Poslovni VoIP

Kao kontrast privatnim uslugama, poslovni VoIP ponuđač može više investirati u gradnju i održavanje sigurne VoIP mreže. Kao dodatak, najbolje poslovne VoIP usluge obično nude visoku razinu korisničke podrške. Na kraju, vlasnici poduzeća si ne mogu priuštiti da izgube doticaj sa zaposlenicima, pogotovo kada rade na daljinu.

Kako znate hoće li vaša kompanija imati koristi od poslovnog VoIP-a?

Prije korištenja poslovnih VoIP usluga za upravljanje svim vašim telefonskim pozivima, postoji nekoliko točaka na koje morate obratiti pažnju. Prvo, uvjerite se da imate pristup brzoj internetskoj vezi. U tradicionalnom uredskom okruženju imate kablovski, DSL, satelitski ili optički internet. Međutim, važno je provjeriti i vaše remote timove. Pitajte ih imaju li internet uslugu s brzinom preuzimanja i učitavanja od barem 5 megabita, tako da možete koristiti video sastanke.

Sada možete razmotriti neke prednosti koje su dostupne od pružatelja usluga poslovnog VoIP-a u usporedbi s tradicionalnom telefonskom uslugom.

• značajke – Ponuđači poslovnog VoIP-a su poznati po svojoj ponudi neograničenih poziva unutar države. Međutim, postoji velik broj drugih naprednih značajki koje morate uzeti u obzir. Na primjer, automatska tajnica olakšava odgovor na pozive koji se događaju tijekom večeri i vikenda. Neki ponuđači također imaju transkripciju glasovne pošte (tj. sustav pretvara glasovnu poruku u tekst).

• ušteda troškova – Ovisno o značajkama koje izaberete, ponuđači poslovnog VoIP-a mogu ponuditi značajne uštede troškova. U usporedbi s tradicionalnim poslovnim uslugama, možete uštediti 20 – 50%. Ušteda troškova može biti i veća ako obavljate više međunarodnih poziva.

• opcije za mala poduzeća – Neki ponuđači poslovnih telefonskih usluga nude unificiranu komunikaciju, video sastanke i timske poruke. Ove napredne značajke su obično dostupne u skupljim planovima. Enterprise telefonska usluga nije dobar izbor za mala poduzeća koja se fokusiraju na uštede troškova. S time na umu, poslovni VoIP telefonski sustavi su i dalje odličan izbor za velik broj malih poduzeća, zbog svoje fleksibilnosti i niskih troškova.

Kako kompanije mogu imati koristi od poslovnih VoIP usluga?

Postoji devet aspekata kako kompanije imaju koristi od korištenja usluga poslovnog VoIP-a. Neke od tih prednosti su dostupne i putem tradicionalnih analognih telefona, ali većina ih je dostupna samo putem VoIP poziva.

• Zovite koliko god hoćete sa značajkom za neograničene pozive. VoIP usluge su isplativ izbor za kompanije koje se oslanjaju na pozive, uključujući odlazne pozive prema klijentima. Često možete dobiti neograničene domaće pozive prema bilo kome u državi. Trošak međunarodnih poziva može biti i samo nekoliko centi po minuti.

• Ostanite povezani s ostalim timovima. Ostati organiziran u doba rada na daljinu je lakše s poslovnim VoIP uslugama. Možete koristiti konferencijske pozive s vašim timovima korisničke službe, prodajnim timovima i drugim dijelovima kompanije.

• Koristite dijeljenje ekrana za poboljšanje razumijevanja. Verbalni opis procesa nije uvijek pravi pristup u poslovanju. Neki od vaših zaposlenika mogu preferirati da vide dijagrame, grafikone ili drugu vrstu vizualne pomoći.

• Produbite vašu vezu s video sastancima. Neki poslovni VoIP planovi uključuju podršku za grupne video sastanke i video pozive. Komunikacija putem videa je moćan način da obogatite razgovor sa zaposlenikom ili klijentom. Možda će vam biti lakše razumjeti misli i osjećaje druge strane te se bolje povezati s njima. Neki VoIP planovi vam omogućuju da pozovete 10, 20 ili čak 100 sudionika na video konferenciju.

• Dobijte brze odgovore s timskim porukama. Noviji VoIP planovi uključuju značajku za timske poruke (poznate i kao instant poruke). To je koristan način za komunikaciju s timom. Na kraju, potrošiti 10 minuta gledajući na kalendar kako bi dogovorili konferencijski poziv nema uvijek smisla.

• Glasovna pošta. To je standardna značajka u današnjoj poslovnoj VoIP tehnologiji, čak i u osnovnim planovima. Kako bi dodatno potaknuli produktivnost poduzeća, potražite značajke za govornu poštu povezanu s emailom. Čitanje transkripta glasovne pošte može biti lakše nego slušanje audio zapisa.

• Aplikacije s videom. One su odličan izbor ako imate ponuđača internet usluga koji nudi brzu širokopojasnu uslugu. Na primjer, možete pozvati deset vaših najboljih klijenata na video poziv kako bi im otkrili novi proizvod na kojem radite. Tijekom video sastanka, možete koristiti dijeljenje ekrana kako bi demonstrirali ideju i dobili povratne informacije od njih. Neke aplikacije s videom će vam čak omogućiti dijeljenje kontrole nad vašim ekranom. To je moćan alat za poboljšanje angažmana.

• Skalabilnost. Za razliku od većine mobilnih telefona, lako je dodati ili ukloniti korisnike iz vaše VoIP usluge. To je vrijedno jer tijekom razdoblja s većom količinom posla možete dodati korisnike u vaše kontakt centre i poslije poništiti te račune ako više nisu potrebni.

• Preusmjeravanje. Poduzeća srednje veličine i velike kompanije imaju dosta dolaznih poziva koje rješavaju svaki dan. Preusmjeravanje poziva na pravu osobu ili odjel pomaže u pružanju bolje usluge vašim klijentima.

Kako izabrati najboljeg pružatelja VoIP usluga?

Postoji više faktora na koje trebate obratiti pažnju ako želite najbolju ponudu.

• fleksibilnost – Neki ponuđači usluga možda zatraže od vas potpisivanje godišnje pretplate kako bi dobili najbolju ponudu u tom rangu. Suprotno tome, najniži rang vam možda dopusti otkazivanje bilo kad, ali i ponudi manje značajki. Ne zaboravite da možete kombinirati planove. Možete koristiti skuplje opcije (tj. enterprise ili profesionalnu razinu). Kao kontrast tome, najniža razina može biti dobar izbor za odjele s manje poziva.

• podrška za mobilne uređaje – Dosta vaših zaposlenika će možda htjeti raditi na daljinu. Kako bi podržali te potrebe, potražite pružatelja usluga koji nudi mVoIP telefonske aplikacije ili može obavljati pozive s više lokacija bez kupovine uredskog telefona.

• integracije – LiveAgent se integrira s popularnim poslovnim softverima kao što su Salesflare, Pipedrive, Highrise, Gmail i mnogim drugima. Izbor ponuđača poslovnog VoIP-a koji se integrira s vašim softverom vam može uštedjeti vrijeme svaki dan.

• mjesečne minute – Neki ponuđači VoIP usluga nude neograničene minute za domaće pozive. Prije prijave, razmislite o vašim potrebama za pozive. Ako redovito zovete klijente u drugim državama, možda trebate plan s međunarodnim pozivima.

• druge moćne značajke – Veće kompanije mogu trebati kapacitet za ponudu online sastanaka, neograničenih ekstenzija i ostalih mogućnosti koje idu izvan standardnih VoIP značajki. To je obično slučaj kada imate širi raspon različitih timova (npr. prodaja, korisnička služba, računovodstvo, itd.) koji trebaju uredski telefon.

Imajte na umu da svaki VoIP ponuđač koristi različite riječi da opiše svoju uslugu. Jedna kompanija će koristiti frazu “enterprise razina” za najbržu uslugu. Druga kompanija će ponuditi “brzu razinu”. Pošto postoji dosta različitih izraza, važno je pobliže pogledati mjesečnu naknadu koja se plaća te točne značajke.

Kako bi dobili skraćeni popis poslovnih telefonskih VoIP usluga, započnite s recenzijama unutar industrije, kao što su PC Mag-ovi preporučeni sustavi za prijenos glasa putem IP-a. Vidjet ćete ponuđače kao što su Ooma Office, RingCentral i Cisco.

Kako postaviti poslovni VoIP sustav?

Točno određeni koraci u postavljanju poslovnog VoIP sustava se mogu razlikovati. Na primjer, postavljanje RingCentral MVP-a će se razlikovati od postavljanja LiveAgent-a. Kad smo kod toga, postoji nekoliko općenitih zajedničkih točaka koje su primjenjive na svaki VoIP sustav.

Internet veza

Kvaliteta i brzina vaše internet veze su ključne za VoIP pozive. Kontaktirajte vašeg pružatelja internet usluga i recite mu da se prebacujete na uslugu prijenosa glasa putem interneta. Kako bi postigli najbolju kvalitetu glasa, možda ćete trebati nadograditi vašu internet vezu ili kupiti noviji bežični ruter koji podržava WiFi 6.

Planirajte instalaciju prijenosa glasa putem interneta

Vaš idući korak je planiranje instalacije vaše nove usluge internetskog telefona. Za postići najbolju kvalitetu glasa će biti potreban određen broj testiranja, tako da si dajte vremena. Možete izabrati da planirate instalaciju tijekom vikenda kako bi minimizirali ometanje poslovanja. Ako vam nedostaje internih IT stručnjaka, pitajte vašeg pružatelja usluga internetskog telefona nudi li on usluge instaliranja. Za veće kompanije je ponekad dobra ideja platiti tu uslugu.

Komunicirajte sa zaposlenicima

Pošaljite email vašim zaposlenicima kako bi najavili novi sustav. Ako postoje važne nove značajke kao što je razmjena poslovnih poruka, naglasite ih u vašem emailu. Planirajte nekoliko trening sesija za vaše osoblje. Moderni telefoni su puni dodatnih značajki i bit će potrebno neko vrijeme da ih naučite koristiti.

Ažurirajte materijale za obuku

Sada kad imate bolje alate za poslovnu komunikaciju, ažurirajte svoje dokumente za trening. Na primjer, objasnite kako određene značajke rade (npr. koristimo govorni automat s više razina kako bi rješavali dolazne pozive klijenata).

Pogledajte kako VoIP radi

Otkrijte moć protokola za prijenost glasa putem interneta (VoIP) u ovom informativnom videu. Sa VoIP-om, bilo koji uređaj sa brzom internetskom vezom, mikrofonom i zvučnicima može postati telefon. Bilo da je to računalo, pametni telefon, tablet ili VoIP telefon, VoIP omogućava korisnicima obavljanje pozive s različitih uređaja. Doživite prednosti ujedinjene komunikacije jer VoIP eliminira potrebu za višestrukim aplikacijama, omogućavajući timovima da učinkovito surađuju.

Topics

• prednosti i nedostaci VoIP-a
• razlike između VoIP-a i IP telefonije
• korištenje VoIP-a u poslovnim organizacijama

Video summary

VoIP (glasovna komunikacija putem interneta) omogućava da bilo koji uređaj postane telefon uz internet vezu. Neke prednosti VoIP-a su niske cijene, dodatne mogućnosti poput snimanja poziva, podrška za rad od kuće i niske međunarodne cijene. Međutim, VoIP zahtijeva brzu i stabilnu vezu te ne podržava neke uobičajene telefonske funkcije poput hitne pomoći. VoIP je koristan za poslovne organizacije koje žele konsolidirati različite komunikacijske tehnologije, a može biti i hardverski i softverski baziran.