Naučite kako napisati profesionalne e-poruke za praćenje sastanka s predlošcima LiveAgent-a. Rezimira ključne odluke, izrazite zahvalnost i navedite sljedeće korake kako biste osigurali jasnoću i odgovornost. Poboljšajte komunikaciju s konciznim linijama predmeta i strukturiranim sadržajem.
Ako ste ikada imali sastanak s nekim, znat ćete važnost praćenja s njima nakon toga. To je posebno istinito ako je sastanak bio produktivan i želite nastaviti raditi s tom osobom.
U ovom vodiču razgovarati ćemo o tome kako poslati e-poruku za praćenje sastanka na način koji će učiniti da primatelj cijeni vašu profesionalnost i želju za radom s vama.
Praćenje nakon produktivnog sastanka važan je dio dobrog poslovnog bontona. To pokazuje da vas zanima ishod sastanka i da ste posvećeni pomicanju projekta naprijed.
Kada pošaljete e-poruku za praćenje sastanka, pomažete osigurati da su svi na istoj stranici i da su sve zadaće ili ključne odluke donesene tijekom sastanka zabilježene i komunicirane. To je također dobar način da svima date priliku da pregledaju sve stavke djelovanja ili odluke donesene tijekom sastanka.
Brza e-poruka za praćenje sastanka pruža zapis onoga na što se pristalo na sastanku, što može biti korisno ako kasnije dođe do bilo kakvih sporova ili pitanja. Osim toga, to je dobar način da pokažete svoju profesionalnost.
Naslov vaše e-poruke za praćenje sastanka ne bi trebao biti previše dug, jer trebali biste zadržati poruku što je moguće kraćom i konciznom. Nešto jednostavno kao “Praćenje sastanka” ili “Rezime sastanka” će učiniti trik.
Stavljanje previše dodatnih detalja u naslov samo će ga učiniti dužim i težim za čitanje, pa te detalje spremite za tijelo e-poruke. Međutim, možda ćete htjeti dodati malo detalja o datumu ili okolnostima sastanka kako biste olakšali drugima filtriranje te informacije u njihovim sandučićima.
Rezimiranje glavnih točaka sa sastanka pomoći će osigurati da su svi na istoj stranici i da nema nesporazuma. Ako je bilo bilo kakvih stavki djelovanja, odluka donesenih ili zadataka dodijeljenih, tada ih navedite i navedite tko je odgovoran za svaku stavku kako biste pomogli da svi budu odgovorni i spriječili da bilo što padne kroz pukotine.
Ne bojte se formatirati vašu e-poruku za praćenje sastanka u skladu s tim. Ako postoje neke specifične točke koje trebaju biti naglašene, koristite podebljano ili kurziv kako biste im pomogli da se ističu. Također možete koristiti točke za čistiji i organiziraniji izgled.
Zahvalite svima uključenima na njihovom vremenu i trudu. Praćenja sastanka mogu biti vremenska, pa se uvijek cijeni kada netko odvoji vrijeme da pošalje jedno.
Zadržite ga stvarno kratkim kako ne biste gubili dragocjeno vrijeme primatelja. Kada želite poslati priloge, uključite ih na dnu e-poruke.
Kada šaljete poruku, provjerite da ste CC-ali sve koji su bili na sastanku kako bi bili ažurirani.
Pozdrav svima,
Hvala vam što ste došli na današnji sastanak. Dolje su glavne točke koje su razmotrene:
[tema] [tema] [tema]
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja. Također prilaže bilješke sa sastanka za vašu referencu.
Hvala, [Vaše ime]
Dobro jutro,
Dolje su stavke djelovanja koje su dodijeljene tijekom današnjeg sastanka:
[stavka] – [osoba odgovorna] [stavka] – [osoba odgovorna]
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja.
Najbolje, [Vaše ime]
Pozdrav svima,
Dolje su odluke koje su donesene tijekom današnjeg sastanka:
[odluka] [odluka]
Želim zahvaliti svima na njihovom doprinosu. Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja.
Hvala, [Vaše ime]
[Prilog – Bilješke sa sastanka]
Pozdrav [ime],
Bilo je odličnog sastanka s vama na [događaju] jučer. Uživao sam čuti o vašem radu kao [naziv radnog mjesta] na [tvrtka]. Hvala vam što ste odvojili vrijeme za razgovor. Bilo bi odličnog ponovno se vidjeti uskoro.
Najbolje, [Vaše ime]
Pozdrav svima,
Hvala vam što ste došli na današnji sastanak. Kao što je obećano, evo e-poruke za praćenje sa stavkama djelovanja i sljedećim koracima. Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja.
Najbolje, [Vaše ime]
Pozdrav svima,
Hvala vam što ste svi prisustvovali današnjem sastanku. Dolje su sljedeći koraci na koje smo se složili. Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno se obratite meni ili bilo kome drugom na timu.
Hvala ponovno, [Vaše ime]
Pozdrav svima,
Svrha ove e-poruke je da pratim sastanak koji je održan na [Datum] u [Vrijeme]. Dolje ćete pronaći popis stavki djelovanja koje su dodijeljene svakoj osobi.
[Stavka djelovanja]
Ako imate bilo kakvih pitanja ili zabrinutosti, slobodno se obratite meni.
Najbolje, [Vaše ime]
Pozdrav [ime],
Bilo je odličnog sastanka s vama i saznanja više o vašem radu s [Naziv tvrtke]. Uzbuđen sam da istražim mogućnost rada zajedno u budućnosti.
Hvala vam što ste odvojili vrijeme da se sretnete sa mnom, i nadam se da možemo ostati u kontaktu.
Najbolje pozdrave, [Vaše ime]
| ### [Vaša tvrtka] x [njihova tvrtka] sastanak | [datum] |
Pozdrav svima,
Imali smo odličan sastanak s [Njihova tvrtka] jučer. Evo zaključaka:
[Njihova tvrtka] je zainteresirana za partnerstvo s nama na [projekt] Trebali bismo sastaviti prijedlog i poslati ga im što je prije moguće Mogu nam pružiti više detalja o njihovom sudjelovanju u projektu
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja. Uskoro ću vas kontaktirati kako bih pratili ovo.
Najbolje, [Vaše ime]
[Prilog – Bilješke sa sastanka]
Poštovani [Ime],
Bilo je vrlo korisno sresti se s vama na [datum] kako biste razgovarali o mogućnosti rada zajedno. Nakon našeg sastanka, sastavila sam prijedlog koji trebamo poslati [Njihova tvrtka].
Vjerujem da je ovo odličan prijedlog za obje naše tvrtke, i nestrpljivo čekam da čujem od vas uskoro.
Hvala, [Vaše ime]
Pozdrav,
Samo sam htio pratiti vas na sastanku koji smo imali na [datum]. Bilo bi odličnog ako bismo mogli nastaviti ovu raspravu e-poštom.
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja.
Najbolje, [Vaše ime]
[Prilog – Bilješke sa sastanka]
Pozdrav,
Nadam se da ste dobro. Samo sam htio pratiti vas o sastanku koji smo imali prošlog tjedna na [datum].
Razgovarali smo o mogućnosti rada zajedno u budućnosti i htio sam znati imate li bilo kakvih ažuriranja.
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja.
Najbolje, [Vaše ime]
[Prilog – Bilješke sa sastanka]
Pozdrav,
S našim sastankom na [datum] koji dolazi, htio sam osigurati da smo na istoj stranici u vezi s onim što će biti razmotreno.
Sljedeće stavke su na dnevnom redu:
Razgovarajte o mogućnosti rada zajedno Razgovarajte o našem trenutnom projektu i kako nam mogu pomoći
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja ili zabrinutosti.
Najbolje, [Vaše ime]
[Prilog – Dnevni red sastanka]
Pozdrav,
Nadam se da ste dobro od našeg zadnjeg sastanka na [datum].
U slučaju da ste to propustili, evo stavki djelovanja koje su dodijeljene svakoj osobi:
[Stavka djelovanja]
Molim vas da mi javite ako imate bilo kakvih pitanja ili zabrinutosti.
Najbolje pozdrave, [Vaše ime]
Slanje e-poruke za praćenje sastanka ključan je dio biti dobar član tima. To pokazuje da ste organizirani, pažljivi i odgovorni. Evo nekoliko savjeta za slanje e-poruke za praćenje sastanka:
Najbolji način da postanete dobar pošiljatelj e-poruke za praćenje sastanka je kroz praksu. Počnite slanjem brzog rezimea današnjeg sastanka vašem timu, a zatim prijeđite na složenije situacije. Uskoro ćete biti stručnjak u komunikaciji nakon sastanka.
Prava e-poruka za praćenje sastanka može učiniti veliku razliku u svijetu, pomažući osigurati da su sve važne točke sa sastanka zabilježene i da su svi na istoj stranici.
Ali izrada dobre e-poruke za praćenje sastanka može biti nezgodna. Ne želite preplaviti ljude previše informacija, ali trebate osigurati da su sve ključne točke pokrivene.
Kako bismo vam pomogli, sastavili smo nekoliko savjeta za izradu savršene e-poruke za praćenje sastanka. Nadamo se da će vam biti od koristi kada sljedeći put trebate pratiti sastanak.
Počnite tako što ćete se obratiti svrsi sastanka i ukratko spomenuti teme koje su razmotrene. Istaknite glavne zaključke i sve stavke djelovanja na koje se pristalo. Također je korisno uključiti sve rokove ili korake praćenja koji su uspostavljeni tijekom sastanka. Pružanjem jasnog sažetka sastanka možete osigurati da su svi sudionici na istoj stranici i da imaju referentnu točku za buduće radnje.
Nakon prodajnog sastanka važno je odmah poslati personaliziranu e-poruku za praćenje kako biste izrazili zahvalnost za priliku, rezimirali ključne točke razmotrene i navedli sve stavke djelovanja ili sljedeće korake. Dodatno, može biti korisno zakazati poziv ili sastanak za praćenje kako biste dalje razgovarali o mogućem partnerstvu ili riješili sve preostale zabrinutosti.
Najbolji način da pratite nakon sastanka ovisi o situaciji. Međutim, trebali biste uvijek pratiti brzo nakon sastanka kako biste pratili napredak i osigurali da se brinu o svim važnim detaljima. Brza e-poruka će pomoći da osigurate da je sve na dobrom putu.
Počnite svoju e-poruku s jasnom linijom predmeta, kao što je 'Prijedlog za [Naziv projekta].' Obratite se primatelju po imenu i pozovite se na sve prethodne rasprave o prijedlogu. Ukratko rezimira glavne točke prijedloga i napomene njegovu prilogu. Završite izražavanjem svoje nestrpljenja da razgovarate dalje i potpiši se s vašim podacima za kontakt.
Odmah ili u roku od 24 sata. Važno je pratiti brzo nakon sastanka kako biste održali zamah i osigurali da se brinu o svim važnim detaljima. Brza e-poruka će pomoći da osigurate da sve ostane na dobrom putu.
Da, možete i dalje poslati e-poruku za praćenje sastanka čak i ako niste vodili bilješke tijekom sastanka. Zapravo, može biti dobra ideja poslati e-poruku čak i ako ste vodili bilješke samo da osigurate da su svi na istoj stranici. Najvažnije je uključiti rezime onoga što je razmotreno na sastanku i spomenuti sve stavke djelovanja koje su odlučene. Nema potrebe da se osjećate kao da ste nešto propustili ili da ne možete doprinijeti. Jednostavno pošaljite e-poruku nakon sastanka rezimira što je razmotreno i postavite bilo koja pojašnjavajuća pitanja koja možda imate. To pokazuje da ste uloženi u sastanak i njegov ishod, čak i ako niste vodili bilješke. Osim toga, vaši će se kolege cijeniti što imaju sažetak rasprave na koji se mogu vratiti.
Nema čvrstog pravila za ono što trebam uključiti u e-poruku za praćenje sastanka, ali postoji nekoliko stvari koje su obično vrijedne uključivanja. Uvijek je dobra ideja zahvaliti osobi ili osobama s kojima ste se sreli na njihovo vrijeme. Trebali biste rezimirati što je razmotreno na sastanku i možda spomenuti sve stavke djelovanja koje su odlučene. Uključite nježan podsjetnik kada ćete pratiti dalje ili bilo koje rokove na koje se pristalo. Naravno, svaka situacija je drugačija, pa koristite svoj najbolji sud o tome što još trebam uključiti u vašu poruku.
Potpuno je u redu da netko drugi pošalje e-poruku za praćenje sastanka. Može biti dobra ideja da odredite nekoga drugoga kao osobu odgovornu kako biste osigurali da se sve brine. Na taj način možete se fokusirati na bilješke tijekom sastanka i ne trebate se brinuti o slanju e-poruke za praćenje nakon toga.
Možete, ali ne trebate. Općenito se smatra lošim oblikom to učiniti, jer to čini da izgleda kao da vas zapravo ne zanima osoba kojoj šaljete e-poruku. Također može doći do dojma da ste lijeni i neprofesionalni. Ako morate uključiti svoje bilješke sa sastanka u tijelo e-poruke, obavezno ih prvo uredite. Učinite ih konciznim i na mjestu. Nitko ne želi prolaziti kroz zid teksta, a vjerojatno je da vaš primatelj neće ni čitati sve ako samo kopirate i zalijepite svoje bilješke sa sastanka doslovno.
Ako ne dobijete odgovor na vašu e-poruku za praćenje sastanka, može biti dobra ideja da pozovete primatelja ili mu pošaljete dodatnu poruku. Ponekad se ljudi jednostavno zaborave odgovoriti, a mali poticaj može ih vratiti na pravi put. Ako i dalje ne dobijete odgovor nakon pokušaja više metoda, tada bi moglo biti vrijeme da se prebacite i pronađete nekoga drugoga koji vam može pomoći s onim što trebate.
LiveAgent je najrecenziranije i najbolje ocijenjeno softversko rješenje za kartice za mala i srednja poduzeća. Pokušajte automatizirati e-poruke za praćenje sastanka danas s našom besplatnom 30-dnevnom probnom verzijom. Nije potrebna kreditna kartica.
Naučite kako napisati učinkovite e-poruke za praćenje nakon intervjua s savjetima i predlošcima. Istaknite se pokazujući interes, rješavajući zabrinutosti i ist...
Otkrijte učinkovite predloške e-pošte za praćenje kako biste pretvorili potencijalne kupce u kupce. Saznajte važnost praćenja, izrade redaka predmeta i najbolji...
Otkrijte učinkovite predloške e-maila za praćenje nakon događaja na LiveAgent-u. Saznajte najbolje prakse, istražite deset primjera predložaka i poboljšajte ang...
Pridružite se našoj zajednici zadovoljnih klijenata i pružite izvrsnu korisničku podršku uz LiveAgent.
