Sveobuhvatan checklist za rad na daljinu pomaže poslodavcima da upravljaju timovima na daljinu postavljanjem alata, planova komunikacije i kulture tvrtke. Pokriva radne sate, odgovornosti, slobodne dane, sastanke i dobrobit zaposlenika, osiguravajući produktivnost i jasnoću.
Checklist za rad na daljinu
Sadržaj
0/0
Trend rada na daljinu kontinuirano raste u popularnosti, jer ga sve više tvrtki usvaja. Ako ste jedan od tih poslodavaca s timom na daljinu, bitno je da sve funkcionira glatko.
Ovaj checklist naglašava bitne korake za upravljanje vašim timom na daljinu kako bi vaša tvrtka mogla napredovati.
Što je checklist za rad na daljinu?
To je vodič za poslodavce koji im pomaže upravljati svojim timovima s daljine. To uključuje postavljanje odgovarajućih alata i procedura, kao i stvaranje plana komunikacije.
Važnost checklistа za rad na daljinu
Postoji mnogo prednosti rada na daljinu, ali upravljanje timom bez izravnog kontakta može biti izazovno. Ovaj checklist pomaže osigurati da vaš tim ostane na dobrom putu i produktivan dok je daleko od ureda. Zaposlenik i poslodavac će imati koristi od toga jer će uspostaviti neka osnovna pravila za komunikaciju.
Tko može imati koristi od našeg checklistа za rad na daljinu?
Naš checklist za rad na daljinu koristan je za:
Vlasnike tvrtki: identificira jesu li njihove tvrtke spremne zaposliti i upravljati radnicima na daljinu. Čineći to, spremni su za izazove koji mogu nastati.
HR odjele: pomoći će im identificirati i pokriti potencijalne probleme s uključivanjem novih zaposlenika.
Radnike na daljinu: mogu provjeriti koja područja trebala bi biti pokrivena od strane njihovog poslodavca.
Zaposlenike koji nisu oslobođeni: da odrede je li rad na daljinu prikladan za njih.
Istražite checklist za rad na daljinu
Osnove
Checklist za rad na daljinu
Jasno uspostavite vrijeme tijekom kojeg se očekuje da vaši zaposlenici rade.
Zašto je važno navesti radne sate?
Zaposlenici, kao i poslodavci, trebali bi biti svjesni toga. Ako ljudi nisu svjesni svojih radnih sati, to može dovesti do problema s produktivnošću i učinkovitošću.
Kako navesti radne sate?
Pitajte zaposlenike koje je vrijeme za njih najprikladnije za obavljanje njihovog rada. Odlučite što je najbolje za vaš tim, bilo da su to precizni radni sati ili fleksibilni raspored.
Koji alati pomažu u navođenju radnih sati?
Alati za upravljanje vremenom kao što su Trello ili Toggl, itd.
Osigurajte da vaši zaposlenici razumiju svoje odgovornosti. Pazite da ne mikromenadžirate, jer će to samo dovesti do frustracije i niže produktivnosti.
Zašto je važno postaviti jasne odgovornosti i očekivanja?
Što jasnije svi razumiju svoje dužnosti i očekivanja, to će biti produktivnije radno mjesto. Poslodavci će moći držati radnike odgovornima za njihove radnje, dok će zaposlenici osjećati da imaju glas.
Kako postaviti jasne odgovornosti i očekivanja?
Pripremite opise poslova koji opisuju odgovornosti svake pozicije i pazite da ih ažurirate po potrebi. Obavijestite osoblje ako se dogode potencijalne promjene.
Koje alate koristiti u ovom koraku?
Alati za suradnju kao što su Trello, Asana ili Basecamp stvaraju specifične zadatke za zaposlenike i prate njihov napredak, ili možete razmotriti i primjenu Checklist aplikacije.
Postavite jasnu politiku rada na daljinu koja se bavi godišnjim danima, pauzama, godišnjim odmorima i bolesnima danima.
Zašto je važno odlučiti o slobodnim danima?
Poslodavci trebaju rukovati odsustvima kako bi rad nastavio, dok zaposlenici trebaju znati što je prihvatljivo u smislu uzimanja slobodnog vremena.
Kako odlučiti o slobodnim danima?
Najbolje je dozvoliti najmanje nekoliko dana slobodno, neki plaćeni a drugi neplaćeni ovisno o specifičnoj politici za svakog zaposlenika. Neki poslodavci čak dozvoljavaju neograničene godišnje odmore, ali to obično zahtijeva povjerenje obje strane i obvezu da se radi odgovorno bez nadzora. Molite osoblje da zatraži svoje slobodne dane što je prije moguće.
Koje alate koristiti za odlučivanje o slobodnim danima?
Koristite Google Docs ili Sheets kako biste stvorili datoteku gdje svi mogu zatražiti dane koje žele slobodno, dodati napomene i vidjeti sve promjene u stvarnom vremenu.
Planirajte kako često, gdje i kada bi trebali biti održani sastanci.
Zašto je važno dogovoriti sastanke unaprijed?
Sastanci trebali bi biti praktični i učinkoviti ako ih redovito održavate. Na taj način, svi mogu ostati fokusirani na zadatak bez gubljenja vremena.
Kako dogovoriti sastanke unaprijed?
Trebali biste postaviti redoviti sastanak za ažuriranja tima. Na primjer, svaki petak ujutro ili srijedu popodne. Možete također dogovoriti ad-hoc sastanke kada nešto trebate odmah razmotriti.
Koji alati pomažu pri dogovaranju sastanaka unaprijed?
Slack, LiveWebinar, Zoom ili Google Hangouts su odličnih alati za video komunikaciju.
Komunikacija je ključna za bilo koji tim na daljinu. Uspostavite smjernice komunikacije i pazite da ih svi slijede.
Zašto je važno pojednostavniti komunikaciju?
Stvari mogu brzo postati kaotične ako nemate plan komunikacije. Kako biste sve držali u toku, potrebno je uspostaviti način na koji se ljudi mogu učinkovito i brzo komunicirati.
Kako pojednostavniti komunikaciju?
Bitno je imati način praćenja napretka projekata kako biste mogli odrediti je li netko zaostao. Nadalje, korisno je vidjeti što tim radi dan za danom.
Kako biste pojednostavnili komunikaciju s kupcima, koristite softver za praćenje tiketa, kao što je LiveAgent. Vaši e-mailovi, čatovi, pozivi, spominjanja na društvenim mrežama i poruke s drugih kanala završit će na jednoj univerzalnoj poštanskoj kutiji. To čini komunikaciju lakšom i rezultira višom razinom zadovoljstva kupaca.
Koje alate koristiti za pojednostavnjenje komunikacije?
Komunikacija tima – alati kao što su Asana ili Basecamp su korisni, ali samo ako ih svi dosljedno koriste.
Komunikacija s kupcima – sveobuhvatan softver za pomoć kao što je LiveAgent (besplatno je za pokušaj!).
Kako bi svi bili na istoj stranici i krenuli u istom smjeru, svaki tim trebao bi imati skup zajedničkih vrijednosti i ciljeva.
Zašto je važno paziti na kulturu tvrtke?
Smjernice tvrtke će pomoći privući buduće zaposlenike, ali su također bitne za zadržavanje zaposlenika. Zaposlenici koji osjećaju da su dio tima i čije vrijednosti se podudaraju s vrijednostima organizacije vjerojatnije će ostati u tvrtki.
Kako paziti na kulturu tvrtke?
Stvorite popis temeljnih vrijednosti i pazite da ih svi razumiju. Također, priručnik tvrtke može naglasiti očekivanja i politike tvrtke.
Koji alati pomažu u paznji na kulturu tvrtke?
Možete stvoriti Google Docs dokument ili stvoriti kratki video/prezentaciju o temeljnim vrijednostima vaše tvrtke.
Provjerite da vaši zaposlenici imaju produktivna radna okruženja prije nego što počnu raditi na daljinu.
Zašto je važno provjeriti okruženje rada na daljinu vaših zaposlenika?
Nisu svi u idealnim uvjetima za rad od kuće. Ako želite da vaša osoblja bude fokusirana na svoj rad, trebaju imati resurse i alate koje trebaju.
Kako provjeriti okruženje rada na daljinu vaših zaposlenika?
Ako je moguće, iznajmite fizički radni prostor u njihovoj oblasti (npr. zajedničkog radnog prostora). Ako nije, pokušajte pružiti im bolje radne uvjete kod kuće pružanjem nekog opreme (stolice, stolovi, itd.).
Koje alate koristiti za provjeru okruženja rada na daljinu vaših zaposlenika?
Kako biste saznali je li nekome nedostaje odgovarajuće okruženje za rad na daljinu, mogli biste ih anketirati putem Google Obrazaca.
Kada vaš tim počne raditi na daljinu, bitno je imati plan za uključivanje novih zaposlenika.
Zašto je važno planirati uključivanje na daljinu?
Ako nemate plan uključivanja, može biti izazovno da novi zaposlenici brzo budu upoznati sa sustavom.
Kako planirati uključivanje na daljinu?
Planirajte video sastanke i sesije obuke za vaše zaposlenike kako bi se brzo upoznali s novim sustavom. Stvorite priručnike za svakog zaposlenika kako bi čitali kako bi se upoznali s smjernicama tvrtke.
Koje alate koristiti za planiranje uključivanja na daljinu?
Možete koristiti LiveWebinar za sesije online obuke. Stvorite priručnike u Google Docs/Sheets.
Tehnički aspekti
Checklist za rad na daljinu
Kako bi bili produktivni, radnici na daljinu trebaju odgovarajuće alate, kao što je računalo sa svim programima koje trebaju instalirati.
Zašto je važno paziti da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?
Ako vaši radnici na daljinu nemaju odgovarajuće osobne uređaje ili alate, bit će teško da završe svoj rad.
Kako paziti da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?
Opremite svoje zaposlenike s pravim alatima i uređajima.
Koje alate koristiti kako biste pazili da vaši zaposlenici imaju potrebne uređaje?
Možete stvoriti popis zahtjeva za rad na daljinu na Google Docs/Sheets. Razmotrите ulaganje u tehnologiju kao što je pohrana u oblaku (npr. Dropbox) i dijeljenje datoteka (Google Drive).
Pouzdana internetska veza je obavezna za radnike na daljinu.
Zašto je važno dati pristup internetu?
Ako zaposleniku internet prestane raditi čak i nekoliko minuta, to može imati značajne posljedice. Provjerite da ne doživljavaju nikakve poteškoće s vezom pri radu na daljinu.
Kako dati svima pristup internetu?
Povremeno provjerite brzinu interneta svih. Ako postoje problemi, kontaktirajte pružatelja usluge i riješite ih što je prije moguće.
Koje alate koristiti za davanje pristupa internetu?
Pingdom vam omogućava da pratite status internetske veze s bilo kojeg mjesta na svijetu.
Pazite da vaši zaposlenici imaju pristup tehničkoj podršci ako nešto ne funkcionira ispravno.
Zašto je važno pružiti tehničku podršku?
Ako vaši radnici na daljinu nemaju pristup tehničkoj podršci, mogu postati frustrirani i vidjeti je kao prepreku koja ih sprječava da završe svoj rad.
Kako pružiti tehničku podršku?
Pružite svojim zaposlenicima popis kontakata za podršku uključujući e-mail adresu i telefonski broj, itd.
Koje alate koristiti za pružanje tehničke podrške?
Možete stvoriti dokument (npr. u Google Docs) koji naglašava proces tehničke podrške i dati pristup svima na vašem timu. Razmotrите ulaganje u softver koji vašim zaposlenicima daje pristup podršci 24 sata dnevno.
Sigurnost
Checklist za rad na daljinu
Vaši zaposlenici na daljinu trebaju razumjeti koje su njihove obaveze sigurnosti.
Zašto je važno postaviti obaveze sigurnosti?
Sigurnost vaših zaposlenika trebala bi biti uvijek prioritet. Vaša osoblja trebala bi biti svjesna opasnosti uključenih u rad od kuće i razumjeti politiku sigurnosti tvrtke.
Kako postaviti obaveze sigurnosti?
Jasno im objasnite što trebala bi biti pokrivena s njihove strane i na koja sigurnosna elementa trebali bi se fokusirati.
Koje alate koristiti za postavljanje obaveza sigurnosti?
Geofencing vam omogućava da pratite lokaciju uređaja zaposlenika i postavite granice koje ne mogu prijeći. Međutim, ovaj korak je samo bitno ako vaša tvrtka drži stvarno osjetljive podatke, inače, trebali biste samo vjerovati svojoj osoblji – to se isplati.
Održavajte redovita ažuriranja za aplikacije i uređaje vašeg tima.
Zašto je važno paziti na redovita ažuriranja?
Ako vaši zaposlenici na daljinu ne ažuriraju svoje uređaje, mogu postati ranjivi na cyber-napade. Provjerite da svi prate redovita ažuriranja i da ih ne zanemaruju.
Kako paziti na redovita ažuriranja?
Stvorite dokument koji sadrži popis potrebnih ažuriranja kako bi svi imali pristup ovim informacijama.
Koji alati pomažu pri paznji na redovita ažuriranja?
Trebali biste razmotriti ulaganje u alate kao što su Microsoft AutoUpdate (za Windows) ili Mac OS X Update (za Apple uređaje), koji će vam omogućiti da automatski ažurirate softver svih vaših zaposlenika.
Trebate identificirati područja gdje su vaši zaposlenici najčešće susretnuti s problemima sigurnosti.
Zašto je važno identificirati rizike sigurnosti?
Ako znate gdje leže opasnosti, možete poduzeti korake koji će vam pomoći da ih ublažite. Identificirajte sve potencijalne prijetnje prije nego što postanu problem.
Kako identificirati rizike sigurnosti?
Razmotrите stvaranje karte rizika sigurnosti koja naglašava područja u kojima bi vaši zaposlenici mogli susretnuti opasnost.
Koje alate koristiti za identificiranje rizika sigurnosti?
Postoji raznih alata koji identificiraju područja rizika sigurnosti, uključujući Geofencing, softver za praćenje društvenih medija (kao što je Mediatoolkit) i Google Alerts.
U slučaju da nešto pođe po zlu, trebate pružiti plan za hitne slučajeve i učiniti svoj radni prostor sigurnijim.
Zašto je važno napisati plan za hitne slučajeve?
U slučaju hitnog slučaja, vaši radnici na daljinu mogu paničariti i pogoršati stvari. Plan za hitne slučajeve može to spriječiti.
Kako napisati plan za hitne slučajeve?
Stvorite dokument s popisom poslova koji naglašava plan za hitne slučajeve korak po korak.
Koji alati pomažu pri pisanju plana za hitne slučajeve?
Oni koje vaši zaposlenici koriste najčešće bit će oni s kojima su najupoznatiji i vjerojatno mogu rukovati najbrže.
Mentalno zdravlje
Checklist za rad na daljinu
Jedan od najvećih problema s radom na daljinu je nemogućnost izravne komunikacije s ljudima. Budući da radnici na daljinu mogu provesti većinu vremena unutar četiri zida, njihovo mentalno zdravlje je ključno.
Zašto je važno paziti na dobrobit vaših zaposlenika?
Ako zaposlenik počne boriti se s njihovim mentalnim zdravljem, to može imati ogroman utjecaj na učinkovitost tvrtke.
Kako pomoći paziti na dobrobit vaših zaposlenika?
Bilo da se radi o radu ili ne, pazite da svi imaju pristup pomoći ako je trebaju.
Koji alati pomažu pri paznji na dobrobit vaših zaposlenika?
Možete provesti anonimnu anketu putem Google Obrazaca ili SurveyNuts.
Potaknite svoje zaposlenike da imaju neformalne razgovore sa svojim kolegama, čak i u neradne svrhe. To će im pomoći da se osjećaju više povezani s timom i spriječiti osjećaj izolacije.
Zašto je važno olakšati neformalne razgovore s kolegama?
Ako vaši zaposlenici počnu osjećati da su u akvariju, moglo bi biti teško da se koncentriraju i obave svoj rad.
Kako olakšati neformalne razgovore s kolegama?
Pazite na svaku priliku za “udaljene” sastanke, ne samo one o radu već i za proslavljanje rođendana zaposlenika, na primjer.
Koji alati pomažu pri olakšavanju neformalnih razgovora s kolegama?
Svaki webinar i alat za razmjenu poruka (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, itd.) će raditi ovdje.
Mnogo je teže naučiti novu vještinu kada radite na daljinu nego što je u uredu. Pružite svojim zaposlenicima alternativne opcije i poticaje da nauče nove vještine, mogućnosti da se poboljšaju. Dajte im pristup tehnologiji koja će im pomoći da to učine.
Zašto je važno pružiti svojim zaposlenicima obuku?
Omogućavanje vašim zaposlenicima da se razvijaju pomaže im da vide svoj rad kao karijeru, a ne samo kao drugi posao. Potaknite ih da pohađaju webinare ili pohađaju tečajeve vezane uz njihove profesionalne interese.
Kako pružiti svojim zaposlenicima opcije obuke?
Razmotrите pružanje različitih vrsta obuke, kao što su video vodiči, webinari ili e-knjige. Mogli biste također podržati svoje zaposlenike da završe tečajeve u njihovom vlastitom vremenu.
Koje alate koristiti za pružanje opcija obuke vašim zaposlenicima?
Možete koristiti softver za video konferencije kao što su Skype ili Zoom za provođenje užive obuke ili platforme kao što su Lynda.com i Coursera za pružanje online tečajeva.
Sažetak checklistа za rad na daljinu
Osnove:
Navedite svoje radne sate
Postavite jasne odgovornosti i očekivanja
Odlučite o slobodnim danima
Dogovorite sastanke unaprijed
Pojednostavnite komunikaciju s LiveAgent
Pazite na kulturu tvrtke
Provjerite okruženje rada na daljinu vaših zaposlenika
Kako tvrtke obično uključuju zaposlenike na daljinu?
Jedna popularna metoda je stvaranje mrežnog portala sa svim informacijama koje novi zaposlenik trebat će, kao što su politike, procedure, kontakt informacije i materijali za obuku. Druga standardna metoda je dodijeliti mentora koji može pomoći novom zaposleniku da se prilagodi kulturi tvrtke i odgovori na sva pitanja. Druge metode uključuju video razgovore, konferencijske pozive i obuku na poslu. Odlučite koja je metoda najprikladnija za vašu tvrtku.
Što čini uspješno iskustvo uključivanja zaposlenika na daljinu?
Uspješno iskustvo uključivanja zaposlenika na daljinu trebalo bi uključiti: izgradnju odnosa s drugim radnicima, učenje kako raditi izvan ureda, razumijevanje politike tvrtke, procedure i kulture tvrtke kao i povezivanje s internim kanalima komunikacije. Dajte ljudima vrijeme i podršku da se prilagode prije nego što budu bačeni u situacije s visokim rizikom.
Imaju li virtualni zaposlenici koristi od iskustva rada na daljinu?
Da, u većini slučajeva. Zapravo, zaposlenici na daljinu obično su produktivniji i imaju manje stresa od svojih kolega u uredu. Osjećaju se ugodno radeći u svojim kućnim okruženjima i nisu ometani uredskom politikom, dramom ili razgovorima uz vodu.
Koji je proces uključivanja za novog zaposlenika na daljinu?
Općenito, proces uključivanja za novog zaposlenika na daljinu uključuje pregled njihovih radnih dužnosti i očekivanja, osiguravanje da imaju potrebne alate, objašnjavanje politike i procedure tvrtke te predstavljanje ostatku tima. Na kraju, pomoći im da počnu s njihovim prvim projektom.
Kako uključiti virtualne zaposlenike?
Procijenite specifične vještine i temperament pojedinca kako biste odredili odgovarajuću strategiju uključivanja. To može uključiti formalne sesije obuke, reviziju vještina ili mentorstvo od iskusnijeg kolege. Neki zaposlenici na daljinu koji imaju svoje tehničke sposobnosti mogu preferirati upravljanje ovisnostima sami, dok će drugi trebati pomoć pri postavljanju potrebnog softvera. Kao takvi, trebali biste razmotriti koju razinu samodostatnosti očekujete od novog zaposlenika prije nego što odlučite o strategiji kako će biti uključeni.
Koji je najbolji način organiziranja rada na daljinu u 2023.?
Sve ovisi o politikama, filozofiji upravljanja i koliko autonomije tvrtka želi dati svojim zaposlenicima. Općenito govoreći, tri različite organizacijske strukture mogu se primijeniti pri upravljanju timom virtualnih radnika: potpuno distribuirani timovi s fleksibilnim radnim satima, djelomično distribuirani timovi s postavljenim satima i potpuno centralizirani timovi s zaposlenicima koji rade iz određenog ureda. Svaka od ovih struktura ima svoje prednosti i nedostatke, pa je bitno procijeniti što će najbolje funkcionirati za vašu specifičnu tvrtku.
Gdje mogu pronaći checklist za uključivanje zaposlenika na daljinu?
Pokrivili smo checklist za rad na daljinu gore, ali mnogi njegovi koraci mogu funkcionirati i kao samostalan checklist za uključivanje zaposlenika na daljinu.
Savladajte društvene mreže s našom checklist listom za 2025! Pojednostavnite zadatke, angažirajte publiku, pratite performanse i povećajte učinkovitost s savjet...
Rad na mjestu vs Rad na daljinu u službi za korisnike
Usporedite rad na mjestu vs rad na daljinu u službi za korisnike! Otkrijte ključne prednosti, izazove i strategije za optimizaciju podrške za uspjeh vašeg poslo...
