Predlošci za korisničku službu
Poboljšajte e-pošte korisničke službe koristeći predloške kako biste uštedjeli vrijeme, smanjili greške i osigurali dosljednost. Predlošci pokrivaju različite s...
6 min čitanja
Customer Service
Email Templates
+2
Služba za korisnike kritičan je dio svakog uspješnog poslovanja, bez obzira na industriju u kojoj se nalazi. Međutim, odličnu službu za korisnike i podršku nije samo odgovaranje na pitanja korisnika ili rješavanje njihovih problema i nastavak dalje. Trebate osigurati da korisnik ostane zadovoljan i sretan s rješenjem, pa su konzistentna praćenja ključna. Ipak, za mnoge tvrtke, služba za korisnike prestaje čim se zahtjev korisnika obradi. Iako je praćenje prilično jednostavan zadatak, često se zanemaruje.
Zapravo, prema najnovijoj SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% tvrtki ne odgovara na e-poštu službe za korisnike.
- 90% tvrtki ne potvrđuje ili ne obavještava korisnika da je e-pošta primljena.
- 97% tvrtki ne šalje e-poštu za praćenje korisnicima kako bi vidjeli jesu li zadovoljni s odgovorom.
Što je e-pošta službe za korisnike?
E-pošta službe za korisnike je jedan tip komunikacijskog kanala. Komunikacija kroz e-poštu službe za korisnike ne događa se u stvarnom vremenu. Nije potrebno da obje strane budu prisutne kako bi započele komunikaciju. Poruke stignu gotovo trenutno primatelju. Za službene objave, korištenje profesionalnih predložaka e-pošte osigurava da je vaša poruka jasna, profesionalna i dostiže pravu publiku.
Moć predložaka e-pošte za praćenje službe za korisnike
E-pošte za praćenje korisnika mogu imati veliki utjecaj na iskustvo korisnika. To je nešto što mali poslovi često razumiju i koriste u svoju korist, ali veće organizacije imaju tendenciju zaboraviti. Većina korisnika želi trenutni odgovor, pri čemu mnogi definiraju vrijeme trenutnog odgovora e-pošte kao manje od deset minuta. S pravim softverom za upravljanje e-poštom službe za korisnike, stvaranje i slanje e-pošte za praćenje odmah nakon interakcije s korisnikom postaje bezbrižno i učinkovito.
Ove e-pošte mogu:
- Oduševiti korisnike pokazujući da vam je stalo i da ste posvećeni osiguravanju njihova kontinuiranog zadovoljstva.
- Poboljšati cjelokupno iskustvo službe za korisnike.
- Ponovno angažirati korisnike i potaknuti daljnju komunikaciju nudeći proaktivnu podršku.
- Promovirati vaše opcije samousluge i usmjeriti korisnike na korisne resurse.
- Prikazati dragocjene uvide o korisnicima iz njihove povratne informacije.
10 predložaka e-pošte za praćenje službe za korisnike
Bilo da se radi o ažuriranju korisnika o statusu njihovih zahtjeva, traženju povratne informacije ili nuđenju proaktivne brige za korisnike nakon rješenja, praćenja ne bi trebala biti podcjenjivana od strane vašeg tima službe za korisnike. Evo 10 predložaka e-pošte za praćenje službe za korisnike koji pokrivaju različite dijelove procesa praćenja korisnika – koristite ih kao inspiraciju pri pisanju vlastitih poruka za praćenje korisnika.
E-pošta za praćenje s ažuriranjem o problemu
Pozdrav [Ime],
Htio bih vas ažurirati o statusu vašeg problema prije vikenda. Još je u tijeku i na njemu radi naš tim tehničke podrške. Prioritiziramo vaš zahtjev i osigurati ću da se ovaj problem riješi tijekom vikenda. Bit ćete odmah obaviješteni čim je gotovo.
Također možete pratiti status vašeg zahtjeva bilo kada prijavljivanjem na vaš [Marka] račun i klikom na karticu Zahtjevi.
Hvala na vašoj strpljenju! Uživajte u vikendu,
[VAŠA SIGNATURA]
Proaktivna e-pošta za praćenje
Pozdrav [Ime],
Nadam se da vam je dobro. Samo sam htio provjeriti kako ste s problemom koji ste imali prije nekoliko dana s [detalji problema]. Je li riješen? Trebate li dodatnu pomoć? Slobodno mi javite – biti ću sretan da vam pomognem u svakom slučaju.
Uživajte u danu,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje nakon pozitivnog iskustva usluge
Pozdrav [Ime],
Molim vas. Raduje me što od stotina korisnika kojima svakodnevno šaljemo e-pošte, netko cijeni napor koji uložimo pokušavajući pružiti najvišu kvalitetu službe za korisnike. Korisnici poput vas razlog su zašto nastojimo biti najbolji u našim poslovima.
Slobodno nam se obratite ponovno ako imate bilo koja pitanja, probleme ili zabrinutosti – samo smo e-pošta udaljena i uvijek ćemo biti sretni da vam pomognemo.
S poštovanjem,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje nakon negativnog iskustva usluge
Pozdrav [Ime],
Ponovno se izvinjavam za manje nego zvjezdano iskustvo koje ste imali prije nekoliko dana s našim timom službe za korisnike. Samo sam htio vas kontaktirati i obavijestiti vas da smo odlučili staviti cijeli naš tim službe za korisnike kroz dodatnu obuku kako bismo osigurali da se situacije poput te neće ponovno dogoditi.
U međuvremenu, ako imate bilo koja pitanja, zabrinutosti ili povratne informacije, ili ako postoji nešto drugo što možemo učiniti kako bismo vam pomogli, slobodno mi javite.
Hvala,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje koja potiče samouslugu
Pozdrav [Ime],
Raduje me što smo mogli riješiti [problem]. Usput, možete pročitati više o upravljanju [vašim računom/ opcijama plaćanja/ postavkama, itd.] u našem Centru za pomoć. Postoji jedan članak koji detaljno pokriva vaš problem [umetnite vezu].
Ako imate bilo koja druga pitanja, ili ako postoji nešto što možemo učiniti kako bismo vam učinili iskustvo s nama ugodnijim, slobodno nam javite.
Hvala,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje nakon nema odgovora
Pozdrav [Ime],
Provjeravam vašu slučaj s nama vezano uz [tema slučaja] zadnji put. Prošlo je [broj dana] dana od kada smo čuli od vas, pa sam htio vas kontaktirati i obavijestiti vas da ćemo zatvoriti ovaj ticket.
Slobodno ponovno otvorite ovaj ticket ili otvorite novi ako trebate dodatnu pomoć – biti ćemo sretni da vam pomognemo.
Hvala što ste radili s nama!
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje zatvaranja support ticketa
Pozdrav [Ime],
Hvala što ste nas kontaktirali vezano uz [detalji problema]. Naši zapisi pokazuju da je vaš problem riješen, pa će se vaš ticket automatski zatvoriti za 3 dana. Ako vam je još potrebna naša pomoć ili imate dodatnih pitanja, samo odgovorite i vratit ćemo se vam uskoro.
S poštovanjem,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje koja traži povratnu informaciju
Pozdrav [Ime],
Kontaktiramo vas vezano uz vaš nedavni problem s [detalji problema] koji je riješen [datum]. Kako bismo vas bolje poslužili, voljeli bismo čuti o vašem iskustvu s našim timom podrške.
Na skali od 1 do 5, koliko je bilo lako riješiti vaš problem?
1 = Izuzetno teško 2 = Vrlo teško 3 = Niti jedno niti drugo 4 = Vrlo lako 5 = Izuzetno lako
Cijenimo vašu povratnu informaciju. I kao uvijek, ako postoji nešto drugo što možemo učiniti za vas u budućnosti – slobodno nam se ponovno obratite.
Hvala,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje s pozivom na anketu
Pozdrav [Ime],
Nedavno ste nas kontaktirali vezano uz [detalji problema] koji je riješen [datum]. Voljeli bismo čuti o vašem iskustvu s našom službom za korisnike. Možete li molim vas odvojiti trenutak da odgovorite na ovu brzu anketu? Trebat će vam manje od 60 sekundi da odgovorite!
Hvala vam puno, vaša povratna informacija pomoći će nam da vam bolje pomognemo u budućnosti.
[Veza na anketu]
Hvala ponovno,
[VAŠA SIGNATURA]
E-pošta za praćenje nakon problema u cijeloj tvrtki
Pozdrav [Ime],
Kao što ste možda već svjesni, ranije ovog tjedna neki od naših korisnika susreli su se s problemom s [proizvod/usluga/ funkcija, itd.] Naš inženjerski tim uspio je to riješiti otprilike 2 sata nakon početnog izvještaja. Želimo se ponovno izvinjiti za bilo kakvu neugodu koju je to moglo uzrokovati.
Kako bismo osigurali da se to ne dogodi ponovno, radimo na više poboljšanja našeg [proizvoda/ usluge/ funkcije/ operacija, itd.]. U ovoj objavi na blogu objavili smo potpuno objašnjenje što je pošlo po zlu, što smo učinili da se oporavimo i što ćemo učiniti kako bismo to spriječili u budućnosti: [veza na objavu na blogu].
Hvala na vašoj strpljenju i razumijevanju. I kao uvijek, ako imate bilo koja pitanja ili naiđete na bilo kakve probleme, slobodno nam javite, tu smo da vam pomognemo.
Iskreno,
[VAŠA SIGNATURA]
