Kako se predstaviti u e-mailu (Savjeti + Predlošci)

Kada prvi put stupite u kontakt s nekim iz poslovnih razloga putem e-maila, ljubazno je da se pravilno predstavite. Slijeđenje nekih općih savjeta može vam pomoći da napišete učinkovit email predstavljanja.

Ovdje ćemo proći kako se predstaviti u e-mailu kako biste ostavili dobar dojam i imali najveće šanse za uspjeh.

Također ćemo pogledati neke primjere poslovnog email predstavljanja koje možete koristiti i prilagoditi svojim potrebama.

Važnost slanja email predstavljanja

Uvijek je ljubazno napraviti predstavljanje kada stupite u kontakt s nekim prvi put.

Čak i ako ste već upoznali osobu na nedavnom događaju ili konferenciji, poruka pozdrava može poslužiti kao podsjetnik. Email predstavljanja vam pomaže da počnete s prave noge s osobom koju kontaktirate, postavljajući ton za buduće interakcije.

Stoga je važno da odvojite vrijeme za pisanje email predstavljanja koja je i ljubazna i profesionalna. Čineći to, vjerovatnije ćete imati pozitivan utjecaj i uspostaviti dobar odnos s primateljem od početka.

Kako nasloviti email predstavljanja

Kada šaljete email predstavljanja, privlačan redak predmeta će učiniti da se vaša poruka ističe od mnogih drugih koje primatelj dobiva svakodnevno. Dobar redak predmeta mora biti kratak i na mjestu, kao i dati primatelju ideju o čemu se e-mail radi.

Uključite kratku izjavu tko ste i zašto kontaktirate osobu, ali bez previše detalja. To će pomoći primatelju da razumije svrhu e-maila i, ako je dobro učinjeno, potaknuti ga da ga otvori.

Navedite detalje kao što su:

• vaše ime
• vaša pozicija
• tvrtka za koju radite
• i/ili datum i vrijeme događaja

Dodavanje jednog ili više od ovih podataka u zaglavlje omogućit će primatelju da vas identificira i predmet vašeg e-maila čak i prije nego što ga pročita.

Primjeri redaka predmeta email predstavljanja

• Predstavljam se – [Vaše ime]
• Toplo predstavljanje od [Vašeg imena]
• Pozdrav od [Vaše tvrtke]
• Vaš kontakt u [Naziv tvrtke]: [Vaše ime]
• Tražim informacije: [Vaše ime] iz [Vaše tvrtke]
• Zahtjev za sastanak: [Datum i vrijeme] s [Vašim imenom]
• Zajednički kontakt je predložio da se javim
• Zahtjev za [Vremenski okvir] poziv za razgovor o [Temi]

Kako napisati email predstavljanja

Kada napravite email predstavljanja nekome, važno je da zadržite vašu poruku kratkom i na mjestu. Pisanje dugog i zbunjujućeg teksta može biti preplavljujuće za primatelja, koji u mnogim slučajevima već ne zna tko ste.

Počnite s čestim email pozdravima kao što su “Zdravo”, " “Dobro jutro”, " “Pozdrav”, “ ili “Bok.” Zatim navedite svoje ime i razlog za vaš e-mail u nekoliko kratkih rečenica.

Kada prvi put šaljete e-mail nekome, također je lijepo uključiti kratko objašnjenje kako poznajete osobu ili kako ste došli do njihove e-mail adrese. Na primjer, možete reći “Moj je kontaktni podatak dao zajednički prijatelj”, “ ili “Vidio sam vašu prezentaciju na konferenciji prošlog mjeseca i htio sam se javiti.”

Savjet: Ako imate zajedničke kontakte, obavezno ga spomenite čak i ako ta osoba nije podijelila kontaktne podatke primatelja s vama. To će pomoći da uspostavite osjećaj povjerenja i odnosa s ciljem vašeg e-maila od početka.

Kada šaljete pozdrav u ime nekoga drugoga, obavezno uključite tu informaciju u vašu poruku.

Također je korisno uključiti dodatne detalje o tome tko ste kako biste dali malo više pozadine. Kako biste im dali malo više konteksta, navedite informacije kao što su vaša pozicija, tvrtka i/ili web stranica, posebno ako nije već uključena u redak predmeta.

Uvijek završite s ljubaznom zatvarajućom formulom kao što su “Hvala vam na vašem vremenu”, " “Radim se čuti od vas”, “ ili “Srdačni pozdrav”.

Što uključiti u email predstavljanja

• kratak pozdrav – “Zdravo” ili “Dragi”, “ itd.
• vaše ime
• svrha vaše poruke – zašto pišete
• kako poznajete primatelja ili kako ste dobili njegovu e-mail adresu
• svi zajednički kontakti – osoba ili događaj
• tko piše u ime (ako je primjenjivo)
• dodatne informacije o sebi – pozicija, tvrtka, web stranica
• poziv na akciju (CTA) – što želite da primatelj učini nakon čitanja vaše poruke
• vaši kontaktni podaci – e-mail, telefonski broj, profili na društvenim mrežama, itd.
• ljubazna zatvarajuća formula – npr. “Hvala” ili “Najbolje želje”, “ praćeno vašim imenom

Primjeri email predstavljanja

Predstavljam se – [Vaše ime]

Toplo predstavljanje od [Vašeg imena]

Pozdrav od [Vaše tvrtke]

Vaš kontakt u [Naziv tvrtke]: [Vaše ime]

Tražim informacije: [Vaše ime] iz [Vaše tvrtke]

Zahtjev za sastanak: [vrijeme i datum] s [Vašim imenom]

Zajednički kontakt je predložio da se javim

Zahtjev za [vremenski okvir] poziv za razgovor o [temi razgovora]

Dobra praksa email predstavljanja

Nekoliko savjeta vrijedi slijediti kada se javljate nekome u poslovne svrhe. Ovi savjeti će pomoći vašoj poruci da postigne svoju svrhu.

• Koristite predložak – iako je važno personalizirati svaki e-mail, imanje go-to uvodne poruke može biti štednja vremena ako imate puno potencijala za kontakt.
• Smislite jasan i sažet redak predmeta koji odražava svrhu vašeg e-maila – vaše ime, tvrtka i/ili kratak razlog poruke su svi prikladno ovdje (pogledajte namjenski odjeljak gore o naslovljenju vašeg email predstavljanja za više informacija).
• Počnite s ljubaznim pozdravom – obraćanje primatelju po imenu je uvijek dobar način da započnete profesionalni odnos na pravi način
• Predstavite se u prvoj ili drugoj rečenici – uključite svoje ime, poziciju i tvrtku (ako je primjenjivo).
• Objasnite zašto se javljate – pokušajte se fokusirati na to kako će vaša poruka koristiti primatelju i njihovim poslovnim interesima.
• Zadržite samopredstavljanje kratko i na mjestu – dugi e-maili se često ignoriraju ili ne čitaju u potpunosti.
• Koristite ispravnu gramatiku i pravopis – zapamtite da provjerite vaš e-mail prije nego što ga pošaljete.
• Zadržite poslovni ton tijekom cijelog vremena – bilo da ste u formalnoj postavci ili pokušavate uspostaviti neformalniji odnos, važno je napisati profesionalni e-mail.
• Budite ljubazni i ponizni – nikome se ne sviđa arogancija pa pokušajte biti netko zainteresiran za izgradnju odnosa umjesto samo traženja poslovnih mogućnosti za sebe ili svoju tvrtku.
• Ako možete, pronađite nešto zajedničko da se povežete – to bi mogao biti događaj ili konferencija na koju ste prisustvovali, ili čak nešto neposlovno kao što je zajedničko zanimanje za sport, glazbu ili knjige.
• Završite s pozivom na akciju – bilo da je to dogovaranje sastanka, odgovaranje na vaš zahtjev ili jednostavno potvrđivanje primitka poruke, ne zaboravite reći što želite da primatelj učini nakon čitanja vašeg e-maila.
• Uključite vaše kontaktne podatke – olakšajte primatelju da vas kontaktira uključivanjem vaše e-mail adrese, telefonskog broja i/ili linkova na društvenim mrežama.
• Završite s ljubaznom zatvarajućom formulom.

Sažetak

Email predstavljanja je često prva točka kontakta koju imate s potencijalnim klijentom, suradnikom ili poslovnim partnerom. Ovo može biti početni korak prema izgradnji profesionalnog odnosa s njima, pa je važno da dobro napravite ovu poruku pozdrava kako biste ostavili dobar prvi dojam.

Slijeđenje savjeta i primjera navedenih u ovom članku pomoći će vam da napišete profesionalni email predstavljanja koji se ističe u primateljevoj poštanskoj kutiji, uspostavlja poštovanje i ima dobru šansu da postigne svoju svrhu.

Odvojite vrijeme da napravite dobro napisan primjer email samopredstavljanja koji trebate koristiti za buduće poslovne odnose i biti ćete jedan korak ispred konkurencije.