Ultimativni vodič za izgradnju učinkovite interne baze znanja

U labirintu svakodnevnog poslovanja, kolektivno znanje tvrtke može biti njezin najmoćniji alat ili najveća prepreka. Dobro izgrađena interna baza znanja može svakom članu tima omogućiti pristup ključnim informacijama u trenu, čime se potiče učinkovitost i inovacija. Ali kako izgraditi takav alat koji odgovara vašim organizacijskim potrebama, intuitivan je za vaš tim i odolijeva promjenama kroz vrijeme?

Ovaj vodič je vaš odgovor. Kroz slojevite faze kreiranja sadržaja, kategorizacije i angažmana korisnika, predstavit ćemo detaljan vodič kroz 7 koraka za izradu baze znanja koja će postati središnji živčani sustav vaše organizacije. Pripremite se i krenimo zajedno na ovo prosvjetljujuće putovanje.

Što je interna baza znanja?

Interna baza znanja je centralizirano digitalno spremište prilagođeno jedinstvenim potrebama organizacije. Sadrži bogatstvo ključnih informacija o tvrtki, od detaljnih vodiča i najboljih praksi do preciznih procesa i protokola.

Cilj ovakve platforme je omogućiti zaposlenicima brz i samostalan pristup znanju koje im je potrebno, čime se potiče učinkovitost i dosljednost u cijeloj organizaciji.

Zamislite situaciju u kojoj novi marketingaš treba saznati smjernice brendiranja tvrtke. Umjesto da pita kolege ili pretražuje više dokumenata, može jednostavno pogledati internu bazu znanja. U nekoliko trenutaka dobiva jasan uvid u palete boja, tipografiju, korištenje logotipa i ostale elemente, osiguravajući da sav njegov kasniji rad bude u skladu s identitetom brenda.

Ovakva platforma ne samo da povećava produktivnost već i osigurava da kolektivno znanje i stručnost organizacije ostanu dosljedni, organizirani i lako dostupni, bez obzira na promjene osoblja ili poslovne potrebe.

7 znakova da vašoj tvrtki treba interna baza znanja

Zapanjujuća statistika otkriva da zaposlenici troše oko 20% svog vremena – otprilike jedan dan tjedno – tražeći interne informacije ili pomoć od kolega. Ova neučinkovitost može ozbiljno usporiti produktivnost i inovacije. Ali kako znati pati li vaše poslovanje zbog nedostatka centraliziranog spremišta znanja? Evo sedam jasnih znakova da vam je interna baza znanja potrebna:

• Ponavljajuća pitanja: Ako odjeli poput HR-a, IT-a ili menadžmenta stalno primaju ista pitanja zaposlenika o procesima ili alatima, to jasno ukazuje na informacijske praznine.
• Nedosljedni procesi: Uočljive razlike u načinu na koji različiti timovi ili članovi obavljaju zadatke mogu upućivati na nedostatak standardiziranih smjernica ili referenci.
• Dugotrajan proces uvođenja novih zaposlenika: Ako je potrebno previše vremena da bi novi zaposlenici postali produktivni zbog otežanog pristupa informacijama, to je upozorenje.
• Ovisnost o ključnim osobama: Ako se rad zaustavi svaki put kad je ključni član tima odsutan jer jedini posjeduje određena znanja, jasno je da je potreban demokratičniji sustav distribucije informacija.
• Raspršena dokumentacija: Kada su dokumenti i smjernice raspršeni po raznim platformama, diskovima ili čak fizičkim registratorima, to jasno ukazuje na potrebu za centralizacijom.
• Izmišljanje kotača iznova: Ako članovi tima često iznova izrađuju materijale ili resurse koje je netko već stvorio, to pokazuje nedostatak vidljivosti zajedničkog znanja.
• Povratne informacije članova tima: Izravne povratne informacije ili pritužbe na teškoću pronalaska važnih informacija ili najboljih praksi mogu biti najjednostavniji pokazatelj svih.

Prepoznavanje ovih znakova i implementacija interne baze znanja mogu biti transformacijski – pretvaraju izgubljeno vrijeme u inovaciju i potiču kulturu suradnje i zajedničkog rasta.

Koje informacije se obično pohranjuju u internu bazu znanja?

Interna baza znanja predstavlja rezervoar ključnih uvida o tvrtki, ali njezin sadržaj može varirati ovisno o prirodi i potrebama svake organizacije. Tipično, ove baze obuhvaćaju sljedeće kategorije informacija:

• Politike i procedure tvrtke: Detaljni vodiči o prihvaćenim praksama i operacijama unutar tvrtke, što osigurava standardizaciju.
• Materijali za obuku: Od vodiča za uvođenje novih zaposlenika do naprednih treninga za iskusne, ovi materijali potiču kontinuirani razvoj zaposlenika.
• Dokumentacija o proizvodima ili uslugama: Detaljni opisi, upute za korištenje i koraci za rješavanje problema proizvoda ili usluga koje tvrtka nudi.
• Često postavljana pitanja (FAQ): Najčešća pitanja i odgovori o raznim aspektima tvrtke – od IT problema do HR politika.
• Najbolje prakse: Dokazane strategije i pristupi koji se preporučuju za različite zadatke i procese.
• Imenici timova i organizacijske sheme: Informacije o tome tko je tko u tvrtki, njihove uloge i kako se uklapaju u širu strukturu.
• Zapisnici i sažeci sastanaka: Evidencije o temama i odlukama sa sastanaka.
• Vodiči za upravljanje projektima: Smjernice, predlošci i alati za učinkovito upravljanje projektima.
• Priručnici za tehnologiju i softver: Upute i savjeti za korištenje određenih softverskih alata i tehnološke infrastrukture u tvrtki.

Važno je napomenuti da iako su ovo česti elementi brojnih baza znanja, stvarni sadržaj može značajno varirati ovisno o industriji i specifičnostima tvrtke. Primjerice, farmaceutska tvrtka može imati detaljne istraživačke dokumente i smjernice za regulatornu usklađenost, dok softverska tvrtka može imati opsežnu dokumentaciju koda i API reference. Prilagodba baze znanja specifičnostima industrije ključna je za njezinu učinkovitost.

Prednosti izrade i korištenja interne baze znanja

Implementacija interne baze znanja donosi višestruke prednosti koje nadilaze samu organizacijsku učinkovitost. Važnost ovakvih sustava potvrđuju i istraživanja koja naglašavaju njihov širi utjecaj, stoga pogledajmo najvažnije koristi korištenja interne baze znanja.

• Povećana produktivnost: Prema izvješću McKinseyja, zaposlenici troše oko 20% svog vremena tražeći interne informacije. Konsolidacija informacija u bazi znanja značajno smanjuje to vrijeme i izravno povećava produktivnost.
• Dosljedan pristup informacijama: Baza znanja osigurava da svi zaposlenici imaju pristup istim informacijama, čime se potiče dosljednost u radu i donošenju odluka.
• Olakšano uvođenje novih zaposlenika: Studija Glassdoora pokazala je da jak proces uvođenja povećava zadržavanje novih zaposlenika za 82%. Dobro strukturirana baza znanja omogućuje novima brzo upoznavanje s procesima tvrtke i skraćuje vrijeme prilagodbe.
• Smanjena ovisnost: Demokratičan pristup informacijama smanjuje ovisnost o ključnim osobama i osigurava da rad ne pati u slučaju njihove odsutnosti.
• Ušteda troškova: Panopto istraživanje sugerira da alati za dijeljenje znanja, uključujući baze znanja, velikim tvrtkama mogu uštedjeti do 47 milijuna dolara godišnje. Ove uštede proizlaze iz smanjenja vremena provedenog u odgovaranju na pitanja, bržeg uvođenja i boljeg upravljanja informacijama.
• Poticanje kulture suradnje: Dobro integrirana baza znanja potiče kulturu suradnje, jer zaposlenici mogu dijeliti svoja znanja i iskustva, čime se razvija zajednički rast.
• Poboljšano donošenje odluka: PwC je utvrdio da donošenje odluka temeljenih na podacima može povećati ukupnu produktivnost do 6%. Baza znanja kao spremište vitalnih podataka i uvida može biti katalizator ovog pristupa.
• Zadržavanje znanja: Fluktuacija zaposlenika je neizbježna. No, uz bazu znanja, znanje i iskustvo odlazećih zaposlenika ostaje unutar organizacije.

7 ključnih koraka za izradu učinkovite interne baze znanja

Izrada interne baze znanja nije samo prikupljanje podataka; radi se o tome da informacije budu dostupne, korisne i vrijedne svim članovima tima. Evo sedam ključnih koraka za izradu resursa koji će postati neizostavan alat vaše organizacije.

Korak 1: Prepoznajte potrebe korisnika

Razumijevanje stvarnih potreba korisnika temelj je učinkovite baze znanja. Istraživanjem među zaposlenicima otkrit ćete praznine u znanju i postaviti prioritete. Prilagođavanje potrebama korisnika osigurava relevantnost i čini bazu znanja alatom koji zaposlenici žele redovito koristiti.

Korak 2: Odaberite platformu jednostavnu za korištenje

Odabir SaaS (Software as a Service) rješenja za bazu znanja donosi skalabilnost, manje opterećenje IT-a i kontinuirana ažuriranja. Ključno je odabrati intuitivnu i pristupačnu platformu kako bi je mogli koristiti i oni koji nisu tehnološki potkovani.

Korak 3: Jasno organizirajte informacije

Vrijednost baze znanja ovisi o tome koliko je lako korisnicima pronaći što traže. Naglasite jednostavan dizajn i pregledan izgled. Alati za kategorizaciju i funkcionalnosti pomažu grupirati sadržaj u logične cjeline, čime se olakšava pretraga i pristup informacijama.

Korak 4: Suradnja s timom

Suradnja članova tima različitih ekspertiza obogatit će bazu znanja. Potaknite zaposlenike na doprinos kako bi se razvijao osjećaj zajedništva i vlasništva nad resursom. Alati za suradnju omogućuju učinkovitije zajedničko kreiranje sadržaja i osiguravaju sveobuhvatno spremište kolektivne mudrosti.

Korak 5: Omogućite pretraživost baze znanja

Učinkovitost baze znanja usko je vezana uz mogućnosti pretraživanja. Korisnici moraju brzo pronaći ono što im treba. Implementacija snažnih funkcija pretraživanja poboljšava korisničko iskustvo i osigurava dostupnost ključnih informacija.

Korak 6: Redovito ažurirajte bazu znanja

Stagnacija je neprijatelj baze znanja. Redoviti revizije i ažuriranja jamče da sadržaj ostaje relevantan i odražava najnovije prakse organizacije. Ovakav pristup sprječava širenje netočnih informacija i kontinuirano donosi vrijednost.

Korak 7: Prikupljajte povratne informacije i kontinuirano poboljšavajte

Neprestano poboljšavanje je ključno. Prikupljanjem povratnih informacija utvrdit ćete područja za unaprjeđenje. Praćenje korištenja pojedinih članaka daje uvid u najtraženije informacije i pomaže usmjeriti buduće ažuriranje sadržaja.

8 najboljih praksi za internu bazu znanja

Interna baza znanja, kad je optimizirana, može biti svjetionik jasnoće za vaš tim. Njezin potencijal za unaprjeđenje procesa i povećanje produktivnosti je nenadmašan. Pogledajmo najbolje prakse kako bi vaša baza znanja postala temeljni resurs tvrtke.

• Jasni naslovi i opisi: Precizni naslovi i opisi vode korisnike izravno do potrebnih informacija. Dobro definiran naslov olakšava navigaciju. Prilikom izrade sadržaja koristite sažete i opisne naslove, a opis neka daje kratak pregled sadržaja.
• Formirajte tim za bazu znanja: Dedicirani tim jamči integritet i dosljednu kvalitetu sadržaja. Dodijelite uloge poput autora, urednika i menadžera. Organizirani pristup osigurava kvalitetu i pravovremena ažuriranja.
• Uključite vodiče korak-po-korak i FAQ: Detaljni vodiči i FAQ-ovi nude korisne uvide i odgovaraju na najčešća pitanja. FAQ-ove temeljite na stvarnim pitanjima zaposlenika, a za složenije zadatke koristite format korak-po-korak.
• Koristite predloške interne baze znanja: Predlošci osiguravaju dosljednost prezentacije sadržaja i olakšavaju pronalaženje informacija. Izradite predloške za različite vrste sadržaja, bilo da se radi o vodičima, FAQ-ovima ili politikama.
• Koristite oznake i metapodatke: Dodavanje oznaka i metapodataka poboljšava pretraživost baze znanja. Razmišljajte iz perspektive korisnika i označite informacije tako da budu lako dostupne.
• Stvarajte međusobne poveznice: Povezivanje srodnih sadržaja pruža korisnicima sveobuhvatniji uvid i smanjuje potrebu za dodatnim pretraživanjem. Svaku temu koja ima povezane informacije direktno povežite.
• Procijenite uspješnost sadržaja: Analizom angažmana korisnika otkrivate koji sadržaj najviše odjekuje i gdje su moguće praznine. Pratite koje članke se najviše pregledava i na kojim korisnici provode najviše vremena kako biste donosili informirane odluke o sadržaju.
• Prepišite ili optimizirajte stari sadržaj: Relevantnost i točnost sadržaja su ključni. Redovito ga ažurirajte kako bi bio aktualan. Planirajte periodične revizije, a zastarjele ili rijetko korištene članke revidirajte ili arhivirajte.

Kako odabrati pravi alat za internu bazu znanja

Odabir odgovarajućeg alata za upravljanje internim znanjem ključan je za učinkovitu razmjenu informacija, angažman zaposlenika i optimizaciju poslovanja. Dobar alat ne služi samo za pohranu informacija – on potiče bolje razumijevanje i suradnju među timovima. Evo na što treba obratiti pozornost:

Prepoznajte potrebe organizacije

Prije nego što se upustite u odabir, jasno definirajte što vaša organizacija treba. Tražite li osnovni alat za pohranu FAQ-ova i dokumenata ili sofisticiraniju platformu s integracijama i analitikom?

Pristupačnost i jednostavnost korištenja

Softver treba imati intuitivno sučelje. Ako ga je teško koristiti, zaposlenici ga neće koristiti dovoljno, čime se gubi svrha baze znanja.

Mogućnosti pretraživanja

Snažna funkcija pretraživanja je ključna. Korisnici moraju brzo pronaći tražene informacije bez nepotrebnog prelistavanja. Prediktivno pretraživanje, filtri i oznake dodatno poboljšavaju učinkovitost.

Prilagodljivost

Svaka organizacija ima specifične zahtjeve. Alat bi trebao omogućiti jednostavnu prilagodbu izgleda, kategorija sadržaja, korisničkih uloga i više.

Suradničke mogućnosti

Baza znanja nije samo za pohranu informacija – ona se gradi zajedničkim radom. Tražite alate koji omogućuju suradnju više korisnika, komentiranje i praćenje promjena.

Sigurnost i usklađenost

Vaša interna baza može sadržavati osjetljive podatke. Provjerite usklađenost softvera s propisima vaše industrije i sigurnosne značajke poput enkripcije, dvofaktorske autentifikacije i redovitih sigurnosnih kopija.

Skalabilnost

Kako tvrtka raste, raste i baza znanja. Odaberite alat koji može rasti s vama, omogućujući više podataka i korisnika bez pada performansi.

Integracije

Alat za upravljanje znanjem trebao bi se lako povezati s ostalim sustavima koje koristite, primjerice CRM-om, alatima za upravljanje projektima ili komunikacijskim platformama. To omogućuje nesmetani protok informacija kroz cijelu organizaciju.

Povratne informacije i analitika

Stalno poboljšavanje baze znanja zahtijeva uvid u način njezina korištenja. Tražite mogućnosti za povratne informacije o sadržaju i analitiku angažmana korisnika.

Trošak

Na kraju, uzmite u obzir ukupne troškove, a ne samo početnu cijenu. Uključite pretplate, troškove obuke, prilagodbe i kasnije skaliranje.

5 najboljih softvera za internu bazu znanja u 2025.

LiveAgent

LiveAgent nudi intuitivno softversko rješenje za bazu znanja tvrtkama koje žele unaprijediti internu komunikaciju i pristup informacijama. Sa svojim korisnički orijentiranim dizajnom i bogatim mogućnostima, LiveAgent se ističe kao jedan od najboljih izbora u 2025.

Popis značajki:

• Uređivač prilagođen korisnicima za jednostavno kreiranje članaka baze znanja
• Sveobuhvatni portal za korisnike uključuje članke baze znanja, forume, povratne informacije i prijedloge
• Kompatibilnost s više preglednika, uključujući Chrome, Edge, Firefox, Safari i Opera
• Prilagodba dizajna u skladu s identitetom brenda
• Učitavanje slika i opcija alternativnog teksta za poboljšanje SEO-a
• Izravni komunikacijski kanali putem foruma

Prednosti

• Intuitivno i jednostavno sučelje
• Povoljni i skalabilni paketi cijena
• Širok raspon prilagodljivih značajki
• Responzivan dizajn bez prijavljenih bugova ili zastoja

Nedostaci

• Nema značajke pregleda za više uređaja

Cijene + besplatna verzija:

• Besplatna verzija: Da
• Small: $15/agent/mjesečno
• Medium: $29/agent/mjesečno
• Large: $49/agent/mjesečno

Mišljenje stručnjaka

LiveAgentova baza znanja je sveobuhvatan alat koji pojednostavljuje internu komunikaciju i nudi brojne opcije prilagodbe. Njegov jednostavan dizajn i pristupačna cijena čine ga odličnim izborom za tvrtke svih veličina.

LiveAgentov sustav za tikete i baza znanja posebno su korisni zbog velikog broja upita koje primamo. Članovi našeg tima ravnomjerno dijele tikete i međusobno komuniciraju radi brze podrške. Sada nudimo i samoposlužne opcije, omogućujući podršku 0-24.

HelpCrunch

HelpCrunch nudi dinamičan softver za bazu znanja s ciljem smanjenja upita korisničkoj podršci i optimizacije samoposlužnog iskustva. Povjerenje mu pružaju tisuće tvrtki, velikih i malih, što ga čini odličnim rješenjem za poboljšanje korisničke podrške.

Popis značajki:

• Integrirani widget za centar pomoći
• Mehanizam za povratne informacije
• Potpuna prilagodba
• Snažna funkcija pretraživanja
• Višejezična podrška

Prednosti

• Sučelje jednostavno i za početnike
• SEO optimizacija povećava vidljivost članaka

Nedostaci

• Za početno postavljanje i organizaciju potrebno je više vremena
• Integracija s nekim vanjskim platformama može biti ograničena

Cijene + besplatna verzija:

• Besplatna verzija: Ne
• Basic: $12/agent/mjesečno
• Pro: $20/agent/mjesečno
• Unlimited: $495/mjesečno

Mišljenje stručnjaka

HelpCrunch nudi pojednostavljeno rješenje za bazu znanja s naglaskom na jednostavno kreiranje sadržaja i integrirane značajke. Višejezična podrška i intuitivno sučelje čine ga konkurentnim na tržištu.

Notion

Notion je višenamjenski alat za digitalni radni prostor. Iako nije isključivo softver za bazu znanja, njegova fleksibilnost omogućuje učinkovitu prilagodbu toj svrsi.

Popis značajki:

• Prilagodljivi predlošci
• Konzistentna hijerarhijska struktura
• Integracijske mogućnosti
• Učinkovito označavanje i filtriranje
• Portali za korisničku podršku

Prednosti

• Izuzetno fleksibilan i prilagodljiv
• Pogodan za više namjena osim baze znanja

Nedostaci

• Može biti složen za nove korisnike
• Za specifične značajke baze znanja potrebne su integracije trećih strana

Cijene + besplatna verzija:

• Besplatna verzija: Da
• Plus: $8/korisnik/mjesečno
• Business: $15/korisnik/mjesečno
• Enterprise: cijena na upit

Mišljenje stručnjaka

Svestranost Notiona čini ga odličnim izborom za timove koji žele objediniti upravljanje zadacima, bilješke i pohranu znanja na jednoj platformi.

Document360

Document360 je snažan alat za upravljanje znanjem, namijenjen kako internoj tako i eksternoj publici. Idealan je za tvrtke kojima je potrebna organizirana i lako dostupna baza znanja, a ističe se korisnički orijentiranim dizajnom i naprednim mogućnostima pozadinskog upravljanja.

Popis značajki:

• Web stranica baze znanja
• Tražilica u stvarnom vremenu
• Brendiranje i prilagodbe
• Jednostavna navigacija
• Prilagođeni CSS/JavaScript
• SEO optimizacija

Prednosti

• Raznolike opcije brendiranja i prilagodbe
• Napredne mogućnosti pretraživanja
• Višestruke razine pristupa i kontrole sigurnosti

Nedostaci

• Početnicima može djelovati preopširno zbog velikog broja funkcija
• Prilagođeni CSS/JavaScript zahtijeva tehničko znanje

Cijene + besplatna verzija:

• Besplatna verzija: Da
• Standard: $146/projekt/mjesečno
• Professional: $299/projekt/mjesečno
• Business: $399/projekt/mjesečno
• Enterprise: $599/projekt/mjesečno

Mišljenje stručnjaka

Document360 se izdvaja kao sveobuhvatno rješenje za tvrtke koje žele spoj estetike i funkcionalnosti u sustavu upravljanja znanjem. Posebno je pogodan za srednje i velike organizacije s potrebom za detaljnom i prilagodljivom bazom znanja.

HelpJuice

HelpJuice je od 2011. vodeći softver za baze znanja. Poznat je po olakšavanju besprijekorne korisničke podrške i suradnje među timovima.

Popis značajki:

• Prilagodba dizajna
• Analitika
• SEO optimizacija
• Višejezična podrška

Prednosti

• Visoko prilagodljivo sučelje
• Brza i stručna korisnička podrška
• Višejezična podrška širi korisničku bazu

Nedostaci

• Za vrlo male tvrtke može biti preopsežan
• Prilagodba može biti zahtjevna za neke korisnike

Cijene + besplatna verzija

• Besplatna verzija: Ne
• Starter: $120/mjesečno/do 4 korisnika
• Run-Up: $200/mjesečno/do 16 korisnika
• Premium Limited: $289/mjesečno/do 60 korisnika
• Premium Unlimited: $499/mjesečno/neograničeno korisnika

Mišljenje stručnjaka

HelpJuice se ističe naprednim mogućnostima prilagodbe i specifičnim pretraživačem. Iako su analitika i višejezična podrška veliki plus, bogatstvo funkcija može predstavljati izazov za neke korisnike.

Kako kreirati internu bazu znanja pomoću LiveAgent-a?

Postavljanje interne baze znanja u LiveAgent-u omogućuje zaposlenicima učinkovit pristup ključnim informacijama o tvrtki. Evo vodiča kroz korake za izradu:

1. Prijavite se / otvorite račun

Prijavite se u svoj LiveAgent račun. Ako ste novi korisnik, registrirajte se i iskoristite 30-dnevno besplatno probno razdoblje.

2. Otvorite bazu znanja

Nakon prijave pronađite opciju Knowledge Base (Baza znanja) i kliknite na nju.

3. Kreirajte kategorije

Organizacija baze znanja ključna je za jednostavnu navigaciju. Kreirajte različite kategorije prema potrebama vaše tvrtke – od procesa uvođenja do novosti ili IT vodiča. Pri postavljanju kategorija odaberite opciju internog pristupa kako bi informacije ostale privatne i dostupne samo zaposlenicima.

4. Izradite sadržaj

Nakon što ste postavili kategorije, popunite ih sadržajem. To mogu biti članci, forumi ili prijedlozi prilagođeni svakoj kategoriji. Prilikom kreiranja pazite da informacije budu relevantne i ažurne kako bi zaposlenici uvijek imali pristup najnovijim podacima.

5. Završite i objavite

Kada je sav sadržaj postavljen i organiziran, još jednom sve provjerite radi točnosti i sveobuhvatnosti. Kada ste zadovoljni, objavite internu bazu znanja i obavijestite tim o njezinoj dostupnosti.

6. Kontinuirano ažuriranje

Redovito ažurirajte internu bazu znanja kako bi sadržavala najnovije informacije, vijesti i procese tvrtke. Ažuran sadržaj jamči zaposlenicima pristup najtočnijim podacima.

Ovako možete izgraditi snažnu internu bazu znanja u LiveAgent-u, povećati učinkovitost i osigurati svim zaposlenicima jednostavan pristup vitalnim informacijama.

Potencijalni izazovi i rješenja za sigurnost i privatnost podataka unutar interne baze znanja

• Neovlašteni pristup: Jedan od najvećih izazova je neovlašteni pristup osjetljivim podacima o tvrtki i zaposlenicima. Implementacija snažnih kontrola pristupa kao što su višefaktorska autentifikacija (MFA) i jedinstvena prijava (SSO) uz definiranje korisničkih uloga i dozvola može učinkovito spriječiti takve proboje i osigurati da samo ovlašteni pristupaju određenim informacijama.
• Vanjske sigurnosne prijetnje: Vanjske prijetnje i proboji podataka stalna su briga. Redovito ažuriranje softvera baze znanja radi uklanjanja ranjivosti proaktivan je korak. Korištenje end-to-end enkripcije i sustava za detekciju upada dodatno povećava sigurnost i otpornost na vanjske prijetnje.
• Prekomjerno dijeljenje od strane zaposlenika: Nenamjerno dijeljenje osjetljivih ili vlasničkih informacija od strane zaposlenika još je jedan izazov. Redovite edukacije o privatnosti podataka i strogi procesi pregleda i odobrav