Kako ljubazno odbiti

Duboko u srcu, u ljudskoj je prirodi biti voljen i tražiti potvrdu od drugih. Ali, nažalost, koliko god se trudili, ponekad trebamo biti nesuglasni ili odbiti nešto i reći ne osobi s druge strane. To može biti nevjerojatno teško za one ljude koji se boje povratka i žele biti voljeni od svih. Dakle, evo nekoliko načina da ljubazno odbijete, bilo da je to za posao kao što je usluga kupcima ili bilo koju drugu svakodnevnu situaciju.

Ovi savjeti funkcioniraju u e-mailima, razgovorima u stvarnom životu, preko telefona, u aplikaciji za chat ili bilo kojoj drugoj situaciji gdje trebate odbiti nečiji zahtjev.

Prvo se ispričajte

Ovo može zvučati kao čudan savjet, posebno ako objektivno niste ništa krivo učinili. Međutim, reći izvinjavam se prije nego što kažete ne ima određene prednosti. Prvo, dajete drugoj osobi do znanja da dolaze loše vijesti. Drugo, pokazujete empatiju, što može ublažiti čak i najtvrđe udarce. To je način kako jednostavno ljubazno odbijete.

Izvinjavam se, ali smo morali odbiti vašu molbu da se prebacite u drugi odjel.

Nemojte okretati oko bušotine

Ako kreirate detaljno objašnjenje na nečiji zahtjev samo da odbijete njihovu molbu, mogu se dogoditi dvije stvari.

Prvo, mogu misliti da lažete zbog toga što je vaš odgovor tako detaljno napisan.

Drugo, pronaći će način da vas uvjere da kažete da ili da pronađete rupu u vašem odgovoru.

Dakle, umjesto da napišete cijelo pismo o odbijanju prijave, učinite to brzo i bezbolno. Bit će iskrenije i manja je šansa da se kasnije dogodi svađa.

Dakle, umjesto: “Izvinjavam se, ali ne mogu vas voziti na stanicu sutra jer moja kći ima satove plivanja i ako ih propusti, njene šanse da ide na državno prvenstvo su u opasnosti.”

Jednostavno recite:

Izvinjavam se, ali ne mogu vam pomoći, imam nešto planirano za sutra.

Koristite stvarnu riječ

Ponekad, umekšavanje može učiniti više štete nego dobra. Umjesto da tražite načine da ublažite udarac, slobodno koristite stvarnu riječ s osobom s kojom razgovarate.

Ne, bojim se da to ne mogu učiniti za vas.

ILI

To nije moguće u ovom trenutku.

ILI

Radije ne bih ulazio u tu vrstu situacije.

Na ovaj način, osoba koja sluša neće imati nikakve sumnje da je vaš odgovor negativan. Ovo je najjednostavnije rješenje od svih, ali istovremeno i najrizičnije jer možete djelovati oštro ili previše direktno.

Recite NE dva puta, ako trebate

Ponekad će ljudi nastaviti inzistirati nakon što prvi put čuju da odbijate. Mogu misliti da je moguće promijeniti mišljenje ili da nakon dovoljno uvjeravanja možda popustite. Jednostavno (i ljubazno) ponovno potvrdite svoj negativan odgovor.

Kao što sam rekao, bojim se da vam ne mogu pomoći u ovom trenutku.

ILI

Kao što sam prethodno spomenuo, ne dajemo popuste umirovljenicima.

Proslijedi ih nekome drugome

Jedna situacija gdje ljudi nemaju problem čuti ne je kada ih pošaljete nekome drugome koji bi mogao biti od veće pomoći. Na taj način, neće to smatrati odbijanjem, već pomoći u dobivanju onoga što zaista trebaju. Naravno, prvo pazite da osoba kojoj ih šaljete može obaviti zadatak.

Ne mogu vam pomoći u ovom trenutku jer nisam stručnjak za poreze, ali Susan iz računovodstva može vam pomoći.

ILI

Iako ne mogu odmah riješiti ovaj problem, mogu vas povezati s nekim iz usluge kupcima koji će vam pomoći.

Zrcalite njihov zahtjev

Govoreći o empatiji, jedna od najboljih taktika za izbjegavanje negativnog odgovora je preuzeti istu poziciju kao oni. Ako se radi o teškoj situaciji (ili osobi) s kojom se bavite, to može pomoći da vaš odgovor ne bude toliko negativan. Baš kao u prethodnom scenariju, počinjete lijepo prije nego što odbijete.

U pravu ste, trebalo nam je previše vremena pri obradi vašeg zahtjeva. Međutim, ne mogu vam pomoći u ovom trenutku.

ILI

Istina je da nismo učinili dovoljno za vašu stvar. Međutim, ne mislim da vam zaista možemo pomoći s vašim zahtjevom.

Ponudite alternativu

Sigurno, dobivanje ne kao odgovor neće se osjećati sjajno za osobu s druge strane. Međutim, ako joj date alternativu koja izgleda jednako dobra, vjerojatno će puno bolje prihvatiti odbijanje.

Bojim se da vam ne mogu dati popust na premium plan, ali mogu vam dati još jedan mjesec besplatnog pokušaja.

Ovo nije uvijek moguće, jer ponekad nema alternative. Također, imajte na umu da davanje alternative može otvoriti više nepotrebne rasprave.

Vratite se njima

Često je nečiji zahtjev jednostavno nemoguće ispuniti odmah. Možda ne znate je li to moguće, trebate odobrenje druge osobe ili bi to moglo biti nešto potpuno drugačije. U tim situacijama, recite osobi da ćete provjeriti i vratiti se njima kasnije. Naravno, pazite da se zaista vratite njima.

Ne mogu vam reći gdje je vaša pošiljka u ovom trenutku, ali ću to provjeriti i obavijestiti vas sutra ako vam to odgovara.

ILI

Iako vam ne mogu pomoći u ovom trenutku, možete se vratiti sutra i vidjeti imamo li još onih cipela na zalihi.

Primjer iz stvarnog života: Kako odbiti poziv?

Pogledajmo specifičan primjer. Kako odbiti poziv na vjenčanje? Ako ne možete doći na vjenčanje ili možda ne želite doći na vjenčanje, shvaćanje kako ljubazno odbiti poziv na vjenčanje često može biti borba.

Kako odbiti uzorke poziva na vjenčanje:

Hvala vam puno na pozivu. Nažalost, ne mogu doći. Čestitam obojici. Uživajte!

ILI

Izvinjavam se, ali ne mogu doći osobno. Volio bih slaviti s obojici kada budemo imali priliku. Svakako, čestitam obojici!

Zaključak

Reći ne ili ljubazno odbiti je jedna od najtežih stvari koju trebate učiniti, bez obzira na situaciju, osobu ili jezik. Ovi savjeti će vam pomoći da lakše kažete NE i izbjegnete neugodne situacije s osobom s druge strane. Ako želite saznati više, pogledajte naš članak o komunikaciji s kupcima za dodatno znanje.

Otkrij sam

Znanje je moć, ali samo kada se primijeni u praksu. Testirajte sve u našoj akademiji direktno u LiveAgent-u.

|

|