Kontrolni popis za dubinsku analizu klijenta

Kontrolni popis za dubinsku analizu klijenta (CDD) je ključni dio svakog programa poslovne sukladnosti. Ovaj dokument pomaže kompanijama u identifikaciji i procjeni rizika povezanog s klijentima. Kako bi smanjili te potencijalne prijetnje, poduzeća moraju prikupiti informacije o svojim klijentima i poduzeti korake kako bi ih potvrdila. U ovom članku ćemo raspravljati o ključnim komponentama CDD kontrolnog popisa i pružiti primjere kako dovršiti svaki korak.

Važnost kontrolnog popisa za dubinsku analizu klijenata

Sastavljanje CDD-a je ključni proces za svaku organizaciju ili financijsku instituciju. Završavanjem dokumenta koji sadrži sve potrebne korake koje treba poduzeti, poduzeća mogu osigurati da ispunjavaju svoje pravne i regulatorne obveze. Dodatno, kontrolni popis za CDD sukladnost može pomoći kompanijama u identifikaciji i procjeni potencijalnih rizika poslovanja s nekim klijentima. Ako učine sve što je potrebno za ublažavanje tih rizika, poduzeća i financijske institucije se mogu zaštititi od potencijalnih financijskih gubitaka.

Tko može imati koristi od kontrolnog popisa za dubinsku analizu klijenata?

• Businesses that deal with customers

Sva ona mogu imati koristi od CDD kontrolnog popisa, jer im on pomaže u izbjegavanju bilo kakvih pravnih ili financijskih problema koji se mogu dogoditi ako ne odrade dubinsku analizu klijenta. Ispunjavanjem svih koraka iz kontrolnog popisa, poduzeća mogu biti sigurna da su poduzeća potrebne preventivne radnje za izbjegavanje svih potencijalnih problema.

• Businesses that are required to comply with AML regulations

Propisi za sprječavanje pranja novca (AML) zahtijevaju da poduzeća poduzmu dodatne mjere kako bi sprječila financiranje kriminalnih radnji. Dio tih regulatornih zahtjeva uključuje ispunjavanje CDD-a. Kada imaju kontrolni popis za tu svrhu, poduzeća mogu osigurati neprestanu sukladnost s AML propisima.

• Any organization or financial institution that wants to protect itself from the financial risks associated with its clients

Takav dokument može pomoći poduzećima da identificiraju i procijene sve potencijalne prijetnje od strane njihovih klijenata. Poduzimanjem koraka za umanjivanje tih rizika, kompanije se mogu zaštititi od financijskih gubitaka koji se mogu pojaviti kao rezultat.

Istražite naš kontrolni popis za dubinsku analizu klijenta

Kontrolni popis za dubinsku analizu klijenta

Zaštitite svoje informacije

Kopiraj poveznicu

Testirajte sigurnost vaših mreža i sustava te osigurajte da su vaši zaposlenici obučeni u najboljim praksama sigurnosti podataka.

Zašto je zaštita vaših informacija važna?

Kako bi zaštitili vaše poduzeće od bilo kakvih potencijalnih gubitaka koji se mogu pojaviti ako identitet bilo kojeg od vaših klijenata bude ukraden. Dodatno, ako se dogodi provala u vaše sustave, možete dobiti ogromnu kaznu od regulatornih tijela.

Kako zaštititi svoje informacije?

Prvo trebate provoditi interne kontrole i politike sigurnosti podataka koje naglašavaju razumne mjere koje morate poduzeti kako bi zaštitili vaše mreže i sustave. Zatim provjerite jesu li svi vaši zaposlenici obučeni u najboljim praksama za sigurnost podataka, kao što je nedijeljenje lozinki i nepreuzimanje datoteka koje ne potiču iz pouzdanih izvora.

Koje alate koristiti za zaštitu vaših informacija?

• firewall-ovi – za zaštitu vaših mreža od eksternih prijetnji
• sustavi za otkrivanje upada – za nadzor vaših mreža za sve sumnjive aktivnosti
• softver za prevenciju gubitka podataka – za sprječavanje curenja osjetljivih podataka
• enkripcija podataka – za zaštitu vaših podataka tijekom prijenosa
• kontrola pristupa – za ograničenje pristupa zaposlenika osjetljivim podacima
• obuka zaposlenika – za edukaciju vaših zaposlenika o najboljim praksama sigurnosti podataka
• osiguranje za kibernetičku sigurnost – kako bi financijski zaštitili vaše poduzeće u slučaju povreda podataka.

Riješeno. Sve moje informaicje su sigurne

Potvrdite identitet klijenata

Kopiraj poveznicu

Prikupite i potvrdite imena, adrese, datume rođenja i druge identifikacijske informacije vaših klijenata.

Zašto je potvrda identiteta klijenata važna?

To pomaže kako bi bili sigurni da poduzimate razumne mjere kako bi potvrdili da su klijenti oni za koje se izdaju. Kao rezultat toga, to će doprinijeti sprječavanju krađe identiteta, kao i sukladnosti s AML propisima.

Kako potvrditi identiteta klijenata?

Prikupite njihove informacije putem online obrasca ili upitnika za upoznavanje klijenata (KYC) i provjerite slažu li se s vašim podacima. Nakon toga bi trebali potvrditi da su detalji točni tako što ćete dobiti kopije njihovih identifikacijskih dokumenata, kao što je putovnica ili vozačka dozvola.

Koje alate koristiti za potvrdu identiteta klijenata?

• online obrasci i/ili KYC upitnici – za prikupljanje informacija o klijentima
• identifikacijski dokumenti – za potvrdu informacija o klijentima

Uvijek potvrdim identitet svojih klijenata

Provjerite sankcije

Kopiraj poveznicu

Potražite imena vaših klijenata na popisima sankcija kako bi osigurali da ne poslujete s pojedincima ili entitetima koji su pod zabranom.

Zašto je provjera sankcija važna?

Ako poslujete s nekim tko je pod sankcijama, možete dobiti ogromne kazne ili čak završiti u zatvoru. Dakle, morate provjeriti sankcije prije ulaska u bilo kakve poslovne dogovore.

Kako provjeriti sankcije?

Najčešći način je da potražite imena vaših klijenata na popisima sankcioniranih. Te popise uglavnom vode vladine agencije, tijela provedbe zakona ili financijske institucije, što znači da sadrže točne i ažurirane informacije.

Koje alate koristiti za provjeru sankcija?

• popisi sankcija – za provjeru jesu li vaši klijenti pojedinci ili entiteti pod sankcijama
• vladine agencije i/ili financijske institucije – za točne i ažurirane informacije

Sve sam detaljno provjerio

Napravite procjenu rizika klijenta

Kopiraj poveznicu

Nakon što ste prikupili i potvrdili njihove informacije, trebate procijeniti profil rizika povezanog s klijentima.

Zašto je procjena rizika klijenta važna?

Procjena vjerojatnosti da će klijent počiniti prevaru ili biti umiješan u pranje novca pomaže vam da odredite stupanj dubinske analize potreban za svaku vrstu klijenta. Na primjer, visokorizične vrste klijenata će trebati proći kroz puno strože procjene u odnosu na one niskog rizika.

Kako napraviti procjenu rizika klijenta?

Možete ocjenjivati svoje potencijalne klijente na temelju faktora kao što je država njihovog porijekla, industrija i povijest transakcija. To će vam dati bolju ideju tko su vaši visokorizični klijenti koji će zahtijevati dublju analizu.

Koje alate koristiti za procjenu rizika klijenta?

• sustav ocjena – za ocjene na temelju određenih faktora rizika klijenta
• procjena državnog rizika – za provjeru sveukupne razine rizika na lokaciji klijenta
• procjena industrijskog rizika – za provjeru razine rizika u tome sektoru

Završio sam s procjenom svih mogućih rizika

Prikupite dodatne informacije

Kopiraj poveznicu

Ovisno od rezultata vaše provjere, možda ćete trebati prikupiti daljnje informacije od vaših klijenata.

Zašto je prikupljanje dodatnih informacija važno?

To vam pomaže da dalje potvrdite njihov identitet i procijenite njihove razine rizika. Na primjer, možete odlučiti zatražiti kopije njihovih financijskih izvještaja

Kako prikupiti dodatne informacije?

Možete zatražiti potrebne dokumente izravno od vašeg klijenta ili putem online obrasca. Kada ih imate, provjerite da se informacije podudaraju s već postojećima u vašem dosjeu.

Koje alate koristiti za prikupljanje dodatnih informacija?

• online obrasci – za zahtijevanje službenih dokumenata od vašeg klijenta
• dodatni dokumenti, npr. bankovne izjave – za daljnje procjene kategorije rizika klijenta

Riješeno. Prikupio sam sve moguće informacije

Potvrdite dodatne detalje

Kopiraj poveznicu

Nakon što ste prikupili sve nužne informacije, trebate ih potvrditi kako bi osigurali da je sve točno.

Zašto je potvrda dodatnih detalja važna?

To doprinosi zaštiti vašeg poduzeća od prevara i potencijalnih rizika u vezi pranja novca. Za to ćete možda trebati potvrditi adresu ili radno mjesto klijenta, na primjer.

Kako potvrditi dodatne detalje?

Postoji nekoliko načina za to, kao što je pozivanje klijenta ili slanje pisma. Također možete koristiti usluge treće strane kao neovisne izvore za potvrdu njihovog identiteta i/ili adrese.

Koje alate koristiti za potvrdu dodatnih detalja?

• telefonski pozivi – za izravno kontaktiranje klijenta
• pisma – za provjeru adrese klijenta
• usluge treće strane – za dodatni proces verifikacije, npr. provjera identiteta ili potvrda adrese

Svi detalji su uspješno potvrđeni

Poduzmite pozadinske provjere

Kopiraj poveznicu

Ovisno od dosadašnjih rezultata procesa, možda ćete trebati dodatnu verifikaciju vaših klijenata.

Zašto je pozadinska provjera važna?

To pomaže daljnjoj procjeni razine rizika klijenta i osigurava da su oni ti za koje se predstavljaju. U ovom stadiju bi trebali provjeriti njihovu kaznenu evidenciju ili financijsku povijest, ako odlučite da je to neophodno.

Kako obaviti pozadinsku provjeru?

Pretragom online baza podataka ili korištenjem profesionalnih usluga. Kada dobijete potrebne informacije, trebate ih pažljivo pregledati i potražiti bilo kakve znakove upozorenja.

Koje alate koristiti za obavljanje pozadinskih provjera?

• online baze podataka
• profesionalne usluge
• kreditna izvješća
• globalne liste praćenja – za provjeru sankcija ili izloženosti kriminalu

Ovaj korak je riješen

Unajmite odvjetnika

Kopiraj poveznicu

Ako još niste sigurni u vezi određenog klijenta, uvijek možete zaposliti nekoga da vas pravno zastupa.

Zašto je angažiranje odvjetnika važno?

Oni vam mogu dati stručni savjet u vezi vašeg pristupa procedurama dubinske analize klijenta i osigurati da se sve ispravno radi. Odvjetnik također može pomoći u rješavanju bilo kakvih pravnih problema koji mogu nastati u odnosu s klijentima.

Kako angažirati odvjetnika?

Možete ga potražiti online ili tražiti preporuku od vaše mreže. Kada pronađete nekoliko potencijalnih kandidata, provjerite njihove kvalifikacije i iskustvo kako bi se uvjerili da su oni pravi izbor za posao. Zatim ih intervjuirajte da vidite hoće li pristajati vašem poduzeću.

Koje alate koristiti za angažiranje odvjetnika?

• online pretraga – za pronalazak potencijalnih kandidata
• imenici – za pretraživanje kvalificiranih odvjetnika
• pregled kvalifikacija i iskustva – kako bi osigurali da je kandidat pravi izbor za posao

Moj odvjetnik je spreman po potrebi

Nadzirite aktivnost klijenata

Kopiraj poveznicu

Čak i kada završite proces dubinske analize klijenta, trebate i dalje paziti na njihove radnje.

Zašto je nadzor aktivnosti klijenata važan?

Za provjeru obavljaju li sumnjive transakcije i kako bi mogli reagirati ako je to istina. Ako primjetite da veliki klijent često povlači veće svote novca, na primjer, trebate to dalje istražiti kako bi potražili znakove potencijalnog pranja novca.

Kako nadzirati aktivnost klijenata?

Redovno pregledajte njihove izvještaje poslovnih računa ili povijest transakcija. Ako primijetite bilo što neobično, poduzmite prikladne akcije kao što je kontaktiranje klijenta ili prijava sumnjivih aktivnosti relevantnim zakonskim tijelima.

Koje alate koristiti za nadzor aktivnosti klijenta?

• izvještaji računa – kako bi potražili bilo kakve sumnjive transakcije
• povijest transakcija – za praćenje aktivnosti klijenta tijekom vremena
• redovne revizije – kako bi bili sigurni da niste previdjeli sumnjive aktivnosti

Riješeno. Svjestan sam aktivnosti svojih klijenata

Primjetite bilo kakve procjene u ponašanju

Kopiraj poveznicu

Također trebate biti svjesni da, ako klijent krene sudjelovati u bilo kakvim sumnjivim aktivnostima, to može biti znak da nešto nije u redu.

Zašto je primjećivanje promjena u ponašanju važno?

To vam može pomoći da identificirate rane potencijalne probleme i poduzmete radnje kako bi spriječili izazivanje štete. Primjećivanje bilo kakve neobične aktivnosti vam omogućuje da istražujete dalje i saznate je li klijent umiješan u neke kriminalne aktivnosti prije nego bude prekasno.

Kako primijetiti promjene u ponašanju?

Obratite pažnju kako se klijent ponaša u interakciji s vama i pratite njihove poslovne aktivnosti tijekom vremena. Ako primijetite bilo kakva odstupanja od norme, to im trebate izravno spomenuti ili označiti račun za daljnji pomniji nadzor.

Koje alate koristiti za primjećivanje promjena u ponašanju?

• praćenje aktivnosti tijekom vremena – kako bi primjetili bilo što neobično
• označavanje računa – kako bi označili račun potencijalno sumnjivim

Bilježim svaku promjenu u ponašanju mojih klijenata

Vršite redovne provjere koristeći LiveAgent

Kopiraj poveznicu

Čak i ako se sve čini u redu, nakon određenog vremena trebate popričati sa svojim klijentima.

Zašto je vršenje redovnih provjera važno?

Za gradnju i održavanje dobrih odnosa s klijentima, kao i kako bi ih mogli pitati o bilo kakvim promjenama u okolnostima ili poslovanju koje bi mogle utjecati na njihov račun ili aktivnosti koje se tiču vas. Redovne provjere pokazuju da vas zanima klijent, kao i njegov uspjeh.

Kako vršiti redovne provjere?

Koristite sustav za upravljanje vezama s klijentima (CRM) kako bi zakazali redovan kontakt s klijentima barem jednom godišnje (ali češće, po mogućnosti) ili postavite sustav podsjetnika za sebe. Također se možete jednostavno obratiti klijentu kada imate nešto određeno na umu i kontaktirati ih putem njihove preferirane metode komunikacije koristeći LiveAgent helpdesk softver. To će pomoći u zadržavanju dobrih odnosa s klijentima.

Koje alate koristiti za vršenje redovnih provjera?

• sustav za upravljanje vezama s klijentima – za pohranu njihovih informacija i zakazivanje sastanaka
• LiveAgent – za izravno kontaktiranje putem kanala koje oni preferiraju
• kalendarski podsjetnici – kako bi mogli pratiti raspored kontaktiranja svakog klijenta

Redovito vršim sve provjere

Prijavite sumnjivu aktivnost računa

Kopiraj poveznicu

Ako vjerujete da klijent sudjeluje u pranju novca ili nekim drugim kriminalnim aktivnostima, trebate to prijaviti relevantnim zakonskim tijelima.

Zašto je prijava sumnjive aktivnosti računa važna?

Zakon nalaže da to morate uraditi, a to pomaže u zaštiti vašeg poduzeća, kao i šire zajednice, od štete. Morate poduzeti radnje ako imate bilo kakve sumnje u pranje novca ili bilo kakve druge kriminalne radnje, pošto ti ozbiljni zločini mogu imati dalekosežne posledice.

Kako prijaviti sumnjivu aktivnost računa?

Ovisno od države ili regije u kojoj živite, postoje različiti načini za prijavu sumnjivih aktivnosti. Na primjer, u SAD-u možete podnijeti izvještaj o sumnjivoj aktivnosti (SAR) mreži za suzbijanje financijskog kriminala (FinCEN).

Koje alate koristiti za prijavu sumnjive aktivnosti računa?

• SAR – za prijavu FinCEN-u u SAD-u
• relevantna zakonska tijela – za prijavu u drugim državama i regijama

Koristite softver za upravljanje odnosima s klijentima

Najbolje prakse dubinske analize klijenata

• Izvršite provjeru pozadine svih klijenata, uključujući provjeru kaznene evidencije i kreditne povijesti

Razmislite o korištenju programa za identifikaciju klijenata (CIP) kako bi potvrdili identitet klijenta. To obično uključuju prikupljanje i potvrdu određenih informacija o klijentu, kao što je njegovo ime, datum rođenja i JMBG. Također trebate provjeriti kaznenu evidenciju i kreditnu povijest, kako bi bili sigurni da klijent nema povijest financijskih zločina ili drugih ilegalnih aktivnosti.

• Request and review copies of business licenses and permits

Kada uključujete novog klijenta, pobrinite se da zatražite te i sve druge relevantne dokumente za vaš arhiv. To će vam pomoći da potvrdite da je klijent legitiman i da njegovo poduzeće legalno posluje.

• Verify the customer’s contact information

Važno je potvrditi da su informacije koje imate u dosjeu točne i ažurirane. To uključuje njihovo ime, email adresu, poštansku adresu i telefonski broj. Također se trebate pobrinuti da imate način da im se obratite u slučaju nužde.

• Provjerite društvene mreže klijenata za bilo kakve sumnjive znakove

Društveni mediji mogu biti odličan način za upoznati vaše klijente, ali je također važno potražiti bilo kakve znakove koji mogu označiti da vaši klijenti nisu oni za koje se predstavljaju ili da sudjeluju u ilegalnim aktivnostima. To uključuje traženje lažnih recenzija, profile koje slijede, neprikladne komentare ili bilo koju drugu vrstu sumnjivog ponašanja.

• Ask for referrals from other businesses that have worked with the customer

Ako niste sigurni u vezi s klijentom, jedan od načina da se smirite je da razgovarate s ostalim kompanijama koje su prije poslovale s njime. To vam može pomoći da potvrdite da su legitimni, vjerodostojni i pouzdani za suradnju, što će povećati šanse da i vi imate dobar odnos s njime.

• Meet with the customer in person to get a sense of their business operations

Ako je moguće, uvijek je dobra ideja imati osobni razgovor s nekim prije početka poslovanja. To će vam dati priliku da ih bolje upoznate i naučite o njihovom poslovanju iz prve ruke. To je također prilika da postavite bilo kakva pitanja koja možete imati i dobijete garanciju da su oni ti za koje se predstavljaju.

Sažetak kontrolnog popisa za dubinsku analizu klijenta

• Osigurajte svoje informacije
• Provjerite identitete klijenata
• Provjerite sankcije
• Napravite procjenu rizika klijenta
• Prikupite dodatne informacije
• Potvrdite dodatne informacije
• Izvršite pozadinske provjere
• Unajmite odvjetnika
• Pratite aktivnost klijenta
• Zabilježite bilo kakve promjene u ponašanju
• Vršite redovite provjere s LiveAgent-om
• Prijavite sumnjivu aktivnost računa

Povezani članci

Kontrolni popis za program identifikacije klijenata

Proces identifikacije klijenata je važan kako bi se smanjila šansa za suradnju s pojedincima ili organizacijama koje mogu štetiti vašem poslovanju. Koriste se alati poput profila klijenta, alata za procjenu rizika, agencija za izvještaje o potrošačima i komunikacijskih alata kako bi se ocijenio rizik klijenta i donijela odluka o odobrenju ili odbijanju. Primjenjuju se načini poput vođenja evidencije, usporedbe s državnim popisima i davanja pravodobnih obavijesti. Kriteriji izuzeća također su važni kako bi se maksimalno iskoristili resursi i izbjeglo nepotrebno prikupljanje informacija. Redovito ažuriranje programa identifikacije klijenata je ključno.

Kontrolni popis za uključivanje novog klijenta

The article outlines steps for improving customer relations and satisfaction. These steps include identifying areas of concern through cataloging customer feedback, defining expectations, setting both short and long term goals, recording and tracking customer data, and evaluating how customers are utilizing your services or products. Various tools such as text editors, tables, project management software, and customer relationship management software can be utilized in this process.

Kontrolni popis za upoznavanje svojih klijenata

Važno je znati vrstu/status kompanije jer to može ukazivati na njezinu kupovnu moć te olakšati razumijevanje jezika i izazova koje ima. Prirodu poslovanja kompanije možete pronaći na njezinoj web stranici, pitajući ih ili čitajući online recenzije. Poznavanje prirode poslovanja kompanije pomaže odrediti koje proizvode i usluge bi ih mogle zanimati.