
Upravljanje Tiketima
Otkrijte moć učinkovitog upravljanja tiketima s LiveAgent-om. Pojednostavnite korisničku podršku pretvaranjem problema u tikete, poboljšajte vremenske odgovore ...

Sustav za upravljanje tiketima je vitalan alat za uslugu kupcima koji centralizira i automatizira upite kroz upravljanje tiketima, praćenje statusa i značajke suradnje.
Sustav za upravljanje tiketima je neophodni dio softvera za help desk koji omogućava predstavnicima korisnika da budu učinkoviti i organizirani. Sustav za upravljanje tiketima prima zahtjev korisnika za podršku i automatski kreira tiket. Tada je određeni agent odgovoran za rješavanje tiketa u softveru za servisni stol.
Jeste li ikad razmišljali o tome kako agenti korisničke podrške ostaju organizirani kada su preplavljivani bezbrojem upita korisnika? Kako uspijevaju odgovoriti brzo i pratiti svaki problem korisnika?
Na temelju našeg istraživanja, prosječan sustav za upravljanje tiketima prima oko 578 tiketa dnevno iz različitih komunikacijskih kanala. A bez odgovarajućih alata, može biti teško pružiti pomoć na vrijeme. Izvještaj tvrtke Parature pokazuje da 42% agenata podrške ima poteškoće u rješavanju problema zbog zastarjelih sustava, što dovodi do frustracije zaposlenika i korisnika. Sve se to može spriječiti odabirom odgovarajućeg alata za upravljanje tiketima.
Dublje ćemo istražiti prirodu sustava za upravljanje tiketima, njihovu važnost za poslovne subjekte i njihovu ulogu u pojednostavljivanju korisničke podrške. Kroz primjere iz stvarnog svijeta iz različitih industrija, pokazat ćemo kako ti sustavi poboljšavaju dnevne operacije, produktivnost zaposlenika i procese korisničke podrške.
Tiket podrške je ključni element sustava za upravljanje tiketima koji služi kao komunikacijski kanal između korisnika i tima podrške. Kada korisnik kontaktira tvrtku s problemom ili pitanjem, podnosi tiket podrške. Ovaj tiket podrške sadrži detalje o njihovom upitu, uključujući opis problema, kontaktne podatke ili sve relevantne priloge.
Tiket korisničke podrške služi kao alat za dokumentaciju koji omogućava timovima podrške da prate, prioritiziraju i učinkovito rješavaju probleme korisnika.
Na primjer, recimo da korisnik naiđe na tehnički problem tijekom korištenja vaše aplikacije i kontaktira vas putem live chata na vašoj web stranici, pružajući svoje kontaktne podatke i kratak opis problema. U tom procesu automatski se kreira tiket i ulazi u sustav za upravljanje tiketima. Vaš tim podrške tada može pristupiti, dodijeliti i raditi na rješavanju tiketa, označavajući ga kao zatvorenog nakon što je problem riješen.
Status tiketa odnosi se na trenutnu fazu tiketa podrške. Pruža vidljivost gdje se tiket nalazi u procesu podrške i pomaže agentima korisničke podrške da učinkovito prioritiziraju i upravljaju svojom radnom opterećenjem.
Statusi tiketa mogu se razlikovati ovisno o specifičnom sustavu za upravljanje tiketima, ali česti oznake statusa uključuju Otvoren, U tijeku, Riješen i Zatvoren. Svaki status odražava trenutnu fazu putovanja podrške za određeni tiket.

Ažuriranje statusa svakog tiketa je ključno iz nekoliko razloga:

Alati za upravljanje tiketima za korisničku podršku mogu biti stvarno korisni jer pomažu svakom članu osoblja da bude organiziraniji i učinkovitiji. Sustav upravljanja također utječe na troškove, prodaju, prihod, zadovoljstvo korisnika i odličan je uštednik vremena.
Sustavi za upravljanje tiketima poboljšavaju učinkovitost centralizacijom upravljanja tiketima i automatizacijom rutinskih zadataka, kao što su dodjela tiketa i odgovori. Kategoriziraju i prioritiziraju tikete korisnika te se integriraju s detaljnim bazama znanja za brz pristup rješenjima. Ti sustavi olakšavaju suradnju koristeći interne alate i pružaju detaljno izvješćivanje i analitiku.
Funkcionira centralizacijom i automatizacijom procesa upravljanja i rješavanja upita korisnika. Pogledajmo detaljnije korake uključene u rad sustava za upravljanje tiketima:
Proces počinje kada korisnik podnese zahtjev za podršku. To se obično može učiniti kroz različite kanale poput e-maila, live chata, društvene mreže ili obrasca za kontakt, gdje korisnik pruža informacije o svom problemu, kao što su detaljni opis, kontaktni podaci i sve relevantne priloge.

Kada se tiket kreira, sustav za upravljanje tiketima ga automatski dodjeljuje agentu podrške ili određenom odjelu na temelju unaprijed definiranih pravila. To osigurava da se tiket uvijek usmjeri odgovarajućoj osobi s relevantnom stručnošću za rukovanje određenim problemom.

Agenti podrške mogu također prioritizirati dolazne tikete na temelju unaprijed definiranih kriterija. Hitni ili visoko prioritetni problemi mogu biti označeni, omogućavajući agentima da ih brzo riješe i osiguraju pravovremeno rješavanje.

Timovi podrške često trebaju interno surađivati kako bi riješili složenije probleme i kompleksne zadatke. Robusna rješenja za upravljanje tiketima omogućavaju agentima da međusobno komuniciraju, dijele svoje uvide i zajedno rade na pronalaženju učinkovitih rješenja. Jednostavni sustav za upravljanje tiketima LiveAgent vas također upozoruje kada ste na putu da počnete odgovarati na tiket na kojem radi drugi agent.

U slučajevima gdje tiket zahtijeva eskalaciju na višu razinu podrške, jedna od značajnih značajki upravljanja tiketima omogućava bezproblematne prijelaze. To osigurava da kompleksni problemi dobiju stručnjake znanje potrebno za brže rješavanje.

Kada agent podrške uspješno riješi problem korisnika, ažurira status tiketa na “Zatvoren”. Sustav za upravljanje tiketima čuva zapis o rješenju za buduću referencu.

Dobri sustavi za upravljanje tiketima dolaze opremljeni s nekoliko osnovnih značajki koje poboljšavaju procese korisničke podrške i osnažuju timove podrške. Ti sustavi pružaju centraliziranu platformu gdje agenti mogu kreirati, dodijeliti i pratiti tikete tijekom njihovog životnog ciklusa. Razumijevanje što su tiketi podrške je bitno: to su upiti ili problemi korisnika dokumentirani i upravljani unutar sustava za upravljanje tiketima, osiguravajući pojednostavljenu komunikaciju i rješavanje. Evo nekih ključnih značajki na koje trebate paziti:
Sustav bi trebao pružiti centraliziranu platformu za upravljanje upitima korisnika, gdje agenti mogu kreirati, dodijeliti i pratiti tikete tijekom njihovog životnog ciklusa. Agenti bi trebali moći lako pristupiti informacijama o kupcima, povijesti razgovora i svim relevantnim prilozima povezanim s tiketom.
Primjer: Kada korisnik podnese tiket vezano uz problem s naplatom, sustav za upravljanje tiketima prikuplja sve detalje korisnika i dodjeljuje tiket agentu podrške. Agent tada može vidjeti prethodne interakcije korisnika, kao što su prethodni tiketi, omogućavajući mu da pruži personaliziranu pomoć.
Pouzdani sustavi za upravljanje tiketima trebali bi ponuditi različite opcije statusa za praćenje napretka svakog tiketa korisnika. Pomaže prioritizirati tikete na temelju hitnosti, osigurava jasnu komunikaciju s korisnicima i pruža transparentnost u procesu rješavanja.
Primjer: Tiket sa statusom “Odložen” može ukazati da agent podrške čeka dodatne informacije od korisnika prije nego što nastavi s rješavanjem.
Automatska dodjela tiketa na temelju unaprijed definiranih pravila koristi se kako bi se osiguralo da se svaki tiket usmjeri najprikladnijem agentu ili odjelu, poboljšavajući učinkovitost i smanjujući vremenske odgovore agenta.
Primjer: Sustav za upravljanje tiketima može automatski dodijeliti tehničke probleme ili pitanja specijaliziranom timu tehničke podrške, dok se opći upiti usmjeravaju timu korisničke službe.
Ti tiketi su dio mnogih alata za upravljanje tiketima, omogućavajući agentima da podnose interne tikete kada se suočavaju s problemima i dobivaju pomoć od drugih agenata. Interni upiti vidljivi su samo vašim agentima i ne mogu biti pregledani od strane korisnika. Korištenjem njih, možete poboljšati suradnju, komunikaciju između agenata i produktivnost unutar organizacije.

Interne bilješke su značajka koja se obično dodaje nitima tiketa kako bi se prenijele dodatne informacije o određenom tiketu ili korisniku. Mogu se koristiti i kao popisi obaveza ili podsjetnici.

Unaprijed napisane poruke, poznate i kao makroi, su kratki unaprijed određeni odgovori, napisani unaprijed kako bi agentima pomogli odgovoriti kupcima jednim klikom. Obično se koriste za odgovaranje na često postavljana pitanja, uštedu vremena i pružanje točnih rješenja.

Unaprijed definirani odgovori služe sličnoj svrsi kao unaprijed napisane poruke. Međutim, unaprijed definirane poruke mogu biti mnogo duže i možete im dodati i priloge, što nije moguće u unaprijed napisanim odgovorima.

Oni predstavljaju ugovor između pružatelja usluge i korisnika koji definira koju razinu usluge treba pružiti u svakom trenutku. Obično pokrivaju kvalitetu usluge koja se očekuje, kako brzo problem treba biti riješen i odgovornosti pružatelja. Sporazumi o razini usluge mogu također definirati interne poslovne ciljeve i metrike koje trebaju biti ispunjene.
Primjer: Sporazum o razini usluge mogao bi navesti da pružatelj softvera mora odgovoriti na upite korisnika u roku od 1 radnog sata. Ako se to ne ispuni, korisnik ima pravo na naknadu.

Cotswold Web je tvrtka za web dizajn, e-trgovinu i marketing koja pomaže svojim kupcima da kreiraju vizualno privlačne web stranice. Odlučili su isprobati LiveAgent još 2016. godine. Pružaju podršku više od 400 klijentima u različitim zemljama, što može biti prilično težak zadatak s ograničenim brojem predstavnika korisničke službe.
Međutim, implementacija sustava za upravljanje tiketima LiveAgent help desk-a dala im je mogućnost da odgovore na pitanja korisnika s informiranim odgovorima. Njihov tim podrške može riješiti oko 600 tiketa mjesečno. Ali to nije sve. Jedna je stvar odgovoriti što više korisnika, ali sasvim je druga stvar pružiti korisničku podršku visoke kvalitete. A Cotswold Web ima razinu zadovoljstva korisnika veću od 98%.
“Imati live chat i upravljanje tiketima u jednom proizvodu je odličan, kao i jednostavnost postavljanja koja je bila usklađena s odličnom razinom mogućnosti konfiguracije. Obično se ova 2 stvari ne javljaju zajedno, mislim da je razina zrelosti LiveAgent impresivna.”
Richard Jaques, osnivač Cotswold Web
Međutim, kada su odlučili isprobati novi softver za help desk, menadžeri su isprobali nekoliko pružatelja kroz besplatnu probnu verziju. Svi su imali svoje prednosti i nedostatke, ali na kraju su se odlučili za LiveAgent iz sljedećih razloga:
Kada su ih pitali je li LiveAgent mogao pomoći poboljšati njihovu korisničku podršku, odgovor je bio DA! Što je najvažnije, njihov tim podrške također voli koristiti sustav za upravljanje tiketima help desk-a jer je lak za korištenje i pomaže im da prate svaku interakciju s kupcima.
Atomer je tvrtka koja nudi svojim kupcima mogućnost da iznajme web-bazirani sustav u kojem mogu stvoriti i potpuno prilagoditi svoju mrežnu trgovinu ili web stranicu. Ali ne mogu ponuditi sve to bez dostupne korisničke podrške visoke kvalitete svojim kupcima. Nakon testiranja više help desk-a i sustava za upravljanje tiketima, odlučili su da LiveAgent savršeno odgovara svim njihovim potrebama.
LiveAgent nam pomaže da svakodnevno rješavamo upite korisnika. Odluka da počnemo koristiti LiveAgent bila je prava odluka i 95% zadovoljstva korisnika je samo dokaz toga."
Martin Drugaj, zaposlenik Atomer
Što tvrtka najviše voli u radu s LiveAgent?
Refresher je najposjećenija web stranica o životnom stilu u Slovačkoj. Zbog svog uspjeha, uspjeli su se proširiti i na Češku Republiku. Ali čak i uspješna i dobro vođena web stranica trebala je softver za help desk s pouzdanim sustavom za upravljanje tiketima.
Trebaju upravljati s puno urednika koji pokrivaju sve vrste tema koje su trenutno u trendu, poslovne suradnje, marketinške kampanje, projektne dizajne i mnogo više. Sa svim tim, njihova e-pošta se puni i postaje nered. Tu je došao LiveAgent.
Refresher je odlučio implementirati LiveAgent početkom 2015. godine, kada su tražili rješenje koje bi im pomoglo da učinkovito pojednostave svu komunikaciju. Zahvaljujući LiveAgent, Refresher je mogao smanjiti broj svojih zaposlenika podrške i osim toga, mogu odgovoriti i riješiti više od 1700 tiketa mjesečno.
Koriste sustav za upravljanje tiketima help desk-a kako bi komunicirali s oglašivačima i njihov marketing odjel može odmah odgovoriti na tikete i imati potpunu povijest komunikacije s kupcima. Sve je to rezultiralo masivnim rastom prihoda.
Kako koriste LiveAgent?
Pametna pravila automatizacije rade u pozadini, pomažući Refresher timu da automatski prebace tikete u ruke prave osobe. Međutim, mogućnost ručnog dodjele tiketa članovima tima je također vrlo korisna za njih. LiveAgent pomaže Refresher da filtrira važnu poslovnu komunikaciju od poruka zajednice. To je moguće zahvaljujući moćnim algoritmima automatizacije.
Dakle, kada su ih pitali koji je glavni benefit LiveAgent za njihovu tvrtku, odgovor je bio jasan:
Morao bih se ponavljati, ali ne mogu dovoljno naglasiti koliko je brža, fleksibilnija i uredna naša komunikacija postala."
Gabor Boros, izvršni direktor Refresher
Huawei je globalni pružatelj ICT rješenja koji je brzo shvatio koliko je važan kontakt s kupcima u stvarnom vremenu. Počeli su tražiti sustav za upravljanje tiketima koji bi mogao poboljšati učinkovitost njihove korisničke podrške putem live chata. 2013. godine odlučili su se za LiveAgent.
Bilo je nekoliko dostignuća koja su proizašla iz implementacije LiveAgent:
Kako bi procijenili ukupne razine zadovoljstva korisnika, Huawei koristi značajku povratnih informacija koja im omogućava da primaju pozitivne i negativne povratne informacije od svojih korisnika. Povratne informacije pomažu u poboljšanju kvalitete njihove korisničke podrške i pružaju pregled performansi njihovih agenata korisničke podrške.
Ukratko, stekli smo sveobuhvatno razumijevanje svrhe i funkcionalnosti sustava za upravljanje tiketima help desk-a kao alata koji pomaže u upravljanju upitima korisnika i tiketima podrške. Omogućava timovima podrške da učinkovito prate, prioritiziraju i rješavaju probleme korisnika.
Ne zaboravite važnost statusa tiketa kako bi se pružila transparentnost, jasna komunikacija i učinkovito upravljanje tijekom rada. Ažuriranjem tih statusa, agenti podrške mogu prioritizirati, dodijeliti resurse i pružiti pravovremena rješenja za upite korisnika.
Pri odabiru sustava za upravljanje tiketima za vašu tvrtku, razmislite o bitnim značajkama kao što su upravljanje tiketima, praćenje statusa, dodjela, interni tiketi, unaprijed napisane poruke, SLA i još mnogo toga. Dobijte uvide iz primjera iz stvarnog svijeta tvrtki koje su poboljšale poslovnu učinkovitost, produktivnost agenta i ukupne performanse kroz sustave za upravljanje tiketima. Kako biste istražili te prednosti za vašu tvrtku, isprobajte besplatnu 30-dnevnu probnu verziju LiveAgent. Ne čekajte, prijavite se danas!
Pridružite se tisućama tvrtki koje koriste LiveAgent sustav za upravljanje tiketima kako bi pojednostavile operacije podrške. Automatizirajte usmjeravanje tiketa, pratite status i povećajte učinkovitost agenta.
Sustav IT tiketa je alat za upravljanje koji obrađuje i katalogizira prikupljene podatke korisnika. To je neophodni dio softvera za help desk i omogućava predstavnicima korisničke službe da budu učinkoviti i organizirani pri rješavanju problema korisnika.
Ako prodajete proizvode ili usluge i želite biti prepoznati na tržištu i biti u mogućnosti konkurirati drugim tvrtkama, trebat će vam softver za sustav upravljanja tiketima. Omogućava vam automatizaciju rada, organizaciju obavijesti, pružanje učinkovite usluge, prioritizaciju zadataka i lako prebacivanje tiketa između agenata.
LiveAgent je jedan od popularnih sustava za upravljanje tiketima. Automatski prati i pretvara sve zahtjeve korisnika u tikete, bez obzira na komunikacijski kanal. Sučelje je intuitivno i omogućava učinkovito rukovanje.
To je alat koji koriste IT odjeli za upravljanje zahtjevima za podršku korisnicima i tehničkim problemima. Sustav IT upravljanja tiketima služi kao centralno spremište za bilježenje, praćenje i rješavanje IT-povezanih tiketa, osiguravajući da IT timovi mogu učinkovito riješiti i razriješiti upite korisnika na strukturiran i učinkovit način.
Sustave za upravljanje tiketima mogu koristiti različiti timovi i odjeli unutar organizacije, uključujući timove korisničke podrške, IT odjele ili servisne stolove. Ti timovi se oslanjaju na sustave za upravljanje tiketima kako bi upravljali i pratili upite korisnika, tehničke probleme i zahtjeve za uslugom. Korištenjem toga, mogu lako surađivati, prioritizirati i učinkovito rješavati tikete kako bi osigurali glatke i personalizirane iskustvo.
Glavna razlika između sustava CRM (upravljanje odnosima s kupcima) i sustava za upravljanje tiketima leži u njihovom primarnom fokusu. Sustav CRM je dizajniran za upravljanje i centralizaciju podataka o kupcima, praćenje interakcija i njegovanje odnosa s kupcima. Sustav za upravljanje tiketima fokusira se na upravljanje i rješavanje upita i problema korisnika kreiranjem, praćenjem i organizacijom tiketa podrške.
Prije postavljanja sustava za upravljanje tiketima na internetu, identificirajte njegovu svrhu i potrebe. Razmislite o korištenju softvera za upravljanje tiketima ili platformi poput Zendeska ili Jire. Ako gradite od nule, koristite HTML, CSS i JavaScript za sučelje s Python, PHP ili Ruby kao jezike za pozadinu. Fokusirajte se na korisničko sučelje koje je jednostavno za korištenje, jasne upute za slanje tiketa i poboljšanu upotrebljivost sustava za učinkovito upravljanje tiketima.

Otkrijte moć učinkovitog upravljanja tiketima s LiveAgent-om. Pojednostavnite korisničku podršku pretvaranjem problema u tikete, poboljšajte vremenske odgovore ...

Sustavi za upravljanje tiketima su vitalni za učinkovito upravljanje korisničkom podrškom. Centraliziraju zahtjeve, konsolidiraju interakcije, održavaju standar...

Odkrijte osnove podrške helpdeska s LiveAgent-om, svestranim softverom koji nudi upravljanje tiketa, automatizaciju i komunikaciju kroz više kanala kako bi se p...