kao karijeru, ne samo kao još jedan posao. Ohrabrite ih da prisustvuju webinarima ili pohađaju kurseve vezane za njihove profesionalne interese.

Kako omogućiti svojim zaposlenicima trening opcije?

Razmislite o ponudi različitih vrsta treninga, kao što su video tutorijali, webinari ili e-knjige. Također možete podržati zaposlenike ako žele završavati tečajeve koristeći svoje slobodno vrijeme.

Woman explaining to team members stick notes

Koje alate koristiti za pružanje trening opcija vašim zaposlenicima?

Možete koristiti softver za videokonferencije kao što je Skype ili Zoom za treninge uživo ili platforme kao što su Lynda.com i Coursera za ponudu online tečajeva.

 

Sažetak kontrolnog popisa za rad na daljinu

Osnove:

  • Odredite svoje radno vrijeme
  • Postavite jasne odgovornosti i očekivanja
  • Odlučite o slobodnom vremenu
  • Unaprijed zakazujte sastanke
  • Pojednostavite komunikaciju koristeći LiveAgent
  • Pobrinite se za kulturu kompanije
  • Provjerite radno okruženje svojih radnika na daljinu
  • Planirajte remote uključivanje

Tehnički aspekti:

  • Pobrinite se da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje
  • Omogućite svima pristup internetu
  • Pružite tehničku podršku

Sigurnost:

  • Postavite sigurnosne obveze
  • Pobrinite se za redovna ažuriranja
  • Identificirajte sigurnosne rizike
  • Napišite plan za hitne slučajeve

Mentalo zdravlje:

  • Pobrinite se za dobrobit svojih zaposlenika
  • Ohrabrite neformalne razgovore između članova tima
  • Pružite opcije za trening svojim zaposlenicima

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Naša web stranica koristi kolačiće (cookie). Ukoliko nastavite, smatramo kako ste dopustili korištenje cookie-a kako je i napisano i našoj Politika privatnosti i cookie pravila.

×
Dogovorite jedan na jedan poziv i otkrijte koje pogodnosti LiveAgent može donijeti vašem poduzeću.

Dostupni smo na više datuma

Dogovorite demo