10 savjeta za učinkovitu e-mail komunikaciju

E-mail komunikacija započela je 1971. godine kada je Ray Tomlinson poslao prvi e-mail sebi. Iako je ova tehnologija već starija od 50 godina, milijarde e-mailova se šalje svaki dan. Ponekad dnevno čitamo i šaljemo više e-mailova nego što se susretnemo s pravim ljudima. Ipak, u e-mail komunikaciji činimo iste greške koje bismo trebali izbjegavati za vlastito dobro. Dakle, kako poboljšati naše e-mailove?

Dolje su 10 savjeta za učinkovitu e-mail komunikaciju:

1. Budite jasni i sažeti

Većina ljudi ima premalo vremena tijekom dana da čita i odgovara na e-mailove. Tijelo e-maila trebalo bi biti informativno i direktno. Čak i ako koristite druge alternative e-mailu, vaš primatelj će cijeniti kratke i jasne poruke. Razmislite o korištenju točaka s crticama ili pisanju zasebnog e-maila za svaku temu koju trebate komunicirati s nekim.

Zapamtite: Dugi e-mailovi izvlače život iz ljudi.

2. Budite ljubazni

Osim ako niste u dobrim odnosima s nekim, izbjegavajte neformalan jezik, žargon, sleng i neprikladne kratice. Razmislite kako vaš e-mail “osjeća” emocionalno. Ako bi vaše emocije mogle biti pogrešno razumljene, pronađite drugi način kako formulirati vaše riječi. Budite prijateljski, respektabilan i zahvalan.

Želite li znati kada koristiti casual, formalan, ozbiljan ili prijateljski ton?

Spremni podići poslovanje na višu razinu?

Isprobajte LiveAgent besplatno i uvjerite se sami.

Zatražite demo 30 dana besplatno

3. Koristite jasnu liniju predmeta

Na osnovu linije predmeta ljudi odlučuju trebaju li otvoriti e-mail ili ne. Mnogi ljudi primaju ogromnu količinu e-mailova, važno je opisati što će čitatelj pronaći unutar. Vaš primatelj inbox čini prvi čišćenje za njih. A poruke bez linije predmeta smatraju se lošim e-mailovima i stoga se prosljeđuju u spam.

4. Obratite pažnju na pravopis i gramatiku

Ovo je jednostavan način da pokažete da vam je stalo. Pokušajte pročitati vašu poruku naglas kako biste uhvatili bilo koju gramatičku grešku ili neugodnu formulaciju koju biste inače mogli propustiti.

Pretplatite se na newsletter

Najnoviji savjeti i ponude izravno u vašem sandučiću.

E-mail adresa

Pretplatite se

5. Zapamtite da e-mail nikada nije privatan

Vaša poruka mogla bi biti proslijeđena drugim ljudima bez vašeg znanja. Ako su vaše informacije vrlo povjerljive, pazite da stignu pravoj osobi.

6. Stavite vašu glavnu točku na početak

Ako odgovarate na pitanje u e-mailu neke osobe, stavite odgovor blizu početka. Većina ljudi ne voli čitati duge odlomke kako bi dobila glavnu točku na kraju poruke.

7. Koristite tipku ODGOVORI

Uključite prethodnu poruku kada odgovarate na e-mail. Ne počinjite novi e-mail. Ova praksa štedi vaše vrijeme i vrijeme vašeg primatelja.

8. Budite ekološki osviješteni

Izbjegavajte ispis e-mailova kad god je to moguće. Moći ćete bolje organizirati vašu komunikaciju i štoviše spasiti stabla.

9. Izbjegavajte VIKANJE

Ne koristite velika slova, to implicira vikanje. Također je TEŽE ČITATI pisane znakove koji su svi iste veličine, pa dajte svojim čitateljima pauzu.

10. Uključite vašu signaturu

Ne skrivajte se iza e-maila i uključite vaše ime. Zatvorite vašu poruku s “Iskreno vaš”, “, “Pozdrav”, " ili “Sve najbolje”, " ovisno o situaciji. Ne zaboravite napisati naziv tvrtke ispod vašeg imena ili podijelite vašu digitalnu vizitku.

Završne misli

Shvatite da je nakon što je vaša poruka poslana, nemoguće je povući. Slanjem pogrešne poruke nekome možete oštetiti i uništiti vaš posao ili karijeru. Uvijek ponovno provjerite vašu poruku i liniju primatelja prije slanja bilo kojeg e-maila. Također je dobra ideja stvoriti novi e-mail račun posvećen outreach-u i komunikaciji s klijentima.