Zašto biste trebali integrirati softver?

Danas je normalno imati i koristiti barem jedan softver u poduzeću, zar ne? Prije nekoliko godina to nije bilo tako očito; sada jest. Čak i u prošlosti su poduzeća koja su imala moćan softver to smatrala konkurentskom prednošću; danas to više nije prednost; to je nužnost. Štoviše, integracija softvera je nužnost danas.

Vrijedi napomenuti da 17% prodajnih predstavnika navodi nedostatak integracije s drugim alatima kao najveći izazov u svojim poslovima. Ova statistika naglašava kritičnu važnost integracije softvera u modernim poslovnim operacijama.

Softver i hardver

Prije nekog vremena bilo je potrebno imati vlastite servere gdje ste čuvali svoje sustave, informacije i podatke. Na taj način ste bili “sigurni” da je sve pod vašom kontrolom, na mjestu koje posjedujete.

Ova praksa je bila najčešća. Bilo je dostupno dobro poznato instalabilnog softvera dostupnog samo na PC-ima. Čak i do danas, mnoga poduzeća (svih veličina) nastavljaju koristiti instalabilan, lokalni softver zbog internih sigurnosnih politika ili jednostavno zato što je promjena ove vrste sustava u velikim i birokratskim strukturama donekle složena i dugotrajno.

Korištenje lokalnog instalabilnog softvera zahtijeva HARDVER. A hardver (osim softvera) je također investicija. Trebate imati na umu da će oprema koju koristite danas postati zastarjela i bit ćete prisiljeni je nadograditi.

Nova era

Danas, zahvaljujući poznatim platformama za oblačnu komunikaciju ili rješenjima Software as a Service (SaaS), nikada se ne trebate brinuti o održavanju vašeg hardverskog stalka ažuriranog skupim serverima, i još bolje, ne trebate se brinuti o sigurnosti.

Kako je to moguće? Dobro, da to pojednostavim, neka poduzeća nude uslugu rada kao vaš server, ali u oblaku (putem interneta). Umjesto da se brinete o hardveru, njima prenosite odgovornost za to; a za sigurnost, također, koristeći VISOKO renomirane certifikate. U većini slučajeva, ta poduzeća su Google Cloud i Amazon Web Services.

Što je integracija softvera zapravo?

Dakle, u trenutku kada odlučite premjestiti svoje operacije u okruženje softvera temeljenog na oblaku, dostupno je mnogo sustava koje možete odabrati. I mnoge nove mogućnosti su dostupne pred vama. Jedna od tih mogućnosti se zove integracija softvera.

Omogućava vam da povežete alate i sustave koje biste inače koristili odvojeno, u jednu platformu. Zahvaljujući njihovom povezivanju, omogućavate različitim rješenjima i aplikacijama da razmijene podatke i komuniciraju međusobno. Svi podaci se čuvaju na jednom mjestu; vaš tim ne mora se prijavljivati u različite sustave kako bi obavio isti posao ili pronašao informacije koje trebaju.

Mnogi ručni ili dosadni zadaci su automatizirani, a poslovni procesi ujedinjeni. Možete izvući najbolje iz vašeg softvera i iskoristiti moć sinerije kombiniranjem njihovih najboljih značajki.

Kako sustavi komuniciraju?

Dobro, kako mogu ti sustavi komunicirati međusobno? Ovo je glavni izazov imanja nekoliko dijelova softvera. I ovdje dolazi do stvarne upotrebe API-ja (Application Programming Interfaces).

API-ji su definirani kao skupovi procedura i funkcija koji omogućavaju različitim sustavima i aplikacijama pristup podacima ili značajkama drugog softvera ili rješenja. API je programabilna veza između brojnih alata koja određuje koje podatke mogu biti premješteni s jedne entitete na drugu. Na taj način i zahvaljujući tehnologiji, možete automatizirati mnogo, mnogo procesa koje provodite u vašim organizacijama koristeći različita rješenja.

Pogledajmo neke primjere:

• Kada prospect postane kupac (to se događa u CRM-u), želite da sustav pokrene akciju u ERP-u, pripremi elektronički račun i pošalje ga na email novog kupca.
• Svaki put kada dodate novi proizvod u vaš ERP i zaliha je veća od 0, želite da sustav ga doda na eBay i Amazon po istoj cijeni, i svaka promjena cijene da se dogodi automatski.
• Kada netko završi zadatak, sustav upravljanja projektima trebao bi obavijestiti sljedeću odgovornu osobu da mora započeti sa sljedećim zadatkom. Na kraju ovog procesa, sustav bi trebao vam poslati automatski email s PDF-om sažetka onoga što je učinjeno i vremenom koje je svaka osoba provela na svojim zadacima.

I postoji tisuće i tisuće drugih primjera.

Koje vrste softvera ili sustava možete integrirati?

Kao što je gore navedeno, malo po malo poduzeća shvaćaju da trebaju softver temeljen na oblaku. Ali obično trebaju nekoliko vrsta softvera, od kojih svaka služi jednoj glavnoj svrsi. Softver koji radi sve što trebate vjerojatno ne postoji. A ako postoji, nije dobar.

Ako vodite malo poduzeće, možda ćete pronaći softver koji nudi sve značajke koje trebate. Ali ono što mislim je da globalni softver koji pokriva sve što većina poduzeća trebaju ne postoji. Trebate ga integrirati s drugim alatima kako biste proširili njegove značajke i mogućnosti.

Ovo su glavne vrste sustava korištenih u poduzećima svih veličina:

ERP (Enterprise Resource Planning)

To je glavni akter u svakoj organizaciji koja ga koristi. Poduzeća koriste ERP za pohranu podataka iz mnogih poslovnih aktivnosti, gdje imate i opću upravljanje troškovima, rashode, plaćanja, naplate, upravljanje potrošnjom, između ostalih stvari kao što su proizvodnja, logistika, itd.

Help Desk softver

Help Desk softver je rješenje koje vam omogućava da pružite svojim kupcima sve vrste podrške kroz različite kanale. Trebalo bi uključiti komunikaciju putem e-maila, call centar, live chat i mogućnost upravljanja interakcijama na društvenim mrežama. Sve skupljeno pod jednom krovom i dostupno u jednoj zajedničkoj prijemnici.

CRM (Customer Relationship Management)

To je softver koji vam omogućava da uspostavite odnose sa vašim perspektivama prije nego što postanu klijenti, i dok su vaši kupci. Može ga koristiti i vaša prodajna ekipa za upravljanje procesima prodaje. (Primjer: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Softver dizajniran da pomogne u automatizaciji internih poslovnih procesa i radnih tokova. BPM softver se obično koristi od strane srednje do velikih korporacija. Ti sustavi obično se fokusiraju na dugoročnu, kontinuiranu analizu i poboljšanja i omogućavaju korisnicima da kontroliraju jasnoću procesa i budu sve produktivniji. (Primjer: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

CMS sustav koji nam omogućava da kreiramo i upravljamo sadržajem naše web stranice, bloga, landing stranica.

HRS (Human Resources System)

Sustav dizajniran uglavnom za upravljanje potrebnim procesima ljudskih resursa unutar organizacije, dokumentiranje sporazuma sa svakim zaposlenikom, organiziranje godišnjih odmora i više. Mogao bi biti i bilo koji drugi HR softver, kao što su Toggl ili Sparkbay.

Ovo su samo nekoliko primjera vrsta softvera koje koriste poduzeća. Navedeni su uglavnom kako bi se naglasilo koliko je različitih rješenja dostupno i kako različite svrhe služe. Svaki od tih sustava može biti zaista složen sam po sebi, i dalje će trebati neke dodatke ili proširenja.

Koje su prednosti integracije softvera

1. Dostupnost podataka i sinkronizacija

Svi podaci iz integriranih sustava se automatski bilježe na odabranoj platformi, čime se formira koherentna i čista baza podataka. Događa se u stvarnom vremenu. Sve potrebne informacije su dostupne na dohvat ruke.

2. Smanjeni troškovi i ušteđeno vrijeme

Mjerite li koliko vremena vaši zaposlenici troše na ručne zadatke kao što su bilješke nakon poziva, popunjavanje obrazaca u vašem CRM-u, kopiranje sporazuma napravljenih putem e-maila u vaš BPM? Koliko vremena trebaju da pronađe podatke koje trebaju?

Ako uvedete prave integracije softvera, vaši agenti korisničke službe ili prodajni predstavnici će imati vremena da se fokusiraju na važnije zadatke koji generiraju dohodak (zatvaranje poslova, cross-selling). Njihov rad će biti učinkovitiji.

Podaci pokazuju da zaposlenici troše 19% svog vremena na pronalaženje resursa, dokumenata i informacija potrebnih za obavljanje svojih poslova.

3. Interakcija između različitih dijelova poslovanja

Integracije softvera olakšavaju vidljivost aktivnosti i interakcija između različitih odjela i timova unutar poduzeća. Svi su bolje informirani jer su podaci dostupni svima.

4. Analiza povijesti s jedne lokacije

Podaci prikupljeni tijekom vremena na različitim integriranim platformama mogu se analizirati s jedne lokacije.

5. Definiranje i izvršavanje novih KPI-ja

Imajući pristup više podataka i informacija, možete postaviti nove ciljeve na temelju novih pokazatelja koji su relevantni za poduzeće.

6. Donošenje odluka na temelju ponašanja korisnika

Integracija između platformi vam omogućava da se fokusirate na korisnike i njihovo ponašanje, jer su svi podaci o vašim kupcima i perspektivama dostupni na jednom mjestu. Možete pružiti prilagođenu podršku pravim ljudima, u pravo vrijeme, personalizirati vašu komunikaciju ili kampanje. Nema boljeg načina da se ponudi omnichannel iskustvo korisnika.

7. Određivanje profitabilnosti kampanja izvedenih u različitim medijima

Budući da je izračun profitabilnosti provedenih kampanja integriran, lakše je odbaciti ono što ne funkcionira i optimizirati ono što je korisno na brz i učinkovit način.

8. Manje greške

Ručni rad je sklon greškama; mnoge greške mogu nastati dok zaposlenici premještaju podatke naprijed-nazad kroz različite platforme. Integracija softvera smanjuje količinu raspršenih i preklapajućih podataka. Čini je sigurnijom da se donose odluke na temelju podataka.

Povežite LiveAgent sa svojim omiljenim alatima i rješenjima

LiveAgent nudi integracije sa više od 30 alata i vrsta softvera kako biste mogli pružiti svojim kupcima izvanrednu korisničku službu. Integrirajte vaš LiveAgent end-to-end help desk sa vašim CRM-om, CMS-om, omiljenim e-commerce platformama, alatima za email marketing, naplatom i rješenjima za upravljanje projektima.