
Checklist za postavljanje call centera
Učinkovito postavite svoj call center pomoću našeg sveobuhvatnog checklistea. Od ciljeva do KPI-ja, softvera do kadra - sve što trebate za uspješan početak....

Sveobuhvatan checklist zahtjeva za call centar koji osigurava da vaš call centar ima sve bitne komponente za uspjeh. Pokriva softver, internet, opremu, tehnologiju, CRM, značajke pozivanja, obuku osoblja, usklađenost, sigurnost i više.
Uspješan call centar ovisi o mnogim čimbenicima, ali znate li kako osigurati da su na mjestu? Ovaj checklist će razmotriti neke od najvažnijih stvari koje trebate uzeti u obzir pri postavljanju vlastitog call centra. Dat ćemo vam i checklist zahtjeva koji bi trebali biti uključeni kako bi se osigurao uspjeh.
Jednostavno je osigurati da ste pripremljeni. Imanje onoga što je potrebno unaprijed pomoći će da vaša tvrtka radi glatko i učinkovito, bez nepotrebnih problema ili prepreka na putu.
Možete ga koristiti i kao popis stavki potrebnih za pokretanje ili proširenje call centra. Ako koristite checklist zahtjeva za call centar, nećete morati ponavljati iste procese dva puta, jer ćete već pokriti sve najvažnije aspekte.
Može biti teško da tvrtka odmah shvati kako funkcionira. Postoji toliko aspekata koje trebate razmotriti i imati na umu prije pokretanja (uključujući sve od zapošljavanja zaposlenika, iznajmljivanja prostora ili kupnje uredske opreme).
Korištenje checklistа pomoći će vam pratiti ne samo koliko se novca troši, već i ukupnu učinkovitost vašeg call centra.
Checklist kao što je ovaj može koristiti bilo tko tko radi u, postavljanju ili proširenju call centra. Imanje svih potrebnih zahtjeva na jednom mjestu pomoći će da svima bude lakše i eliminira nepotrebni stres.
Ovaj checklist mogu koristiti sve vrste tvrtki, od malog startupa do međunarodne korporacije. Želite li znati kako funkcionira? Recimo da želite postaviti vlastiti call centar, ali niste sigurni što trebate kako biste započeli i kako ga pravilno pokrenuti. Možda ćete završiti trošeći novac na nepotrebne stvari. Osim toga, moglo bi doći do kašnjenja u pokretanju jer vam nedostaje važan dio slagalice.
Sada, ako odlučite koristiti ovaj checklist zahtjeva za call centar kao vodič, moći ćete postaviti vlastiti call centar bez problema i uštedjeti vrijeme i novac u procesu.
Prva stvar koju trebate riješiti je softver za call centar i VoIP pružatelj. Trebate osigurati da tvrtka s kojom ćete raditi može pružiti sve što trebate kako bi imali uspješan call centar.
Oni će biti oni koji će vam pružiti sve ostale stavke na vašem checklistу. Ključno je osigurati da mogu isporučiti.
Neke od stvari koje trebate tražiti u rješenju softvera za call centar uključuju:
Zatražite preporuke, usporedite različite pružatelje i napravite istraživanje prije nego što se odlučite (ovo vrijedi za bilo koju vrstu kontakt centra koji odaberete). Zahvaljujući tome izbjegnut ćete neprijatna iznenađenja u budućnosti.

Kvaliteta vaše internetske veze je izuzetno važna za call centar. Trebate osigurati da imate dovoljnu propusnost za podršku broja dolaznih i odlaznih poziva.
Brzina je vitalna kako bi agenti radili glatko i bez prekida. U 2025. godini, sve je online. Internet doprinosi toliko komponenti uspješnoj operaciji vašeg call centra.
Vaš call centar trebao bi imati:
Što je brže, to je bolje. Potražite pružatelja koji nudi brzi internet s neograničenim prijenosom podataka (ili što je bliže tome). Testirajte vašu vezu u različitim dijelovima dana kako biste dobili bolji uvid u njezine performanse.
Ako postavljate udaljeni call centar, provjerite da svi vaši agenti imaju pouzdanu internetsku vezu.

Sljedeća stvar na vašoj listi je potrebna oprema. To uključuje stavke kao što su slušalice, računala i softver.
Imanje odgovarajuće opreme neće samo olakšati posao vašim agentima, već će pomoći i da se eliminira nepotrebni stres. Osim toga, osigurati će da su vaši agenti spremni da se suoče s opterećenjem koje imate za njih.
Svaka tvrtka ima različite potrebe, pa razmislite što će vam trebati prije nego što odaberete bilo koje rješenje. To će ovisiti o vrsti call centra koji odlučite postaviti.
Na primjer, ako ćete koristiti rješenje u oblaku, nećete trebati toliko hardvera. Sve će biti preuzeto od strane vašeg pružatelja. Međutim, ako postavljate tradicionalni call centar, trebat ćete pružiti agentima odgovarajuće alate.
Pri odabiru opreme, imajte na umu sljedeće čimbenike:

Vaš call centar trebao bi biti u mogućnosti da se nosi s bilo kojim budućim promjenama koje možda trebate napraviti. Zato biste od samog početka trebali voditi računa o dva od najvažnijih aspekata: fleksibilnosti i skalabilnosti vašeg call centra.
Nikada ne znate kada će vaša tvrtka trebati napraviti promjenu. Vaš call centar trebao bi biti u mogućnosti da se prilagodi bilo kojim izmjenama bez žrtvovanja kvalitete usluge kupcima.
Fleksibilnost i skalabilnost su važne jer omogućavaju vašem call centru da raste s vašom tvrtkom. Kako se vaša tvrtka širi, tako se širi i vaš call centar. To će pomoći da osigurate da uvijek imate resurse koji su vam potrebni da ispunite zahtjeve vaših kupaca.
Istina je da većina toga ovisi o pružatelju koji odaberete. Međutim, postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako biste povećali fleksibilnost i skalabilnost vašeg call centra.
Prvo, osigurajte da imate jasno razumijevanje svojih dugoročnih ciljeva kako biste pomogli da odaberete pravo rješenje za vas. Drugo, budite spremni da se brzo prilagodite kada je potrebno. Treće, odaberite pružatelja koji vam nudi mogućnost da rastete s vašom tvrtkom.

Kako bi pružili visokokvalitetnu uslugu, vaš call centar trebao bi imati najnoviju tehnologiju. Osim što će biti učinkovitiji, to će vam omogućiti da dosegnete veću publiku i obradite više posla.
Prava oprema čini da je lakše vašim agentima obavljati svoje poslove. Jedna od najvažnijih stvari koju tehnologija može pružiti je fleksibilnost, koja vam omogućava da se povežete s više kupaca i pružite bolju uslugu.
Pri odabiru prave tehnologije za vaš call centar, pazite da imate na umu koju vrstu posla će obavljati vaši agenti. Na primjer, ako će obavljati puno odlaznih poziva, trebat ćete im pružiti neku modernu tehnologiju i VoIP sustave.
Ako će vaši agenti obraditi puno dolaznih poziva, trebat ćete im pružiti sustav Interactive Voice Response (IVR). Na taj način možete automatizirati proces i olakšati kupcima da ga koriste.

CRM je temeljni dio svakog call centra. Praćenjem svih interakcija između vaših agenata i kupaca, dobit ćete dragocjene uvide u njihovo ponašanje.
Bez CRM sustava, vaši agenti neće moći dobiti dovoljno informacija o kupcima. To znači da bi vaši zaposlenici morali oslanjati se na memoriju i nagađanja tijekom razgovora s klijentima.
Prvi korak je odabrati pružatelja koji nudi softver za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) kao dio cjelokupnog rješenja. Drugi aspekt koji trebate razmotriti pri odabiru CRM sustava su vaše potrebe i preferencije.
Ako već imate CRM koji vam funkcionira, možda bi bilo bolje da ga zadržite. Može biti prikladnije nego prebacivanje i integracija s vašim pružateljem call centra. Imajte na umu sljedeće pri odabiru CRM sustava za vaš call centar:
Pri odabiru CRM sustava, važno je osigurati da ima sve značajke koje trebate za učinkovito upravljanje odnosima s kupcima. U suprotnom, trebat ćete pronaći drugog pružatelja ili uložiti u dodatni softver koji može popuniti praznine.

Kao call centar, trebali biste staviti još veći naglasak nego obično na poboljšanje iskustva kupaca primjenom naprednih značajki pozivanja.
Opsežne značajke pozivanja su važne jer mogu pomoći da vaš call centar radi učinkovitije. Također mogu pružiti bolje iskustvo kupcima čineći da je lakše vašim agentima da se povežu s kupcima i obrade njihove zahtjeve.
Ako niste upoznati sa značajkama, možete saznati o njima čitanjem dokumentacije koja dolazi sa vašim softverom za call centar ili razgovorom s predstavnikom vašeg pružatelja.
Kada ste saznali o značajkama, trebat ćete osigurati da vaši agenti razumiju i njih. To možete učiniti slanjem im dokumenta s informacijama ili zakazivanjem sesije obuke licem u lice.
Softver za call centar koji je jednostavan za korištenje i lak za učenje pomoći će vašim agentima da brže počnu i učinkovitije koriste značajke.

Savjet: Ako tražite softver za call centar koji ima sve, LiveAgent ima. Štoviše, pruža kristalno čistu kvalitetu i puni niz ostalih značajki – i potpuno je besplatan za pokušaj.
U 2025. godini, vaš call centar trebao bi biti u mogućnosti da pruži personalizirano iskustvo vašim kupcima. To znači da će agenti call centra trebati imati pristup podacima o svakom pojedinačnom kupcu i koristiti ga kako bi personalizirali svoje interakcije s njima.
Kako biste dali svojim klijentima bolje iskustvo i ostavili trajni dojam, trebate pružiti personalizirano iskustvo call centra. Personalizacija je također važna jer može pomoći da povećate prodaju, smanjite trošak svake interakcije s kupcem i poboljšate vašu ukupnu učinkovitost. Kako? Dajući kupcima točno ono što trebaju, točno kada im trebalo.
Prvo trebate identificirati podatke koji omogućavaju personalizaciju. To možete učiniti gledanjem vašeg trenutnog CRM sustava i informacija koje sadrži o vašim kupcima.
Kada ste identificirali podatke, trebat ćete osigurati da su dostupni vašim agentima. To se može učiniti ili prikazivanjem na njihovim zaslonima ili pružanjem im izvještaja kojem mogu pristupiti kad god trebaju.

Iskustvo agenta call centra je također važno naglasiti osim personalizacije.
Zapošljavanje iskusnog osoblja je imperativ jer mogu pomoći da pružite bolje iskustvo kupcima i nauče neiskusne agente kako obraditi pozive. Štoviše, mogu nadzirati obavljeni rad i pomoći novim zaposlenicima da poboljšaju svoje vještine.
Trebat ćete osigurati da zapošljavate prave ljude za posao. To znači da trebate tražiti kandidate s iskustvom u uslugama kupcima, kao i one koji su radili u call centrima prije.
Trebat ćete i pružiti osoblje s pravim alatima i obukom kako bi bili uspješni u svojim ulogama. To uključuje pružanje im vodiča o korištenju vašeg softvera za call centar, kao i davanje im pristupa tutorijalima koji mogu pomoći da poboljšaju svoje vještine.

Uspješan call centar čini sve što je moguće kako bi pojednostavio tijek rada svojih agenata i osigurao da su što produktivniji. To se radi automatizacijom puno rutinskih procesa. Minimizira vrijeme provedeno na zadacima koji ne dodaju nikakvu vrijednost poslovima agenata.
Automatizirani proces za rješavanje poziva bez potrebe da pozivatelji čekaju na čekanju je velika prednost za krajnjeg korisnika. To znači da mogu biti posluženi brže, imati kraće vremenske periode čekanja i dobiti bolji rezultat zadovoljstva kupaca od vaše usluge.
Jedan od načina je da koriste tehnologiju samoposluživanja. Kupci mogu sami riješiti svoje probleme. Osim toga, možete poboljšati produktivnost automatizacijom što više procesa i pružanjem osoblja s alatima koji trebaju da obave svoje poslove učinkovito.
To uključuje davanje im pristupa CRM sustavu koji je lak za korištenje, kao i pružanje im izvještaja koje mogu koristiti za bolje upravljanje svojom bazom kupaca.
Drugi zahtjev koji vaš call centar sigurno trebao bi pokriti je imanje odličnom kvalitete poziva.
Kvaliteta poziva je važna jer može pomoći da povećate zadovoljstvo kupaca i ojačate vašu reputaciju. To će imati izravan utjecaj na broj potencijalnih kupaca koje dobijete, što će vam pomoći da rastete vašu tvrtku kao i da povećate prodaju.
To možete učiniti korištenjem pravih alata i opreme, kao i imanjem procesa nadzora na mjestu. To uključuje korištenje softvera koji vam može pomoći da identificirate bilo koje probleme s pozivima. Osim toga, trebali biste zaposliti agente koji su upoznati s korištenjem takvih alata i punog spektra njihovih značajki.
Drugi veliki zahtjev za bilo koji call centar je imanje interne podrške i dodjele resursa. To znači da trebate biti u mogućnosti da pomognete vašim agentima da riješite probleme lako i otkrije probleme na mjestu.
Imanje procesa na mjestu koji vam omogućava da pružite pomoć kada je potrebna može učiniti svu razliku između agenta koji je u mogućnosti da riješi problem i onog koji trebate dodatnu podršku. Također može pomoći da vaši predstavnici call centra pružaju bolju uslugu, što rezultira zadovoljnijim kupcima koji će obaviti daljnje kupnje.
Trebate osigurati da svaki agent ima pristup visokokvalitetnim resursima i podršci u svakom trenutku kako bi mogao dobiti pomoć koju trebate. Trebate i imati proces na mjestu koji vam omogućava da brzo i lako riješite bilo koje probleme koji se mogu pojaviti.

Pružanje kontinuirane obuke svim vašim agentima je kruh i maslac uspješnog call centra. Osigurava da novi zaposlenici mogu učinkovito obavljati svoje poslove. Štoviše, čini da postojeće osoblje bude ažurirano sa svim što se promijenilo od kada su se prvi put pridružili timu.
Imanje iskusnog i kontinuiranog procesa obuke u vašem timu call centra može pomoći da pružite bolju uslugu vašim kupcima. Upoznavanjem agenata s proizvodima i uslugama vaše tvrtke, oni su bolje u mogućnosti da odgovore na pitanja kupaca i brže riješe probleme.
Prvo, kreirajte plan onoga što želite da vaši agenti nauče. Sljedeće je održavanje sesija obuke redovito kako bi se održale vještine i znanje. Čak možete imati iskusno osoblje da obučava vaše nove zaposlenike. Osim toga, redoviti pregledi mogu pomoći vašim agentima da budu u toku s najnovijim trendovima i promjenama.

Rezervni plan je bitan kada se razmatra što bi se dogodilo ako bi jedno od vaših glavnih rješenja call centra neuspjelo. To može imati izravan utjecaj na to kako dobro ste u mogućnosti da riješite probleme, kao i da pružite uslugu vašim kupcima.
Rezervna rješenja osiguravaju da vaša tvrtka nastavlja s radom čak i ako postoji problem s jednim od glavnih rješenja. Može biti spasitelj u slučaju da nešto pođe po zlu. Osigurava da vi i vaši agenti i dalje ste dostupni da primite pozive ili pružite uslugu dok čekate da se problem riješi.
Planirajte rezervu unaprijed. To bi moglo biti imanjem alternativnog rješenja na koje možete prebaciti u slučaju da glavno prestane raditi.
Štoviše, agenti moraju znati što trebaju učiniti ako postoji problem i gdje dobiti podršku. Trebate imati jasnu politiku na mjestu koju vaši agenti mogu slijediti u slučaju bilo kakvih hitnih situacija.
Kako bi osigurali da vaši agenti ispunjavaju standarde tvrtke i pružaju dobru uslugu, trebate pratiti performanse agenata.
Praćenje performansi poziva agenata pomoći će vam identificirati bilo koja područja gdje mogu trebati dodatnu obuku ili podršku. Također pomaže da se odredi jesu li oni ispunjavajući ciljeve koji su postavljeni za njih.
Možete koristiti softver za nadzor kvalitete kao i rješenje call centra kako bi pratili performanse svojih agenata. Trebate i osigurati da znaju što se očekuje od njih i kako će biti evaluirani, kako bi mogli raditi na poboljšanju svojih vještina.

Snimanje poziva će vam omogućiti da pregledate telefonske razgovore, kao i da identificirate načine na koje agenti mogu poboljšati svoje performanse.
Snimanje poziva pomoći će vašim agentima da nauče najbolji način rukovanja problemima kupaca i učinkovitije rješavanja problema. Također im pomaže da izbjegnu ponavljanje grešaka u budućnosti. Isto vrijedi i za supervizore koji mogu koristiti snimke prošlih poziva kako bi obučili nove agente.
Snimanje poziva funkcionira hvatanjem svih ili dijela telefonskog razgovora i spremanjem u digitalni format. To se može učiniti za sve pozive ili samo za određene koje želite pregledati.
Kako biste izbjeggli zbunjenost ili prekid u uslugama, trebate osigurati da vaši agenti znaju kada se njihovi pozivi snimaju. Trebate uspostaviti politiku kako će se snimke koristiti, kao i tko će im imati pristup.

Trebate osigurati da je vaš call centar u skladu sa svim primjenjivim propisima i zakonima.
Usklađenost će vam pomoći da pokrenete učinkovitiju tvrtku dajući vam mir znanja da je sve učinjeno u skladu sa zakonom. Činjenica da vaša tvrtka slijedi postavljene propise također pokazuje vašim kupcima, partnerima i ostalim dionicima da vam mogu vjerovati.
To možete učiniti imanjem pisane politike na mjestu koja nabraja sve zahtjeve call centra i kako će biti provedeni. Vaši agenti trebali bi znati i te politike i biti svjesni svojih odgovornosti.
Konačno, imajte na umu da se neki propisi mogu promijeniti tijekom vremena. Trebali biste redovito provjeravati kako bi osigurali da vaš call centar i dalje ispunjava njihove zahtjeve.

Integracija vašeg call centra s ostalim poslovnim alatima će pojednostaviti rad vašim agentima i poboljšati njihovu učinkovitost.
Integracija će pomoći vašim agentima da bolje razumiju ciljeve cjelokupnog poslovanja tvrtke i kako njihov rad utječe na druga područja poslovanja. Također im omogućava da surađuju s različitim odjelima, što može dovesti do poboljšane usluge kupcima.
Vaš call centar može biti integriran s ostalim poslovnim alatima na nekoliko načina. Možete koristiti API-je za povezivanje različitih sustava ili middleware za upravljanje svim interakcijama između aplikacija. Sve ovisi o alatima koje želite integrirati.

Vaš call centar trebao bi pokriti sve sigurnosne mjere potrebne kako bi zaštitili i vaše podatke i agente.
Sigurnost je bitna za bilo koju tvrtku, ali je posebno važna za call centre jer se bave osjetljivim informacijama o kupcima. Trebate osigurati da su svi vaši sustavi zaštićeni od neovlaštenog pristupa i da su vaši agenti zaštićeni od cyber napada.
Trebate imati pisanu politiku call centra na mjestu koja nabraja sve vaše sigurnosne zahtjeve. Redovito provjeravati i ažurirati te politike je također potrebno kako nove prijetnje nastanu ili kada se otkriju ranjivosti u sustavima koje vaša tvrtka koristi.

Vaš call centar trebao bi biti dostupan svim agentima, bez obzira na njihovu lokaciju.
Ključno je da vaš call centar bude dostupan svim agentima kako bi mogli raditi s bilo kojeg mjesta u bilo kojem trenutku. To će im dati fleksibilnost koju trebaju kako bi obradili upite kupaca na vrijeme.
Korištenje rješenja call centra u oblaku dat će vašim agentima pristup svim alatima i resursima koji trebaju, bez obzira gdje se nalaze.

IVR sustav može automatizirati tijek rada i pojednostaviti upravljanje sustavima podrške kupcima u call centrima. Također omogućava vašim kupcima da dobiju informacije koje trebaju bez potrebe da razgovaraju s živim agentom. Kako?
Pozivatelji slušaju IVR sustav izbornika, odgovaraju pritiskom na tipku na svojim telefonima, a sustav tada djeluje u skladu s tim. Kao odgovor na odgovore pozivatelja, IVR ili pruža potrebne informacije (npr. status narudžbe) ili usmjerava poziv odgovarajućem agentu.
Neograničena snimanja poziva osiguravaju da su svi vaši telefonski razgovori sigurno pohranjeni u vašem računu u pravne, obuke ili svrhe podrške. Bez obzira na vrstu poslovanja ili industrije u kojoj vaša tvrtka posluje, snimanja poziva su jedna od najefikasnijih metoda za rješavanje problema.
Automatizirana distribucija karata je značajka help deska koja automatski dodjeljuje kartice help deska agentima podrške na osnovu unaprijed određenih pravila. Različiti help deskovi koriste različita pravila automatiziranu distribuciju karata kao što su round-robin, ring to all ili nasumična dodjela. To je značajka koja može stvarno skratiti vremenske periode rješavanja i smanjiti troškove.
Prijenos poziva omogućava vam da usmjerite dolazne pozive s vaših dolaznih brojeva ili nastavaka izravno operatoru, odjelu, grupi telefonskog broja, itd. Prijenos poziva daje agentima i operatorima neposredan pristup kupcima dok se eliminira vrijeme provedeno na traženju nastavaka i mogućnosti usmjeravanja.
Jedan agent jednostavno prenosi poziv drugom. Kao rezultat, kupci neće morati čekati nepotrebno.
Nadzorna ploča agenta s više kanala prikazuje sve interakcije s kupcima bez obzira na kanal komunikacije: glas, chat, email, društvene mreže i više. To osigurava da se nijedna interakcija s kupcem ne propusti ili zaboravi.
Štoviše, univerzalna prijemna kutija omogućava korisnicima da odgovore na sve dolazne poruke izravno s jednog mjesta.
Sve te značajke (i mnogo više) mogu se pronaći u LiveAgent-u, platformi za usluge kupcima sve-u-jednom. Ako želite saznati više o proizvodu, slobodno pročitajte sve o njemu na našoj web stranici.
Uspješan call centar zahtijeva softver za call centar, dobru internetsku vezu, potrebnu opremu, fleksibilnost i skalabilnost, naprednu tehnologiju, CRM sustav, opsežne značajke pozivanja, personalizirano iskustvo, iskusno osoblje, rješenja za produktivnost, odličnu kvalitetu poziva, internu podršku, odgovarajuću obuku, rezervne planove, praćenje performansi, snimanje poziva, usklađenost s propisima, integraciju s poslovnim alatima, mjere sigurnosti i pristup resursima tvrtke svim agentima.
Uspostavljanje call centra zahtijeva pokrivanje svih aspekata. Osiguravanjem da imate sve bitne aspekte potrebne za uspjeh, kreirat ćete učinkovitiju operaciju, poboljšati zadovoljstvo kupaca i smanjiti nepotrebne troškove i kašnjenja.
Potrebna oprema ovisi o veličini vašeg call centra i alatima koji su vam potrebni. Vjerojatno će vam trebati telefonski sustav, računala za agente, slušalice i softver za usmjeravanje poziva i upravljanje podacima o kupcima. Rješenja u oblaku mogu zahtijevati manje hardvera nego tradicionalni call centri.
Nema rješenja koje odgovara svima. Ovisi o vašim specifičnim poslovnim potrebama. Međutim, rješenje call centra u oblaku često može pružiti fleksibilnost i skalabilnost koju trebate za rast vaših operacija centra.
LiveAgent je rješenje call centra u oblaku koje vam može pomoći da pokrijete sve zahtjeve, od snimanja poziva do upravljanja podacima o kupcima. Može se prilagoditi specifičnim potrebama vaše tvrtke s naprednim značajkama, integracijama i fleksibilnosti.

Učinkovito postavite svoj call center pomoću našeg sveobuhvatnog checklistea. Od ciljeva do KPI-ja, softvera do kadra - sve što trebate za uspješan početak....

Pojednostavnite postavljanje call centra s našom ultimativnom listom! Saznajte o ciljevima, alatima, uključivanju i savjetima za uspjeh. Počnite sada!

Ostanite usklađeni s našom checklist-om za usklađenost call centra. Saznajte više o sigurnosti mreže, zaštiti podataka, PCI DSS-u i još mnogo toga!