Sveobuhvatan checklist za provjeru opreznosti prema kupcima koji pomaže tvrtkama identificirati rizike klijenta osiguravanjem podataka, provjerom identiteta, provjerom sankcija, procjenom rizika, praćenjem aktivnosti i prijavljivanjem sumnjive aktivnosti kako bi se ispunile zakonske obveze i spriječile prijetnje.
Checklist za provjeru opreznosti prema kupcima
Sadržaj
0/0
Checklist za provjeru opreznosti prema kupcima (CDD) kritičan je dio programa usklađenosti svake tvrtke. Ovaj dokument pomaže tvrtkama identificirati i procijeniti rizik povezan s njihovim klijentima. Kako bi ublažile te potencijalne prijetnje, tvrtke moraju prikupiti informacije o svojim kupcima i poduzeti korake za njihovu provjeru. U ovom članku raspravljat ćemo o ključnim komponentama CDD checklistice i pružiti primjere kako dovršiti svaki korak.
Važnost checklistice za provjeru opreznosti prema kupcima
Provedba CDD je ključan proces za svaku organizaciju ili financijsku instituciju. Popunjavanjem dokumenta koji naglašava potrebne korake, tvrtke mogu osigurati da ispunjavaju svoje zakonske i regulatorne obveze. Osim toga, checklist za usklađenost CDD može pomoći tvrtkama identificirati i procijeniti potencijalne opasnosti poslovanja s nekim kupcima. Poduzimanjem potrebnih mjera za ublažavanje tih rizika, tvrtke i financijske institucije mogu zaštititi se od potencijalnih financijskih gubitaka.
Tko može koristiti checklist za provjeru opreznosti prema kupcima?
Tvrtke koje posluju s kupcima
Sve mogu koristiti CDD checklist kako bi izbjegle bilo kakve pravne ili financijske probleme koji mogu nastati ako ne provode provjeru opreznosti prema kupcima. Slijeđenjem koraka na checklistici, mogu biti sigurne da poduzimaju potrebne mjere opreza kako bi izbjegle bilo kakve potencijalne probleme.
Tvrtke koje moraju biti u skladu s AML propisima
Propisi o sprječavanju pranja novca (AML) zahtijevaju od tvrtki da poduzmu dodatne mjere kako bi spriječile financiranje kriminalnih aktivnosti. Dio tih regulatornih zahtjeva uključuje dovršavanje CDD. Imanjem checklistice za to, tvrtke mogu osigurati da su u stalnoj usklađenosti s AML propisima.
Svaka organizacija ili financijska institucija koja želi zaštititi se od financijskih rizika povezanih s njezinim klijentima
Takav dokument može pomoći tvrtkama identificirati i procijeniti sve potencijalne prijetnje koje predstavljaju njihovi kupci. Poduzimanjem mjera za ublažavanje tih rizika, tvrtke mogu zaštititi se od financijskih gubitaka koji bi mogli nastati kao rezultat.
Istražite našu checklist za provjeru opreznosti prema kupcima
Checklist za provjeru opreznosti prema kupcima
Testirajte sigurnost svojih mreža i sustava te osigurajte da su vaši zaposlenici obučeni u najbolje prakse sigurnosti podataka.
Zašto je osiguranje vaših informacija važno?
Kako bi zaštitili svoju tvrtku od bilo kakvih potencijalnih financijskih gubitaka koji bi mogli nastati ako bi bilo koji od identiteta vaših kupaca bio ukraden. Osim toga, ako su vaši sustavi kompromitovani, možete biti podvrgnuti teškim kaznama od strane regulatornih tijela.
Kako osigurati svoje informacije?
Prvo, trebali biste imati interne kontrole i politiku sigurnosti podataka na mjestu koja naglašava razumne mjere koje morate poduzeti kako bi zaštitili svoje mreže i sustave. Zatim provjerite da su svi vaši zaposlenici obučeni u najbolje prakse sigurnosti podataka kao što su nedijeljenjem lozinki ili preuzimanjem datoteka koje nisu iz pouzdanih izvora.
Koje alate koristiti za osiguranje vaših informacija?
Vatrozidovi – za zaštitu vaših mreža od vanjskih prijetnji
Sustavi za otkrivanje upada – za praćenje vaših mreža na sumnjive aktivnosti
Softver za sprječavanje gubitka podataka – za sprječavanje curenja osjetljivih podataka
Enkripcija podataka – za zaštitu vaših podataka tijekom prijenosa
Kontrola pristupa – za ograničenje pristupa zaposlenika osjetljivim podacima
Obuka zaposlenika – za edukaciju vaših zaposlenika o najboljim praksama sigurnosti podataka
Osiguranje od kibernetičkih rizika – za financijsku zaštitu vaše tvrtke u slučaju kršenja podataka
Prikupite i potvrdite imena, adrese, datume rođenja i druge podatke za identifikaciju svojih kupaca.
Zašto je provjera identiteta kupaca važna?
To pomaže osigurati da poduzimate razumne mjere kako bi potvrdili da su kupci oni koji kažu da su. Kao rezultat, to će pridonijeti sprječavanju krađe identiteta i prijevare, kao i usklađenosti s AML propisima.
Kako provjeriti identitete kupaca?
Prikupite njihove informacije kroz mrežni obrazac ili Know Your Customer (KYC) upitnik i provjerite da se poklapa s vašim zapisima. Nakon toga, trebali biste potvrditi da su detalji točni dobivanjem kopija njihovih dokumenata za identifikaciju kao što su putovnice ili vozačke dozvole.
Koje alate koristiti za provjeru identiteta kupaca?
Mrežni obrasci i/ili KYC upitnici – za prikupljanje informacija o kupcima
Dokumenti za identifikaciju – za potvrdu detalja kupaca
Pretražite imena svojih kupaca na listama sankcija kako bi osigurali da ne poslujete s bilo kojim ograničenim pojedincima ili subjektima.
Zašto je provjera sankcija važna?
Ako poslujete s nekim tko je pod sankcijama, možete se suočiti s teškim kaznama ili čak zatvorom. Kao takvi, morate provjeriti sankcije prije nego što stupite u bilo kakve poslovne dogovore.
Kako provjeriti sankcije?
Najčešće je pretražiti imena svojih kupaca na listama sankcija. Te liste obično održavaju vladine agencije, organi za provođenje zakona ili financijske institucije, što znači da sadrže točne i ažurirane informacije.
Koje alate koristiti za provjeru sankcija?
Liste sankcija – za provjeru jesu li vaši kupci ograničeni pojedinci ili subjekti
Vladine agencije i/ili financijske institucije – za točne i ažurirane informacije
Nakon što ste prikupili i provjerili njihove informacije, trebali biste procijeniti povezani profil rizika kupca.
Zašto je procjena rizika kupca važna?
Procjena vjerojatnosti da će počiniti prijevaru ili postoje li rizici od pranja novca pomaže vam odrediti razinu provjere opreznosti koja je potrebna za svaki tip kupca. Na primjer, kupci visokog rizika trebat će biti podvrgnuti strožim provjerama nego oni nižeg rizika.
Kako napraviti procjenu rizika kupca?
Možete bodovati svoje pojedine kupce na temelju čimbenika kao što su njihova zemlja podrijetla, industrija i povijest transakcija. Čineći to, dobit ćete bolju ideju o tome koji su vaši kupci visokog rizika i stoga trebaju više provjere opreznosti.
Koje alate koristiti za procjenu rizika kupca?
Bodovanje – za ocjene na temelju određenih čimbenika rizika kupca
Procjene rizika zemlje – za provjeru ukupne razine rizika na mjestu kupca
Procjene rizika industrije – za provjeru rizika specifičnog za sektor
Ovisno o rezultatima vaše procjene, možda trebate prikupiti dodatne detalje od svojih kupaca.
Zašto je prikupljanje dodatnih informacija važno?
Pomaže dodatno provjeriti njihov identitet i procijeniti njihove razine rizika. Na primjer, mogli biste odlučiti zatražiti kopije njihovih financijskih izvještaja.
Kako prikupiti dodatne informacije?
Možete zatražiti potrebne dokumente izravno od svojeg kupca ili kroz mrežni obrazac. Kada ih imate, provjerite da se informacije podudaraju s onim što već imate u datotekama.
Koje alate koristiti za prikupljanje dodatnih informacija?
Mrežni obrasci – za zatražiti službeni dokument od svojeg kupca
Dodatni dokumenti npr. izvodi iz banke – za daljnje procjene kategorija rizika kupca
Nakon što ste prikupili sve potrebne informacije, trebali biste ih provjeriti kako bi osigurali da je sve točno.
Zašto je provjera dodatnih detalja važna?
Čineći to, pridonosit ćete zaštiti vaše tvrtke od prijevare i potencijalnog rizika od pranja novca. Kako biste to učinili, možda trebate potvrditi adresu kupca ili mjesto rada, na primjer.
Kako provjeriti dodatne detalje?
Postoji nekoliko načina da to učinite, kao što su pozivanje kupca ili slanje mu pisma. Možete koristiti i usluge trećih strana kao neovisni izvor za provjeru njihovog identiteta i/ili adrese.
Koje alate koristiti za provjeru dodatnih detalja?
Telefonski pozivi – za izravni kontakt s kupcem
Pisma – za provjeru adrese kupca
Usluge trećih strana – za dodatni proces provjere, npr. provjera identiteta ili potvrda adrese
Ovisno o rezultatima procesa do sada, možda trebate provesti dodatnu provjeru svojih kupaca.
Zašto je provjera prethodne povijesti važna?
To pomaže dodatno procijeniti razinu rizika kupca i osigurava da su oni koji kažu da su. U ovoj fazi trebali biste provjeriti njihove kaznene dosijee ili financijsku povijest ako se smatra potrebnim.
Kako provjeriti prethodnu povijest?
Pretraživanjem mrežnih baza podataka ili zapošljavanjem profesionalne usluge. Kada imate potrebne informacije, trebali biste je pažljivo pregledati kako bi tražili bilo koje crvene zastavice.
Koje alate koristiti za provjeru prethodne povijesti?
Mrežne baze podataka
Profesionalne usluge
Izvodi o kreditnoj sposobnosti
Globalne liste za praćenje – za provjeru bilo kakvih sankcija ili kriminalnog izlaganja
Ako još uvijek niste sigurni u određenog kupca, uvijek možete zaposliti nekoga da vas predstavlja pravno.
Zašto je zapošljavanje odvjetnika važno?
Mogu pružiti stručni savjet o vašem pristupu postupcima provjere opreznosti prema kupcima i osigurati da je sve učinjeno ispravno. Odvjetnik može također pomoći u rješavanju bilo kakvih pravnih problema koji mogu nastati pri radu s klijentima.
Kako zaposliti odvjetnika?
Možete pretraživati mrežu ili tražiti preporuke iz svoje mreže. Kada ste pronašli nekoliko potencijalnih kandidata, provjerite njihove kvalifikacije i iskustvo kako bi osigurali da su pravi za posao. Zatim ih intervjuirajte kako bi vidjeli bi li bili dobar izbor za vašu tvrtku.
Koje alate koristiti za zapošljavanje odvjetnika?
Mrežna pretraga – za pronalaženje potencijalnih kandidata
Direktoriji – za pretraživanje kvalificiranih odvjetnika
Pregled kvalifikacija i iskustva – za osiguranje da je kandidat dobar izbor za posao
Čak i nakon što ste dovršili proces provjere opreznosti prema kupcima, trebali biste pratiti njihove radnje.
Zašto je praćenje aktivnosti kupca važno?
Za provjeru da ne čine nikakve sumnjive transakcije i da vam daju mogućnost da reagirate ako jesu. Ako primijetite da veliki kupac čini velike ili česte povlačenja, na primjer, trebali biste istražiti dalje kako bi tražili znakove potencijalnog pranja novca.
Kako pratiti aktivnost kupca?
Redovito pregledajte njihove izvode o poslovnom računu ili povijest transakcija. Ako primijetite nešto neobično, poduzite odgovarajuće mjere kao što su kontaktiranje kupca ili prijava njihove sumnjive aktivnosti relevantnim vlastima.
Koje alate koristiti za praćenje aktivnosti kupca?
Izvodi o računu – za traženje bilo kakvih sumnjenih transakcija
Historie transakcija – za praćenje aktivnosti kupca tijekom vremena
Redovite provjere – za osiguranje da sumnjiva aktivnost nije propuštena
Trebali biste biti svjesni ako kupac počne sudjelovati u bilo kojoj sumnjivoj aktivnosti, jer to bi moglo biti pokazatelj da nešto nije u redu.
Zašto je zabilježavanje promjena u ponašanju važno?
Može vam pomoći identificirati potencijalne probleme rano i poduzeti mjere kako bi ih spriječili od nanošenja štete. Primjećivanje bilo kakve neobične aktivnosti omogućava vam da istražite dalje i saznate je li kupac uključen u bilo kakve kriminalne radnje prije nego što bude prekasno.
Kako zabilježiti promjene u ponašanju?
Obratite pažnju na način na koji se kupac ponaša kada stupite u interakciju s njim i pratite njihove poslovne aktivnosti tijekom vremena. Ako primijetite bilo kakva odstupanja od norme, trebali biste direktno pokrenuti problem s njima ili označiti račun za bliže kontinuirano praćenje.
Koje alate koristiti za zabilježavanje promjena u ponašanju?
Praćenje aktivnosti tijekom vremena – za pronalaženje bilo čega neobičnog
Označavanje računa – za označavanje računa kao potencijalno sumnjivog
Čak i ako se čini da sve ide dobro, trebali biste se javiti svojim kupcima nakon određenog vremena.
Zašto je provedba redovitih provjera važna?
Za izgradnju i održavanje dobrih odnosa s kupcima, kao i za omogućavanje vam da ih pitajte o bilo kojim promjenama u njihovim okolnostima ili poslovanju koja bi mogla utjecati na njihov račun ili aktivnosti s vama. Redovite provjere pokazuju da ste uloženi u kupca i njihov uspjeh.
Kako provesti redovite provjere?
Koristite sustav za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) kako bi zakazali redovit kontakt s kupcima najmanje jednom godišnje (ali češće ako je moguće), ili postavite sustav podsjetnika za sebe. Možete se javiti i kada imate nešto specifično za razgovor, te ih kontaktirajte preko njihove željene metode komunikacije koristeći LiveAgent softver za helpdesk. To će pomoći u održavanju dobrih odnosa s kupcima.
Koje alate koristiti za provedbu redovitih provjera?
Sustav za upravljanje odnosima s kupcima – za pohranu njihovih informacija i zakazivanje kontakta
LiveAgent – za izravni kontakt s njima preko njihovog željenog kanala
Podsjetnici u kalendaru – kako bi vam pomogli pratiti kada ste zakazali kontakt sa svakim kupcem
Ako vjerujete da je kupac u riziku od pranja novca ili bilo koje druge kriminalne aktivnosti, trebali biste to prijaviti relevantnim vlastima.
Zašto je prijava sumnjene aktivnosti računa važna?
To je zakonska obveza da to učinite, i pomaže zaštititi i vašu tvrtku i širu zajednicu od štete. Morate poduzeti mjere ako imate bilo kakvu sumnju na pranje novca ili bilo koju drugu kriminalnu aktivnost, jer su to ozbiljni zločini koji mogu imati dalekosežne posljedice.
Kako prijaviti sumnjenu aktivnost računa?
Postoji nekoliko načina da prijavite sumnjenu aktivnost, ovisno o zemlji ili regiji u kojoj živite. U SAD-u, na primjer, možete podnijeti Izvještaj o sumnjivoj aktivnosti (SAR) Mreži za provođenje financijskih zločina (FinCEN).
Koje alate koristiti za prijavu sumnjene aktivnosti računa?
SAR – za podnošenje izvještaja FinCEN-u u SAD-u
Relevantne vlasti – za prijavu u drugim zemljama i regijama
Najbolje prakse za provjeru opreznosti prema kupcima
Provjerite prethodnu povijest svih kupaca, uključujući provjere kaznene i kreditne povijesti
Razmislite o korištenju programa za identifikaciju kupaca (CIP) kako bi provjerili identitet kupca. To će obično uključivati prikupljanje i provjeru određenih informacija o kupcu, kao što su njihovo ime, datum rođenja i broj socijalnog osiguranja. Trebali biste provesti i kaznene i kreditne provjere kako bi osigurali da kupac nema nikakvu povijest financijskih zločina ili druge ilegalne aktivnosti.
Zatražite i pregledajte kopije poslovnih dozvola i dozvola
Prilikom uključivanja novog kupca, osigurajte da tražite da vidite te i sve druge relevantne dokumente za vaše povijesne zapise. To će vam pomoći potvrditi da je kupac legitiman i da njihovo poslovanje radi legalno.
Provjerite kontaktne informacije kupca
Važno je provjeriti da su detalji koje imate u datotekama točni i ažurirani. To uključuje njihovo ime, e-mail adresu, poštansku adresu i telefonski broj. Trebali biste osigurati da imate način da kontaktirate kupca u slučaju bilo kakvih hitnih situacija.
Provjerite profile kupca na društvenim mrežama za bilo kakve crvene zastavice
Društvene mreže mogu biti odličan način da upoznate svoje kupce, ali je također važno provjeriti za bilo kakve znakove koji bi mogli ukazati da nisu oni koji kažu da su ili da se uključuju u bilo kakve ilegalne aktivnosti. To uključuje traženje lažnih recenzija, profile koje prate, neusklađene komentare ili bilo koju drugu vrstu sumnjive aktivnosti.
Zatražite preporuke od drugih tvrtki koje su poslovale s kupcem
Ako niste sigurni u kupca, jedan način da dobijete mir je razgovarati s drugim tvrtkama koje su s njima prije poslovale. To vam može pomoći potvrditi da su legitimni, pouzdani i pouzdani za rad, što će povećati šanse da imate dobar odnos s kupcem.
Upoznajte se s kupcem osobno kako bi dobili osjećaj njihovih poslovnih operacija
Ako je moguće, uvijek je dobra ideja imati licem u lice razgovor s nekim prije nego što s njima poslujete. To će vam dati mogućnost da ih bolje upoznate i saznate o njihovom poslovanju iz prve ruke. To je također mogućnost da postavite bilo koja pitanja koja možda imate i dobijete više sigurnosti da su oni koji kažu da su.
Sažetak checklistice za provjeru opreznosti prema kupcima
CDD je proces temeljite istrage potencijalnog kupca prije nego što stupite u poslovni odnos s njim. CDD je važan dio svakog plana upravljanja rizicima jer može zaštititi vašu tvrtku od uključivanja u ilegalne ili neetične aktivnosti. Neprovedba CDD je stoga pristup temeljen na riziku koji može imati ozbiljne posljedice za vašu tvrtku.
Kako mogu provesti program provjere opreznosti prema kupcima?
Postavite puno pitanja i provjerite informacije. Popunjavanjem obrasca za provjeru opreznosti prema kupcima ili slijeđenjem checklistice za usklađenost kao što je ona navedena u ovom članku, možete biti sigurni da ste proveli temeljite provjere. Ulaganje vremena u primjenu odgovarajućih mjera provjere opreznosti prema kupcima isplatit će se dugoročno.
Koji su rizici od neispunjavanja checklistice za provjeru opreznosti prema kupcima?
Prvo, vaša tvrtka može biti odgovorna za sve gubitke koje je druga strana pretrpjela kao rezultat vaše nemara. Drugo, možete biti podvrgnuti građanskim ili kaznenim kaznama ako se otkrije da ste se, čak i nesvjesno, uključili u pranje novca ili druge financijske zločine. Treće, možda ćete propustiti važne informacije o drugoj strani koje bi mogle biti kritične za vašu odluku. Konačno, vaša tvrtka može biti na crnoj listi jer nije ispunila regulatorne zahtjeve ili od financijskih institucija ako se otkrije da ste poslovali s pojedincima ili subjektima u kategorijama visokog rizika.
Kako mogu saznati više o provjeri opreznosti prema kupcima?
Odličan početak je Vodič za Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Ministarstva pravosuđa SAD-a. Vodič pokriva širok raspon tema vezanih uz provjeru opreznosti prema kupcima koje bi trebale biti razmotrene pri provedbi CDD.
Osigurajte usklađenost i izgradite povjerenje s LiveAgent checklistom Poznavanja Kupca. Lako provjerite identitet, adresu i profile rizika. Pojednostavnite svoj...
