Loši primjeri e-mailova

Važnost loših primjera e-mailova

E-mail je brz i učinkovit način za kontakt s ljudima, te čini velik dio poslovne komunikacije. Može biti odličan alat za izgradnju odnosa s potencijalnim klijentima, postojećim kupcima, članovima tima, dionicima i mogućim suradnicima.

Međutim, ako niste oprezni, vaši e-mailovi mogu djelovati neprofesionalno ili čak nepristojno.

U ovom vodiču pogledat ćemo neke primjere loše napisanih e-mailova i raspraviti kako izbjeći iste pogreške, kako ne biste morali naknadno slati poruke isprike.

E-mail je jedno od najvažnijih oruđa svakog vlasnika ili zaposlenika poduzeća jer ovu metodu komunikacije možete koristiti za sve, od marketinga, hladnog pristupa do korisničke podrške. Ipak, ako nije pravilno napisan, e-mail može više štetiti nego koristiti.

Zato je korisno imati nekoliko primjera neprofesionalnih praksi u e-mailovima prije nego pošaljete poruku potencijalnim kupcima ili kolegama.

Ako znate što ne treba raditi, moći ćete napisati učinkovite poslovne e-mailove umjesto onih koji se niti ne otvore ili – još gore – naruše vaš profesionalni ugled.

Kako izbjeći loše naslove e-mailova

Predmet svakog e-maila koji šaljete mora biti sažet i relevantan za sadržaj poruke. Dakle, uvijek u zaglavlju jasno navedite temu vašeg e-maila, a ne nešto neodređeno poput “pozdrav”.

Primjerice, ako šaljete e-mail nekome koga ste upoznali na nedavnom događaju, predmet poput “Drago mi je što smo se upoznali na konferenciji prošli tjedan” dat će primatelju kontekst. Odmah će znati o čemu se radi, za razliku od “Ej, da se čujemo” što će vjerojatno biti ignorirano ili preskočeno u prepunom sandučiću.

Još je važnije razjasniti o čemu se radi u predmetu ako šaljete hladni e-mail, jer primatelj neće prepoznati vaše ime pošiljatelja.

Kad se na e-mail odgovori i komunikacija se nastavi, uobičajeno je da se predmetu doda “RE: “. Ovo je prihvatljivo dokle god se tema razgovora nije promijenila; ako jest, najbolje je promijeniti zaglavlje da bi i dalje bilo relevantno i otvoriti novi niz e-mailova.

Također, uvijek izbjegavajte pisanje VELIKIM SLOVIMA ili pretjerane uskličnike u predmetu, jer to može djelovati agresivno ili neprofesionalno. Štoviše, takvo formatiranje ili interpunkcija mogu aktivirati spam filtere i spriječiti da vaša poruka stigne u glavni sandučić primatelja.

Primjeri loših naslova e-mailova

• HITNO!!!!
• Moramo razgovarati
• Mogu li te nešto pitati?
• Brzo pitanje
• Samo se nadovezujem
• Pozdrav!
• Kako si?
• Re: Re: [Tema]
• Fwd: Fwd: [Tema]
• Jesi li ovo vidio???

Kako ne napisati loš e-mail

U tijelu e-maila važno je koristiti uljudan i profesionalan ton. To znači da ne koristite žargon, skraćenice ili izraze koje primatelj možda neće razumjeti, kao ni emotikone koji nisu primjereni službenoj komunikaciji.

Najbolje je izbjegavati šale, duhovite dosjetke ili sarkazam, jer se to često loše prenosi tekstom i može dovesti do neugodnih ili nesporazuma. Isto vrijedi i za žalbe ili tračeve o kolegama ili privatnom životu, što treba ostaviti za osobne poruke.

Također, držite svoje poruke što kraćima i sažetijima. Nitko ne voli čitati duge i razvlačene e-mailove – prijeđite odmah na stvar i pružite sve relevantne informacije ili privitke unaprijed.

Pretjerano korištenje velikih slova u tijelu e-maila, kao i u predmetu, može zvučati agresivno i također aktivirati spam filtere. Nije potrebno koristiti različite boje i/ili fontove jer prilagođeni tekst možda neće biti prikazan ispravno ili može biti nečitak.

Početak poruke lošom i neučinkovitom uvodnom rečenicom još je jedan siguran način za ostavljanje lošeg dojma. Uobičajeni izrazi su “Pozdrav” i “Nadam se da ste dobro”, koji su često previše korišteni i klišeizirani.

Formatiranje e-maila na način koji nije poslovno pismo još je jedna pogreška. To uključuje već spomenute velike slova, boje i fontove, kao i umetanje videa ili slika koje nisu relevantne za temu razgovora.

Još jedan element lošeg e-maila je nejasan poziv na akciju (CTA) ili njihova prekomjerna uporaba. Uputa primatelju što učiniti, npr. “Molim vas, nazovite me čim budete mogli”, može biti učinkovita. Međutim, ako su CTA-ovi nejasni ili ih ima previše, mogu biti potpuno ignorirani.

Što se može naći u lošem e-mailu

• Žargon
• Skraćenice
• Složeni izrazi
• Emotikoni
• Šale
• Duhovite dosjetke
• Sarkazam
• Žalbe
• Tračevi
• Previše informacija
• Dugi tekstovi
• Pretjerana upotreba velikih slova
• Nepotrebno korištenje boja i/ili fontova
• Loša ili neučinkovita uvodna rečenica
• Nepovezane slike, video ili drugi mediji
• Nejasni ili previše korišteni CTA-ovi
• Osobni potpis u obliku slike
• Dugi odricaji odgovornosti ili poruke nakon potpisa

Neprofesionalni primjeri e-mailova i predlošci

HITNO!!!!

Moramo razgovarati

Mogu li te nešto pitati?

Brzo pitanje

Samo se nadovezujem

Pozdrav!

Kako si?

Re: Re: [Tema]

Fwd: Fwd: [Tema]

Jesi li ovo vidio???

Loše prakse u e-mailovima

• Previše primatelja u polju “Za:” – koristite e-mail liste ako šaljete poruku većem broju ljudi odjednom.
• Stavljanje nekoga u Cc ili Bcc bez njegovog znanja – uključite nekoga u razgovor samo uz njegov pristanak, u suprotnom može doći do nesporazuma.
• Zaboravljanje priložiti datoteku koju ste spomenuli u e-mailu – ovo je česta pogreška i može frustrirati osobu kojoj pišete. Morat ćete naknadno poslati e-mail s privitkom, što može zatrpati sandučić primatelja.
• Slanje velikih privitaka – ako šaljete veliku datoteku, prenesite je na servis za pohranu u oblaku kao što su Google Drive ili Dropbox i podijelite poveznicu.
• Odgovaranje svima kada nije potrebno – uključite sve u razgovor samo ako je vaš odgovor relevantan za svakoga od njih.
• Prosljeđivanje proslijeđene poruke – izbjegavajte prosljeđivanje e-maila toliko puta da izvorna poruka postane neprepoznatljiva. Ako prosljeđujete stari e-mail, skratite ga na relevantne dijelove.
• Izostavljanje pozdrava (npr. Poštovani) ili završetka (npr. Srdačan pozdrav) – to je osnovna pristojnost koju ne treba zanemariti pri pisanju e-maila.
• Nedostatak imena pošiljatelja – ako ne navedete svoje ime, primatelj možda neće znati tko šalje poruku. To je posebno zbunjujuće ako odgovarate na niz poruka gdje su imena drugih sudionika vidljiva.
• Nepregledavanje e-maila prije slanja – uvijek odvojite nekoliko trenutaka da provjerite poruku prije slanja kako biste izbjegli neugodne tipfelere ili gramatičke pogreške.
• Slanje e-maila kada ste ljuti – najbolje je pričekati nekoliko sati (ili još bolje, dan) prije nego što pošaljete ljutitu poruku koju biste kasnije mogli požaliti.
• Pisanje onoga što biste mogli reći uživo – ako je moguće, bolje je razgovarati nego raspravljati putem e-maila.
• Neprofesionalna adresa e-pošte – ako je vaša adresa npr. “iluvkitties@gmail.com ”, vrijeme je da izradite novu za poslovne svrhe.
• Nedostatna personalizacija zbog nedovoljnog istraživanja – generičke poruke češće budu ignorirane. Odvojite vrijeme da saznate nešto o primatelju i njegovim interesima prije nego što počnete pisati.
• Nedostatak koristi za primatelja – svaki e-mail mora imati svrhu, koja treba biti jasna osobi kojoj šaljete poruku. Pobrinite se da je poruka korisna ili zanimljiva primatelju.
• Izostanak potpisa – barem navedite svoje ime i kontakt kako bi vas primatelj mogao kontaktirati. Možete dodati i radno mjesto, tvrtku te relevantne podatke poput profila na društvenim mrežama.
• Slanje poruka pogrešnim primateljima – iako posebno neugodno, može se dogoditi lakše nego što mislite. Uvijek dvaput provjerite primatelja(e) prije slanja.

Sažetak

Loši poslovni e-mailovi mogu vas koštati vremena, novca i klijenata. Ne zaboravite provjeriti svoje poruke, poštujte vrijeme primatelja i pobrinite se da vaš e-mail ima svrhu.

Slijedeći naše jednostavne savjete i ne ponavljajući loše primjere iznad, sigurno ćete ostaviti dobar dojam u poslovnoj komunikaciji.